Tijd is geld: een checklist voor meer automatisering

Door beter te organiseren en taken te automatiseren kunnen we tijd winnen, niet enkel op het werk, maar ook in onze vrije tijd.

Mijn vriendin en ik verwachten ons eerste kindje. Als productiviteitsfreak en naar structuur hunkerende junk wil ik ons zo goed mogelijk voorbereiden op de komst van Pepito*. Mijn nieuwe motto? Automatiseren wat we kunnen automatiseren.

Bij automatiseren denken we vaak aan onze professionele werkomgeving. Robots die delen van ons takenpakket overnemen of digitale tools die het ons makkelijker zouden moeten maken, maar helaas soms ook het tegenovergestelde doen. We vergeten dat we ook in onze privétijd heel wat kunnen optimaliseren om tijd te winnen. Want tijd is geld.

Bewust of onbewust namen de meesten onder ons al de eerste stappen. Stof wordt in menig huishouden automatisch opgezogen door een robotstofzuiger en ook het gras wordt tegenwoordig door robots gemaaid. Daarmee winnen we elke week minstens 2 uur. Tot daar het laaghangend fruit.

Van 4 minuten naar 2 seconden

Mijn missie startte bij onze medicijnenkast. Mijn vriendin is apotheker en daardoor hebben we zowat alles in huis wat we ooit nodig kunnen hebben. Al die potjes en pillen zitten allemaal samen in één grote lade. Het neemt minstens 4 minuten in beslag om het juiste medicament te vinden, en dan blijkt vervolgens de bewaartermijn vaak overschreden te zijn.

Daarom kocht ik in IKEA alle opbergbakken op. Ik kleefde overal labels op. Ook het badkamermeubel, de garagerekken en de kasten in de berging kregen een make-over. Sindsdien vinden wij alles in enkele seconden terug.

Op alle handelingen die repetitief zijn, kun je tijd winnen door ze in een checklist of een boomstructuur te gieten. Het verhindert dat je telkens dezelfde fouten maakt of zaken vergeet. Denk aan de kwartaalaangifte voor zelfstandigen, een toelichting voor de huishoudhulp of de inhoud van een valies voor de zomervakantie. Al die processen lenen zich er uitstekend toe om het proces uit te schrijven. Slaap je vaak buitenshuis? Koop toiletspullen dubbel en laat die toiletzak ingepakt klaarstaan, zodat je die gewoon maar moet meenemen.

Boodschappen programmeren

Een andere steeds weerkerende huishoudelijke taak is boodschappen doen. In een drukke werkweek is er bij de gemiddelde mens niet veel tijd of energie meer over om na te denken over wat we de volgende week gaan eten, laat staan om effectief inkopen te doen. Toch brengen veel werkende mensen elke zaterdagochtend door met het maken van boodschappenlijstjes, om wat later in de supermarkt hun tijd te verdoen.

Nochtans vliegen de gezonde maaltijdbezorgdiensten ons om de oren. Maar het hoeft niet eens zoveel te kosten. Ook voor de doe-het-zelver zijn er verschillende mogelijkheden. Steek je favoriete maaltijden in een database (Notion is dé tool bij uitstek), maak weekmenu’s en programmeer die benodigdheden in Collect&Go of in de app van je favoriete onlinesupermarkt. Daarna hoef je enkel nog de reservatie te doen en je boodschappen wekelijks op hetzelfde tijdstip op te halen. Wil je nog een stapje verder gaan? Delhaize, Carrefour en Albert Heijn leveren ook aan huis.

Abonnementen

Verschillende organisaties springen op de kar van de abonnementenformule. Je kiest één keer, stelt je betaling één keer in, en geniet er de rest van het jaar van. Verse bloemen? Bij de meeste bloemisten kun je een abonnement afsluiten. Sokken met gaten erin? Bij Socksurprise verrassen ze je maandelijks met een nieuw paar. Wist je dat je zelfs een tandenstoker- of augurkenabonnement kunt afsluiten?

Denk je nu: mooi als je dat financieel aankunt, maar ik kan dat niet? Zolang de cel winnaarsbegeleiding van de Nationale Loterij mij niet opbelt, pas ik de volgende berekening toe. Stel dat je 100 euro bruto per uur verdient en je daar zo’n 40 euro netto aan overhoudt. Alles wat jou minder dan 40 euro per uur kost en je in staat stelt een uur extra te werken of om productiever te werken, is dan het overwegen waard. Stelt het je niet in staat extra inkomsten te genereren, maar levert het je wel wat meer qualitytime op met je partner, vrienden of familie? Dan zou ik het ook overwegen.

Nog altijd tijd te kort? Dan kun je taken delegeren. Het is verleidelijk om je werk aan iemand anders te geven omdat je er geen tijd voor hebt, maar zoals freedompreneur Lien De Pau mij ooit zei: “Een shitty proces uitbesteden, geeft je alleen maar meer shit terug.” Eerst automatiseren dus en pas daarna uitbesteden.

Ben ik klaar voor de komst van onze zoon? Waarschijnlijk niet, maar laat me nog maar even denken van wel.