Thuiswerk: vier tips voor werkgevers en werknemers om gezondheidsproblemen te vermijden

Door de pandemie hebben werkgevers en werknemers massaal de voordelen van telewerken leren kennen. Maar er zijn ook nadelen, die soms pas op middellange of lange termijn tevoorschijn komen.

Het adviesbureau BDO berekende begin juni dat een bedrijf dat standaard twee dagen telewerk toelaat, gemiddeld 30 procent minder werkposten op kantoor nodig heeft. Sinds 9 juni mogen werkgevers weer een terugkomdag organiseren. Sinds 27 juni is telewerk niet meer verplicht, maar wel nog sterk aanbevolen. De doelstelling van de regering was vanaf 1 september de sociale beperkingen zo veel mogelijk te laten verdwijnen, maar heel wat mensen zijn nu gewend aan het thuiswerken en zijn ook van plan dat op zijn minst gedeeltelijk te blijven doen.

Anderzijds hebben heel wat bedrijven het voorbije anderhalf jaar aangegrepen om grote kuis te houden in hun kantoren. En dan doelen we niet op de hygiënische maatregelen, maar op het verminderen van het aantal werkplekken. Telenet kondigde in de zomer van 2020 bijvoorbeeld aan dat het kantoren niet langer als klassieke werkruimtes, maar als ontmoetingsplaatsen voor werknemers zou inrichten (zie kaderstuk onderaan). De zogenaamde flex desks hadden al voor de pandemie hun opwachting gemaakt in de kantoren, maar sinds de pandemie zijn er nog veel meer bedrijven die vaste bureaus hebben afgeschaft. En dat heeft zo zijn gevolgen op de ergonomie van de werkplek.

Professor arbeidsgeneeskunde Lode Godderis stelt dat drie op de vier thuiswerkers kampt met minstens één ernstige psychosociale of fysieke klacht. Het gaat vooral om rug- en nekklachten, waar 55 procent van de thuiswerkers in een enquête over klagen, en schouderklachten. “Er is ook een belangrijk verschil tussen mensen die bureauwerk op kantoor verrichten versus mensen die bureauwerk thuis verrichten. Waar 37 procent van de respondenten thuis pijn heeft aan de schouders is dat slechts 25 procent op kantoor”, stelt Godderis. Diezelfde tendens komt bij alle klachten terug.

Godderis is behalve professor arbeidsgeneeskunde ook de CEO van Idewe, de grootste externe dienst voor preventie en bescherming op het werk in België. “Idewe heeft een platform voor de 35.000 aangesloten werkgevers, waar we tips rond ergonomie delen voor werknemers en werkgevers en waar we ook enquêtes houden over ergonomie.” In de studie hebben we gegevens over de ergonomie van de thuiswerkplek van bijna 500 thuiswerkers vergeleken met een gewogen steekproef van 950 kantoorwerkers.

1. Onderschat belang van ergonomie niet

Of u nu thuis werkt of aan een flex desk: het loont de moeite om uw bureaustoel goed te installeren. We gaan meestal gewoon zitten waar plaats is en beginnen te werken. Van de bureaustoel blijven we af. Voor werkgevers die flex desk inrichten, is het een goed idee om in stoelen te voorzien die eenvoudig in te stellen zijn. Als overal dezelfde soort stoelen staat, dan moeten werknemers niet iedere keer opnieuw uitzoeken hoe die stoel werkt. Een reminder op de bureaus plaatsen met tips om de werkplek aan te passen aan de medewerker kan ook nuttig zijn.

“In 90 procent van de gevallen staat de bureaustoel thuis niet op de juiste hoogte of zijn er problemen met de rugleuning of de elleboogsteunen. Bij de medewerkers op kantoor is dat wat minder, maar toch nog altijd 73 procent”, weet Godderis uit de enquête van Idewe. Het is de bedoeling dat u met platte voeten op de grond kan steunen, wanneer u op uw stoel zit. Uw bekken moeten boven uw knieën zijn.

Ook met de hoogte van de tafel – op ellebooghoogte, met ellebogen in een hoek van 90 graden – is er vaak iets mis. “Thuis is de hoogte van het werkblad in 48 procent van de gevallen verkeerd, op kantoor in 22 procent van de gevallen.”

