UBO-meldingsplicht voor vennootschappen: dit zijn de nieuwigheden

Vennootschappen krijgen tot 31 augustus 2021 de tijd om bewijsstukken toe te voegen aan hun UBO-registratie. De federale overheidsdienst Financiën bracht ook meer duidelijkheid in zijn FAQ-rubriek en gebruikershandleidingen.

Vennootschappen en andere juridische entiteiten moeten in het UBO-register aangeven wie de touwtjes in handen heeft. Die verplichting is begin vorig jaar in het leven geroepen als wapen in de strijd tegen witwaspraktijken, fraude en terrorisme. De te vermelden ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ (kortweg UBO) zijn niet enkel de oprichters en de bestuurders, maar ook de aandeelhouders die meer dan 25 procent van de effecten bezitten. De registratie gebeurt met een onlinetoepassing op het MyMinfin-portaal. Met een mandaat kan ook uw accountant die formaliteit voor u in orde brengen.

In een YouTube-video toont de federale overheidsdienst Financiën dat u de UBO-registratie in principe in minder dan vijf minuten kunt afgehandelen. Hebt u vragen of problemen tijdens de procedure, dan kunt u zich gratis en telefonisch laten begeleiden (02/572.57.57). U kunt ook contact opnemen via e-mail. Bovendien staan op de website van de FOD Financiën uitgebreide handleidingen voor de gebruikers van de toepassing. Daar treft u ook een uitgebreid FAQ-document aan, dat opgesplitst is in een juridisch en een praktisch gedeelte.

Ondanks die inspanningen hekelde het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants (ITAA) in het verleden de ‘administratieve rompslomp’ die de UBO-meldingsplicht voor ondernemers meebrengt. De FOD Financiën weerlegde die kritiek. “Uit de directe contacten tussen onze administratie en de praktijk leiden wij vooral positieve feedback af”, reageerde woordvoerder Florence Angelici. “Na de eerste registratie en het verzamelen van de vereiste documenten erkennen de gebruikers het gemak en de snelheid als belangrijke troeven van het register.”

Bewijsstukken uploaden

Sedert 11 oktober 2020 geldt een bijkomende verplichting in het kader van de UBO-registratie. Sindsdien moet u aan het register bewijsstukken toevoegen, die aantonen dat de informatie over de uiteindelijke begunstigden ‘toereikend, accuraat en actueel’ is. Ook telkens als u in het register aanpassingen doorvoert, moet u met de MyMinfin-toepassing de bewijzen daarvan uploaden. Komen onder meer in aanmerking voor die staving: aandeelhoudersregisters, overzichten van aandeelhoudersstructuren, aandeelhoudersovereenkomsten en uittreksels uit schenkingsakten.

Ondernemingen die hun UBO-registratie na 10 oktober 2020 in orde brachten of brengen, moesten of moeten die documenten onmiddellijk toevoegen. Wie eerder al in het register was opgenomen, had daar in principe nog tot 30 april 2021 de tijd voor. Maar volgens de federale overheidsdienst Financiën zijn maar amper zes op de tien vennootschappen hun verplichting nagekkomen. Een rondvraag bij bedrijven leert dat veelal de onduidelijkheid over de aard van de bewijsstukken aan de basis van die terughoudendheid ligt. Het ITAA bevestigt dat probleem.

‘Maximale ondersteuning’

Ook minister van Financiën Vincent Van Peteghem (CD&V) zag het beter kon. Op zijn initiatief zijn het FAQ-document en de gebruikershandleidingen op de UBO-website bijgewerkt. “Die moeten de informatieplichtigen maximaal ondersteunen bij het volgen van de nieuwe regels”, klinkt het. U krijgt daar nu een duidelijker overzicht van de toe te voegen bewijsstukken. Er is ook meer klaarheid over welke begunstigden u moet registreren in bijzondere situaties, en u komt er te weten voor welke juridische entiteiten geen UBO-meldingsplicht geldt.

De FOD Financiën besliste ook de deadline voor het uploaden van de verplichte bewijsstukken en voor de jaarlijkse bevestiging van de informatie in het UBO-register te verleggen van 30 april naar 31 augustus 2021. Dat uitstel moet u meer tijd geven om de bijgewerkte FAQ-rubriek en gebruikershandleidingen door te nemen. Wie zijn meldingsverplichtingen niet nakomt, kan zich dus op zijn vroegst na de zomer aan eventuele sancties verwachten.

Ook nieuw is het feit dat de FOD Financiën vanaf nu reminders stuurt naar de wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming. In zijn berichtenbox op het MyMinfin-portaal ontvangt die één maand voor de uiterste datum een herinnering aan de verplichting om de informatie in het UBO-register bij te werken, of om te bevestigen dat de gegevens die hij eerder invoerde nog altijd up-to-date zijn.

Extra focus op e-services

In de komende maanden wordt ook gesleuteld aan het gebruikersgemak van de e-services voor het UBO-register. Dat zal leiden tot drie nieuwigheden:

1. Nieuwe koppelingen maken het eenvoudiger om documenten toe te voegen aan het UBO-register. Zo komt er bijvoorbeeld een rechtstreekse link met publicaties in de bijlage van het Belgisch Staatsblad.

2. Een nieuwe webmodule zal mandatarissen in staat stellen alle entiteiten te beheren waarvoor een jaarlijkse bevestiging of bewijsstukken vereist zijn.

3. Elektronische aandelenregisters, zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zullen beschouwd worden als authentieke bronnen die gekoppeld worden aan het UBO-register.

Die laatste aankondiging heeft betrekking op onder meer eStox, een webapplicatie van de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het ITAA. Voor vennootschappen die gebruikmaken van dat digitale effectenregister, is de UBO-verplichting een stuk makkelijker en accurater. Vandaar worden de vereiste inlichtingen over de uiteindelijke begunstigden automatisch verzonden naar het register. Toegang tot die eStox-tool verkrijgt u via uw accountant, uw belastingadviseur of uw notaris.

“Zo’n elektronisch aandelenregister geeft zekerheid over wie de aandeelhouders zijn, sinds wanneer dat het geval is, hoe zij hun effecten gekregen hebben en welke participatie ze precies bezitten”, aldus Fednot. “De accountant of de notaris garandeert een correcte registratie of wijziging van de informatie. Die werkwijze verlicht de administratieve verplichting voor de bestuurders. De gegevens worden elektronisch bijgehouden, waardoor ze altijd toegankelijk en up-to-date zijn, en niet meer verloren kunnen gaan.”

Fednot merkt op dat eStox al gekoppeld is aan het UBO-register. Het was tot nu toe evenwel nog niet helemaal duidelijk of u vanuit dat aandelenregister nog een extra bewijsstuk moest toevoegen bij de inschrijving in het UBO-register. De FOD Financiën sprak zich daar tot nu toe nog nooit expliciet over uit. Door de status van authentieke bron die eStox nu krijgt, is het duidelijk dat geen extra bewijsstuk meer nodig is bij de inschrijving in het UBO-register vanuit het aandelenregister.