Zo kiest u een goede syndicus

Het aanbod aan syndici is schaars. Dat speelt in hun voordeel. Niettemin hebben hun klanten, de mede-eigenaars, genoeg manieren om hen op de rooster leggen en ervoor te zorgen dat ze waar voor hun geld krijgen.

Uit bevragingen en uit ervaringen van syndici blijkt dat heel veel mede-eigenaars van appartementsgebouwen geen benul hebben van de precieze rol van de syndicus. Door die onwetendheid en het krappe aanbod aan syndici hebben verenigingen van mede-eigenaars geen al te sterke onderhandelingspositie. Door alert te zijn en kandidaat-syndici de juiste vragen te stellen, verhogen ze hun kansen om een goede beheerder aan boord te halen.

Looptijd en onafhankelijkheid

Er zijn twee situaties waarin een vereniging van mede-eigenaars een nieuwe syndicus moet kiezen. Bij een nieuwbouw wordt de eerste syndicus door de bouwontwikkelaar benoemd, maar dat mandaat vervalt bij de eerste algemene vergadering. De mede-eigenaars kunnen dan een nieuwe kiezen. Daarnaast kan elke vereniging van een bestaand gebouw een nieuwe beheerder aanstellen wanneer het contract met de vorige afloopt.

Een eerste aandachtspunt is de looptijd van dat contract, zegt Tom Vandermeersch, de oprichter van het adviesbureau Appartementor. “Syndici zullen vaak een contract voorstellen met de maximumtermijn van drie jaar. Voor een nieuwbouw is dat enigszins te begrijpen, omdat zo’n contract door de opstart zeker het eerste jaar weinig rendabel is. Toch zie je vaak bij een nieuwbouw dat de syndicus niet herkozen wordt na zo’n eerste mandaat. Meestal is dat vanwege spanningen met de ontwikkelaar of de makelaar over de oplevering van het nieuwe gebouw.”

Bij een nieuwbouw is het raadzaam dat de syndicus onafhankelijk is. Soms is die verbonden aan de makelaar die de appartementen verkoopt. Dat kan tot belangenconflicten leiden. Soms gaan de belangen van de vereniging van mede-eigenaars, die de syndicus zou moeten verdedigen, in tegen die van de ontwikkelaar of de makelaar die het gebouw oplevert.

Bij bestaande gebouwen eisen syndici soms een mandaat voor drie jaar, ook al is dat misschien minder gerechtvaardigd dan bij een nieuwbouw. “Bij ons kunnen verenigingen van mede-eigenaars elk jaar ons mandaat opzeggen. Het is aan ons om aan te tonen dat we naar behoren hun belangen verdedigen, zodat ze ons herverkiezen”, zegt Tom Van Campenhout, de zaakvoerder bij 03Beheer.

Uit de losse pols

De eerste algemene vergadering die een syndicus leidt, vertelt al veel over diens kwaliteiten. “Een goede syndicus neemt tijdens die opstartvergaderingen ruim de tijd om zijn rol begrijpelijk toe te lichten en de organen van de vereniging van mede-eigenaars in te stellen”, zegt Tom Vandermeersch. Zo heeft elke vereniging een rekencommissaris die de boekhouding nakijkt, een raad van mede-eigendom die toezicht houdt op de syndicus, en een algemene vergadering. “Het is geen goed teken als die eerste vergadering te snel gaat en de mede-eigenaars verbijsterd achterblijven.”

In de fase voor die eerste vergadering, tijdens de offerteaanvraag, zijn er al signalen waar mede-eigenaars alert voor moeten zijn. “Een goede syndicus reageert niet alleen snel op zo’n aanvraag, hij zal ook de statuten van de vereniging van mede-eigenaars en de laatste verslagen van de algemene vergadering opvragen. Verder informeert hij zich goed over het gebouw, of er bijvoorbeeld geen bouwtechnische of juridische problemen zijn. Hij zal ook altijd ter plaatse gaan en een verkennend gesprek hebben met de raad van mede-eigendom”, legt Tom Vandermeersch uit. “Pas dan kan hij een gefundeerde offerte opmaken. Wees wantrouwig voor syndici die vanachter hun bureau uit de losse pols een offerte opstellen.”

Communicatie moet centraal staan. “Ga na hoe snel en duidelijk een syndicus communiceert, en of die vlot te bereiken is. Vraag referenties op van vergelijkbare gebouwen, en zoek voorbeelden van een afrekening of een verslag van een algemene vergadering die die heeft gemaakt. De meeste frustraties ontstaan rond hoe de syndicus communiceert, of in sommige gevallen niet communiceert.”

Gelinkt daaraan is transparantie. “Tegenwoordig is het een must dat een syndicus een digitaal platform heeft waar mede-eigenaars alle documenten over de vereniging kunnen terugvinden en waar de rekencommissaris de boekhouding kan inzien”, zegt Tom Vandermeersch.

Netwerk en achtergrond

Daarnaast is ook het netwerk van de syndicus belangrijk. “Wij beheren 5.000 kavels. Dat spelen wij uit naar onze leveranciers, zoals verzekeraars en energieleveranciers, om voor onze verenigingen van mede-eigenaars interessante prijzen te verkrijgen”, zegt Frederiek Thiers, syndicus en bestuurslid van het Beroepsinstituut BIV.

“Omgekeerd, als jouw vereniging van mede-eigenaars goede relaties heeft met bijvoorbeeld een loodgietersfirma, informeer dan bij een kandidaat-syndicus of het mogelijk is daarmee verder te blijven werken”, voegt Tom Vandermeersch toe. Verder is het belangrijk als vereniging de zekerheid te krijgen dat er geen commissieafspraken of andere financiële banden zijn tussen een syndicus en de leveranciers waarmee die werkt.

Ook de achtergrond van de syndicus kan bepalend zijn. “In geval van een ouder gebouw dat gerenoveerd moet worden, is het interessant een syndicus met bouwtechnische kennis te hebben, die zulke projecten al heeft begeleid. Voor andere situaties zal misschien veeleer juridische kennis nodig zijn”, raadt Tom Vandermeersch aan. “Vraag kandidaat-syndici naar de werking van hun kantoor, welke profielen er in hun team zitten en of ze veel personeelsverloop hebben. Hoe stabieler een kantoor en het team, hoe beter het contact zal verlopen.”

Dat contact, daar draait het uiteindelijk om. “Het is zo belangrijk een syndicus te hebben die regelmatig ter plaatse komt, die de raad van de vereniging van mede-eigenaars daarvan op de hoogte stelt en ermee in gesprek gaat. Dat kost veel tijd, maar het maakt alle andere zaken zoals vergaderingen zoveel makkelijker. Het is uiteindelijk een people business“, besluit Tom Vandermeersch. z