Het is vijf voor twaalf voor de aanpassing van vennootschapsstatuten

Vennootschappen hebben nog tot 31 december 2023 om hun statuten te laten aanpassen aan de vernieuwde wetgeving. Eind september had nog maar 43,3 procent het nodige gedaan.

De nieuwe vennootschapswetgeving ging van kracht op 1 mei 2019. Ze sluit beter aan bij de noden van de samenleving en maakt het mogelijk vennootschappen op maat op te richten. Van de voormalige zeventien vennootschapsvormen blijft er slechts een handvol over: de besloten vennootschap (bv), de naamloze vennootschap (nv), de coöperatieve vennootschap (cv), de commanditaire vennootschap (commv), de vennootschap onder firma (vof) en de maatschap. Elke rechtsvorm heeft zijn eigen kenmerken, voordelen en aandachtspunten.

Alle vennootschappen die sinds 1 mei 2019 zijn opgericht, vallen onder de nieuwe regels. Vennootschappen die vóór die datum het levenslicht zagen, moeten zich aanpassen aan de nieuwe wetgeving. Dat betekent dat een oude vennootschapsvorm – bijvoorbeeld een bvba – moet worden omgevormd tot een actuele vennootschapsvorm. Dat kan een bv zijn, maar als ondernemer kunt u evengoed kiezen voor een andere rechtsvorm die beter aansluit bij uw wensen.

Naar de notaris

De omvorming moet gebeuren door een wijziging van de statuten. Dat zijn de grondregels van uw onderneming. In die cruciale documenten bepalen u en uw medevennoten hoe uw vennootschap werkt, welke activiteiten ze uitoefent en wie welke rechten heeft. De wetgever bepaalt dat u nog tot het einde van dit jaar de tijd heeft om die statuten aan te passen. Dat moet gebeuren bij een notaris. De kostprijs ligt tussen 1.300 en 1.500 euro. Daarvan komt bijna de helft – registratierechten, recht op geschriften, neerlegging en btw – in de schatkist terecht.

Of zo’n aanpassing nodig is voor uw vennootschap, checkt u het best bij uw accountant. Is dat het geval, maak dan zo snel mogelijk een afspraak bij uw notaris. Volgens de Federatie van het Notariaat had eind september nog maar 43,3 procent van de vennootschappen in ons land het nodige gedaan.

De wet vermeldt geen boetes voor ondernemers die niet tijdig hun statuten aanpassen. Maar oude, niet langer bestaande vennootschapsvormen worden op 1 januari 2024 automatisch omgezet naar de nieuwe rechtsvormen. Daarna zijn de bestuurders verplicht in de eerste jaarhelft een algemene vergadering bijeen te roepen om de statuten te veranderen. Doen ze dat niet, dan zijn ze persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk. Aandeelhouders of derden die schade ondervinden, kunnen dan een claim tegen hen indienen.

Kansen

De verplichte wijziging van de statuten en de daarmee gepaard gaande kosten veroorzaken her en der commotie. Eerder pleitten enkele academici al voor het negeren van deze “overbodige en dure ingreep”. U kunt de verplichte formaliteit evenwel ook zien als een uitgelezen moment om na te gaan of uw vennootschapsvorm nog wel voldoet aan uw noden. En om in één moeite samen met uw notaris statuten op maat uit te werken. We illustreren dit met enkele voorbeelden.

· Een nv kan nu eenhoofdig zijn. Vóór de hervorming van de vennootschapswetgeving kon enkel een bvba door één persoon worden opgericht. Zo’n eenhoofdigheid is bijvoorbeeld handig voor vrije beroepers die behoefte hebben aan een fiscaal interessant vehikel dat tegelijkertijd hun aansprakelijkheid beperkt. Het nieuwe wetboek bepaalt dat zowel bv’s als nv’s in handen kunnen zijn van slechts één aandeelhouder. Heeft u dus in het verleden een kennis of familielid betrokken bij uw nv om tot het vereiste aantal aandeelhouders te komen, dan kunt u dit nu laten wijzigen in de statuten.

