Elk bedrijf moet meldpunt voor inbreuken oprichten: de nieuwe wetgeving in 9 vragen

Grote bedrijven in ons land moeten sinds 15 februari een intern meldingskanaal aanbieden waar werknemers al dan niet anoniem inbreuken kunnen signaleren. Ondernemingen met 50 tot 249 medewerkers krijgen nog respijt tot het einde van dit jaar.

Een Belgische werknemer die een onregelmatigheid in zijn organisatie aan het licht bracht, stond er tot voor kort alleen voor. Buiten een kader voor meldingen over inbreuken in de financiële sector was in geen enkele bescherming voorzien. Daar is nu verandering in gekomen, dankzij de Belgische klokkenluiderswet, een omzetting van een Europese richtlijn uit 2019.

1 Voor wie geldt de nieuwe wet?

De wet bepaalt dat bedrijven vanaf 250 werknemers een intern meldingskanaal moeten aanreiken waar klokkenluiders al dan niet anoniem inbreuken aan de kaak kunnen stellen, zonder vrees voor represailles. Ondernemingen met 50 tot 249 medewerkers krijgen uitstel tot 17 december 2023. De klokkenluiderswet geldt enkel voor privébedrijven. In de publieke sector bestaat sinds kort een soortgelijke regelgeving.

2 Wat is een meldingskanaal?

Een intern meldingskanaal kan bijvoorbeeld een onlineformulier of antwoordapparaat zijn, maar evengoed een externe tool of app (zie kader Antwerps bedrijf ontwikkelt anonieme meldingsapp) waar klokkenluiders gemakkelijk terechtkunnen. De meldingen moeten anoniem kunnen gebeuren, wat meer is dan wat Europa vraagt. De onderneming dient ook een beheerder van het kanaal aan te stellen. “Die is verantwoordelijk voor het ontvangen en opvolgen van de meldingen,” zeggen Evelien Jamaels en Emmanuel Plasschaert, vennoten bij Crowell & Moring en als advocaten gespecialiseerd in arbeidsrecht. “Dat kan bijvoorbeeld de hr-verantwoordelijke of compliancemanager van het bedrijf zijn. Ook een lid van de raad van bestuur is een optie.”

3 Wie kan klokkenluider zijn?

Het meldingskanaal is niet enkel voorbehouden voor de werknemers. Ook ex-medewerkers, stagiairs, sollicitanten, vrijwilligers, consultants, freelancers, onderaannemers, leveranciers, aandeelhouders en bestuurders kunnen er terecht. Er geldt geen uitzondering voor wie onder het beroepsgeheim valt, en evenmin voor ‘cijfermatige professionals’ zoals belastingadviseurs of boekhouders. Daarmee gaat België verder dan andere Europese landen.

4 Wat kan worden gemeld?

De meldingen kunnen bijvoorbeeld gaan over het consumenten- en mededingingsrecht, witwaspraktijken, databescherming, de milieuwetgeving en de financiële regelgeving. België gaat opnieuw verder dan wat Europa vraagt en voegde ook belastingfraude en sociale fraude toe aan de lijst. “We verwachten vooral meldingen over sociale en fiscale misdrijven, en over GDPR-inbreuken”, zegt Evelien Jamaels. De klokkenluider dient te goeder trouw te handelen. Hij moet bovendien een gegronde reden hebben om aan te nemen dat de informatie op het moment van de melding correct is en dat die binnen het toepassingsgebied van de wet valt.

5 Hoe gebeurt de opvolging?

“De melder moet binnen de zeven dagen een ontvangstbevestiging krijgen”, vertelt Evelien Jamaels. “De wet bepaalt ook dat de opvolging ‘zorgvuldig’ moet zijn, zonder dat concreet in te vullen. Het bedrijf dient in elk geval de melding intern te onderzoeken. Is er effectief sprake van een inbreuk op een wettelijke bepaling, dan moet bepaald worden welke acties nodig zijn. De klokkenluider moet binnen een termijn van drie maanden geïnformeerd worden over de follow-up.”

6 Welke bescherming geldt er?

Een melder moet niet alleen de kans krijgen anoniem te handelen, maar moet ook beschermd worden tegen represailles zoals ontslag, schorsing, degradatie of overplaatsing. De Belgische wet bepaalt een schadevergoeding van 18 tot 26 weken loon voor het slachtoffer van zo’n vergelding. Is de klokkenluider geen loontrekkende, dan bedraagt de schadevergoeding de werkelijk geleden schade. In ons land staat geen einddatum op de bescherming. Wie opzettelijk onjuiste of misleidende informatie meldt, is niet beschermd. Als echter blijkt dat de melding onjuist of ongegrond is, maar dat de melder wel te goeder trouw handelde, verliest die het voordeel van de bescherming niet.

7 Wat als een bedrijf zondigt?

Ondernemingen die geen correct meldingskanaal aanbieden, de melding niet volgens de procedure registreren en opvolgen, een melding belemmeren, represailles nemen tegen een klokkenluider of de geheimhouding van zijn identiteit schenden, riskeren een sanctie. Emmanuel Plasschaert: “Naast een theoretische gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar hangt het bedrijf dan een boete van 2.400 tot 48.000 euro boven het hoofd.” Ook de gevolgen voor het bedrijfsimago zijn niet te onderschatten.

8 Zijn er alternatieven?

Als het interne meldingskanaal niet volstaat of als er geen vertrouwen is in het bedrijf, dan kan de klokkenluider rechtstreeks een klacht indienen bij de Federale Ombudsman of de sectorale instanties. Die moet hem informeren, begeleiden en ondersteunen. Is de inbreuk een onmiddellijk gevaar voor het openbaar belang of is er risico op de vernietiging van het bewijsmateriaal, dan kan de melding ook via de pers gebeuren.

9 Zijn er nog andere verplichte meldingskanalen?

“Er zijn geen andere verplichte meldingskanalen in strikte zin”, zegt Evelien Jamaels. “Werkgevers moeten wel een procedure hebben voor een informele en formele interventie bij psychosociale risico’s, denk aan seksueel grensoverschrijdend gedrag of pesterijen. Er gelden ook verplichtingen voor een preventiedienst, bij voorkeur in combinatie met een vertrouwenspersoon. En ook in het kader van GDPR moet een data protection officer aangesteld worden.”