Op vakantie vertrekken met een bedrijfswagen: wat mag en wat mag niet?

Werknemers mogen hun bedrijfswagen gebruiken voor privéverplaatsingen zoals een vakantie in België of in het buitenland. Maar weet je wat gedaan ingeval van een ongeval? Of als je het slachtoffer wordt van een diefstal met braak? Normaal beschikt je werkgever over een regeling of een carpolicy met duidelijke akkoorden. Nele Mertens, juridisch raadsvrouw bij Acerta, geeft duiding bij enkele situaties.

De terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen maakt deel uit van de bezoldiging van de werknemer. Tijdens afwezigheden met behoud van loon, zoals vakantie, blijft de werknemer beschikken over zijn bedrijfswagen.

Wat met de verantwoordelijkheid?

In geval van professioneel gebruik van de bedrijfswagen ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de werkgever, tenzij de werknemer een ernstige fout begaat (door een rood licht rijden, een doorlopende witte lijn overschrijden, onder invloed van alcohol of drugs rijden…). Maar als de werknemer regelmatig minder ernstige fouten begaat, kan hij ook verantwoordelijk gesteld worden. Hetzelfde geldt als hij zich schuldig maakt aan fraude.

Het privégebruik (met inbegrip van de verplaatsingen van de verblijfplaats naar het werk) van de wagen valt echter volledig onder de verantwoordelijkheid van de werknemer. De werkgever zal in eerste instantie aangemaand worden, maar schade aan de bedrijfswagen en de auto en aan derden kan worden afgeschoven op de werknemer. Het is dus belangrijk de financiële akkoorden schriftelijk vast te leggen in de carpolicy.

Moet je de boetes zelf betalen?

De boetes zullen bij de werkgever toekomen, maar zijn wel ten laste van de bestuurder. De werkgever kan het bedrag op de werknemer afschuiven. Als de werkgever de boetes betaalt, kan dat een voordeel van alle aard voor de werknemer zijn. Het bedrijfsbeleid op het gebied van boetes voor schending van de verkeersregels kan worden opgenomen in het arbeidsreglement.

Wie betaalt de kosten als er schade is aan de bedrijfswagen?

Als er schade is aan de bedrijfswagen, moet de werknemer de richtlijnen van de carpolicy naleven. Bij professioneel gebruik van de bedrijfswagen komen de kosten ten laste van de werkgever. Als de auto beschadigd raakt tijdens privégebruik, moet de werknemer ervoor opdraaien.

Wat gebeurt er indien je een ongeval op reis hebt?

De werknemer moet de richtlijnen van de carpolicy nauwgezet naleven. Het ongeval moet conform de instructies aan de dienst gemeld worden. Als er gewonden zijn, moet een proces-verbaal opgemaakt worden. Wat de terbeschikkingstelling van een vervangingsvoertuig of de repatriëring betreft, ligt de beslissing bij de werkgever.

Kan de tankkaart onbeperkt in het buitenland gebruikt worden?

Nadat je hebt gecontroleerd of je tankkaart voor je verplaatsingen in het buitenland mag worden gebruikt, is het belangrijk om te weten wie de kosten van de tankkaart betaalt. Worden de kosten volledig betaald door de werkgever of vraagt hij een extra bijdrage als je een bepaald aantal kilometers overschrijdt of de tankkaart in het buitenland gebruikt? Het antwoord op die vraag varieert van werkgever tot werkgever. We raden dus aan te informeren en de carpolicy na te kijken.

Wat moet je doen als je opties wilt installeren, zoals een fietsrek of een dakkoffer?

De werknemer moet de akkoorden van de carpolicy naleven. Sommige reglementen bepalen dat de installatie van de optie bij een erkend concessiehouder moet gebeuren en impact kan hebben op zijn bijdrage.

Mag de werknemer iemand anders de auto laten besturen?

Het kan dat alleen de werknemer de auto mag besturen. Meestal mogen de samenwonende familieleden ook de auto besturen, maar geen andere personen. Bij jongeren wordt vaak een bijzondere toelating geëist. Als de werknemer de akkoorden niet naleeft, moet hij voor alle kosten opdraaien.

Wat te doen in geval van diefstal van de auto of verlies/diefstal van de boorddocumenten of de sleutels of de officiële nummerplaat?

De werknemer moet niet vergeten dat een verklaring verplicht is, zowel in België als in het buitenland. De werknemer moet de bepalingen van de carpolicy nauwkeurig naleven.