· Meer openheid in uw bv. Het uitgangspunt bij een bv blijft dat de toestemming van een bepaald percentage van de medevennoten nodig is om de aandelen te kunnen verkopen of te schenken. Nieuw is echter dat daar kan van worden afgeweken. U kunt in de statuten een vrije overdraagbaarheid van de aandelen laten opnemen. Uw bv wordt op die manier een open vennootschap.

· Uittreding en uitsluiting. Een aandeelhouder kan vrijwillig uit een vennootschap treden, of de algemene vergadering kan beslissen hem uit te sluiten. Althans, voor zover die mogelijkheden in de statuten voorzien zijn. Overweeg dus om die exitregeling daarin op te nemen. Zo vermijdt u aanslepende procedures in de toekomst. Weet wel dat een uittredende of uitgesloten aandeelhouder recht heeft op de betaling van een scheidingsaandeel door de vennootschap. Leg daarom meteen ook de waarderingsmethode vast in de statuten.

· Geen of meervoudig stemrecht. U bent niet langer verplicht aan elk aandeel binnen uw vennootschap één stem toe te kennen. U kunt nu ook aandelen met een meervoudig stemrecht en aandelen zonder stemrecht in de statuten laten opnemen. Dat biedt u de mogelijkheid om bijvoorbeeld na een schenking aan uw kinderen toch nog de controle in uw familiebedrijf te behouden.

· Afwijkende winstverdeling. Uw statuten kunnen voortaan ook voorzien in een disproportionele winstverdeling tussen de aandeelhouders. Dat betekent dat u voor sommigen het dividendrecht kunt beperken, en aan anderen een hogere winstuitkering mag toekennen. Een volledige uitsluiting van de winstdeelneming kan echter niet.

· Uitkering van interim-dividenden. Net zoals dat vroeger al mogelijk was voor een nv, laat de nieuwe vennootschapswetgeving toe om in de statuten te bepalen dat ook een bv interim-dividenden mag uitkeren tijdens het lopende boekjaar. Overweeg die optie als u vervroegd gelden uit de vennootschap nodig zou hebben.

· Bestuursorgaan bepalen. Stel het bestuur van uw vennootschap af op uw situatie. Denk aan de mogelijkheid om bijvoorbeeld de meerhoofdige raad van bestuur in een nv te vervangen door één bestuurder, een gedelegeerd bestuurder aan te stellen in een bv, een meerhandtekeningenclausule in te bouwen die de vertegenwoordigingsbevoegdheid aan individuele zaakvoerders onttrekt of een opvolgingsregeling bij onbekwaamheid of overlijden vast te leggen.

· Bescherming tegen ontslag. U kunt in de statuten ook de mogelijkheid tot onmiddellijke beëindiging van het bestuursmandaat uitdrukkelijk beperken. Er kan zelfs in een opzeggingstermijn of een ontslagvergoeding worden voorzien, op voorwaarde dat er geen ontslag om wettige redenen is.

· Beursnotering voor een bv. Vroeger was een beursnotering enkel weggelegd voor een nv, maar sinds de hervorming van de wetgeving kan die nu ook voor een bv. Het biedt groeibedrijven die als bv opgericht worden de kans om rechtstreeks naar de beurs te trekken, zonder zich eerst in een nv te moeten omzetten. Weet wel dat zo’n beursgang drastische aanpassingen aan de statuten vergt. Mogelijk is het eenvoudiger om een bv die een beursnotering beoogt vooraf om te zetten in een nv.

Kortom, de herziening en de vernieuwing van vennootschapsstatuten zijn voor sommigen overbodige kosten, voor anderen bieden ze de mogelijkheid om de grondregels van hun vennootschap meer op maat uit te werken en ze aan te passen aan hun specifieke wensen of behoeften.