Documenten laten certificeren kan vanaf nu met behulp van Izimi

Izimi, de gratis digitale kluis van het Belgische notariaat, laat burgers nu ook toe hun belangrijke documenten te certificeren. Die procedure waarborgt hun herkomst en authenticiteit, en garandeert eventueel dat de digitale kopie identiek is aan het origineel.

Izimi – spreek uit als ‘easy me‘ – is een digitale en persoonlijke kluis waarin u al uw vertrouwelijke en belangrijke documenten kunt verzamelen. Denk aan kopieën of scans van uw paspoorten, diploma’s, aankoop- en kredietaktes, uw huwelijkscontract, verzekeringsdocumenten, aankoopfacturen, waardepapieren en de statuten van uw vennootschap. Toegang tot de beveiligde kluis krijgt u via uw eID of met behulp van de Itsme-identificatieapplicatie.

Fednot, de Federatie van het Notariaat, lanceerde Izimi in het najaar van 2020. Een halfjaar later werden de mogelijkheden nog verder uitgebreid. Intussen openden al meer dan 250.000 Belgen zo’n digitale kluis. Die is gratis en biedt een aantal handige troeven:

• Na de korte registratieprocedure kunt u meteen uw documenten uploaden. Die worden in alle veiligheid opgeslagen. Maar naast de documenten die u zelf heeft geüpload naar Izimi, vindt u hierin ook automatisch alle akten terug die u sinds 2015 voor een notaris ondertekende.

• Uw kluis is strikt persoonlijk. Enkel u heeft toegang tot de inhoud ervan, en niemand anders kan die inkijken, hergebruiken of wijzigen. Het is echter wel mogelijk om bepaalde documenten – met uw uitdrukkelijke toestemming – te delen met vertrouwenspersonen zoals uw partner, uw kinderen of uw notaris. Zeker wanneer die laatste bepaalde dossiers moet voorbereiden – een huwelijkscontract, de aankoop van een woning of de oprichting van een vennootschap – is die optie handig.

• U kunt in Izimi ook aangeven wat er met de documenten moet gebeuren wanneer u komt te overlijden. Door die (of een selectie ervan) automatisch te laten overdragen naar uw erfgenamen, kunt u hen heel wat kopzorgen besparen voor de aangifte van de nalatenschap. Maar u kunt er evengoed voor opteren alle documenten te laten vernietigen na uw overlijden.

• Izimi is niet alleen beschikbaar als beveiligde webapplicatie: er zijn ook (eveneens gratis) smartphoneapps voor iPhones en Android-toestellen. De mobiele mogelijkheden zijn vergelijkbaar, en de inhoud wordt automatisch gesynchroniseerd over uw apparaten. Handige extra’s zijn de notificaties en het feit dat u in de Izimi-app rechtstreeks foto’s van documenten kunt maken met de camera van uw telefoon.

Herkomst en integriteit waarborgen

Zopas maakte Fednot nog een nieuwigheid bekend: u kunt via uw digitale kluis nu ook bepaalde documenten laten certificeren door een notaris. Maar wat betekent dat precies, en wanneer is dat nuttig?

“Door de toegenomen digitalisering circuleren gegevens en documenten steeds vaker in een virtuele omgeving”, zegt Jan Sap, de CEO van Fednot. “Dat creëert onzekerheid over hun herkomst en integriteit. Fraudepraktijken en fake news zaaien intussen almaar meer twijfel in de digitale, onpersoonlijke wereld. Het certificeren van documenten geeft garanties over de origine en de juistheid van de gegevens.”

Notarissen zijn bij wet gemachtigd om papieren documenten te legaliseren. Maar ook in een digitale context zijn ze bevoegd de integriteit en de herkomst van data te waarborgen. Jan Sap: “De verantwoordelijkheid van certificeerder ligt volledig in het verlengde van de bestaande rol van de notaris als borg voor de juistheid en de echtheid van talrijke gegevens.”

Meerdere toepassingen

Dit zijn drie interessante toepassingen:

• De notaris kan documenten certificeren die hij heeft opgesteld voor bijvoorbeeld de verklaring van een nalatenschap, een schenking of een verkoop. Dat kan helpen om de herkomst van fondsen te bewijzen. Op die manier kunnen bankiers, patrimoniumbeheerders, boekhouders en vastgoedmakelaars makkelijker voldoen aan de complianceverplichtingen die op hen van toepassing zijn (in de strijd tegen witwaspraktijen).

• De notaris kan overeenkomsten of schriftelijke verklaringen certificeren die in zijn kantoor werden opgesteld en ondertekend werden door twee partijen. Denk aan een overeenkomst tussen samenwonende partners, of de schulderkentenis tussen partners wanneer de ene méér in hun woning investeerde dan de andere. Door zo’n onderhandse overeenkomst te certificeren, worden de origine, de authenticiteit van de handtekeningen en de datum gegarandeerd. Elke latere wijziging wordt zo ook uitgesloten. In geval van een conflict levert dat afdoend bewijs.

• De notaris kan via het certificeren de eensluidendheid van kopieën of uittreksels uit databanken of authentieke bronnen bevestigen. Jan Sap: “Op die manier kan hij bijvoorbeeld waarmerken dat de digitale kopie van een papieren akte identiek is aan het origineel, op voorwaarde dat hij die akte heeft verleden of in het bezit is van de minuten. Zo’n kopie kan dan gedeeld worden met bijvoorbeeld een bankier of een andere notaris in het kader van een vastgoedtransactie.”

Hoe gebeurt dat in de praktijk?

Is er een document dat u digitaal wilt laten certificeren? Informeer dan eerst bij uw notaris of het daarvoor in aanmerking komt. Vraag hem ook meteen hoeveel de certificering kost, want de tarieven daarvoor liggen niet vast.

“Als de notaris het document effectief kan certificeren, dan zal hij dat rechtstreeks naar uw Izimi-kluis versturen”, zegt Jan Sap. “Daar kunt u het te allen tijde raadplegen en desgewenst op een veilige manier delen met anderen. Het bevat een extra voorblad met de gegevens van de digitale certificering.”