Nieuwe bedragen voor vergoedingen in het buitenland

Als u voor uw werk regelmatig naar het buitenland moet, dan kunt u zich een belastingvrije onkostenvergoeding laten uitbetalen door uw werkgever. De lijst met nieuwe bedragen, van toepassing vanaf 1 april 2012, werd op 30 maart gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

De werkgever kan een belastingvrije vergoeding betalen voor buitenlandse dienstreizen, maar dan moeten er wel een aantal voorwaarden worden vervuld. De werkgever moet immers de richtlijnen volgen die gelden voor de vergoedingen die de federale overheidsdienst buitenlandse zaken betaalt als een van zijn ambtenaren een buitenlandse opdracht krijgt.

De toegekende forfaitaire bedragen zijn niet belastbaar en zijn bedoeld om de kleinere uitgaven in het buitenland te dekken (bijvoorbeeld maaltijdkosten, plaatselijk vervoer, fooien…), dus niet de kosten van het hotel en de verplaatsingskosten in het buitenland.

De fiscus stelt als voorwaarde dat de werknemer ‘voldoende lang’ in het buitenland moet verblijven. Voldoende lang betekent dat de werknemer minstens tien uur in het buitenland moet zijn geweest bij vertrek en aankomst op dezelfde dag. De buitenlandse reis mag niet langer duren dan 30 kalenderdagen. De werknemer kan bewijzen dat hij in het buitenland is geweest aan de hand van bijvoorbeeld een afsprakenlijst of zijn agenda met opgave van de contactpersonen of de bezochte bedrijven.

De fiscus aanvaardt een bedrag van 37,18 euro per dag als forfaitaire onkostenvergoeding voor dienstreizen in het buitenland, en dit ongeacht de bestemming. Een hoger forfait is toegelaten wanneer de omstandigheden, eigen aan het land waar de opdracht vervuld wordt, dit rechtvaardigen. Hiervoor wordt uitdrukkelijk verwezen naar de landenlijst die de overheid hanteert voor haar ambtenaren en waarvan u de nieuwe bedragen terugvindt in het ministerieel besluit van 21 maart 2012 (Belgisch Staatsblad van 30 maart, pagina 20.315; zie www.staatsblad.be). Voor een reis naar Frankrijk bijvoorbeeld, kan een forfaitaire dagvergoeding van 95 euro worden betaald. De werkgever heeft dus de keuze; hij mag de bedragen van de landenlijst hanteren wanneer deze hoger zijn dan het forfait van 37,18 euro en omgekeerd.

Johan Steenackers