Als het allemaal te veel moeite voor u is, dan is de ultieme tip: afwisseling. “Sta eens rechtop aan een statafel, ga eens op een andere stoel zitten. Door veel te variëren, valt de impact van een slechte bureaustoel beter mee. We moeten dus ook stimuleren dat werknemers veel van houding wisselen. Afwisseling is op zich ook al ergonomisch goed”, vindt Godderis.

2. Varieer in vergadervormen

We zitten thuis ook meer voor een scherm dan op kantoor. “Je klikt vaak van de ene vergadering naar de andere. Vroeger moesten medewerkers zich naar de vergaderruimte verplaatsen. Je ging en kwam terug. Je had meer beweging”, zegt Godderis. Hij voegt er nog een persoonlijke noot aan toe. “Ik merk dat ik die kleine overgangsmomenten mis. Het is niet enkel de fysieke, maar ook de mentale verplaatsing die ik mankeer. Een moment om de vorige vergadering te verwerken en een moment om de volgende vergadering voor te bereiden.”

Vandaag grijpen we nog te vaak terug naar de videoconferenties, die meer concentratie vragen dan een fysieke vergadering of een telefoongesprek. Als thuiswerken niet langer raadzaam is, dan moeten we bewuster de keuze maken tussen een fysieke of digitale ontmoeting.

“We hebben een breed scala van mogelijkheden om met mekaar in contact te staan. We moeten leren welke vergadervorm optimaal is voor welke vergadering. Voor een moeilijk gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker over het functioneren is een wandelvergadering bijvoorbeeld ideaal. Omdat mensen dan niet tegenover mekaar zitten, maar in dezelfde richting kijken. Zo vermijd je dat je in een conflictpositie terecht komt. Je komt makkelijker tot een oplossing voor een moeilijk probleem waarover verschillende meningen bestaan. Voor creatieve processen zoals een brainstorm helpt het om in een nieuwe omgeving, met nieuwe prikkels te vergaderen. Dat helpt om out of the box te denken.”

3. Beslis op basis van taken waar u gaat werken

Godderis gelooft niet dat we met zijn allen terugkeren naar het kantoor, maar ook niet dat we massaal blijven thuiswerken. Er zijn enkele voordelen aan telewerken. “49 procent van de thuiswerkers vindt dat de beslissingsruimte en de autonomie goed is, terwijl slechts 37 procent van de medewerkers op kantoor dat vindt. Mensen geven soms ook aan dat ze zich beter kunnen concentreren thuis.” De werkgever houdt het best rekening met de voorkeur van de werknemer, maar ook met het type werknemer. Sommige mensen zijn introvert en floreren bij thuiswerk. Andere zijn extravert en kwijnen thuis weg.

“We moeten in de toekomst vooral beslissen op basis van de taken die we moeten uitvoeren. Het is niet voor iedereen gunstig om thuis te werken, maar ook niet voor elk type job”, zegt Godderis. Ondernemingen moeten zich anders en beter organiseren. Heel wat bedrijven hebben nog geen registratiesysteem om het aantal beschikbare aantal werkplekken te registreren, terwijl ze wel geneigd zijn kantoorruimte te schrappen en kantoren als ontmoetingsplekken in te richten.

4. Communiceer meer en beter

Heel wat thuiswerkers missen de sociale contacten, maar ze hebben ook het gevoel dat ze belangrijke informatie missen. “Leidinggevenden moeten zich ervan bewust zijn dat ze heel veel tijd aan communicatie moeten besteden: formele en informele contacten. Hoe goed mensen zich thuis voelen, hangt ook af van de mate dat sociaal contact met de leidinggevende en de collega’s mogelijk is.”

Een andere factor is flexibiliteit en begrip voor de privésituatie. “Privé en werk zijn vaak makkelijker te combineren met thuiswerk. Ouders kunnen gemakkelijker op tijd hun kinderen ophalen van de school, de opvang of het vakantiekamp. Anderzijds is het lastiger om geconcentreerd te werken als er thuis kinderen rondlopen.”

Godderis: “Er bestaan opleidingen voor leidinggevenden, die willen inzetten op de veerkracht van hun werknemers. Hoe moet je een team vanop afstand begeleiden? Hoe moet je vanop afstand communiceren over het functioneren van medewerkers? Dat is de grote uitdaging voor leidinggevenden.”