Slim werken met een slim gebouw: 5 tendensen

Gebouwen worden slimmer en de gebruikers veeleisender. Die combinatie geeft facilitymanagers de kans meer op de voorgrond te treden. “De focus verschuift van kostenbeheersing naar waardecreatie.”

Hapert uw computer of hebt u een probleem om op het netwerk te geraken? Dan weet u dat u bij het IT-departement moet aankloppen. Voor vragen over uw loonfiche of een opleiding kunt u terecht bij de personeelsafdeling. IT en hr zijn bedrijfsafdelingen die uitblinken in functionele helderheid. Voor facilitymanagement of faciliteitenbeheer geldt dat veel minder. Dat heeft onder meer te maken met het brede takenpakket van de facilitaire dienst. Hij is de behoeder van alle diensten en voorzieningen die de kernactiviteit van een onderneming ondersteunen. Meer concreet zorgen ze voor uw kopje koffie, het eten in het bedrijfsrestaurant, de inrichting van uw werkplek, de schoonmaak, het onderhoud van de installaties enzovoort.

Facilitymanagers opereren veelal in de luwte. “De facilitaire dienst is lang beschouwd als een kostenpost”, stelt Marc Van Horenbeeck, facility and renovation manager bij Brussels Airport. “De focus lag op besparen. Maar dat verandert. Door evoluties in en buiten ons vakgebied – denk aan de oorlog om talent, nieuwe manieren van werken, digitalisering, outsourcing – wordt van de facilitair manager verwacht dat hij meerwaarde creëert. De focus verschuift dus van kostenbeheersing naar waardecreatie. Ons vak wordt minder operationeel en meer strategisch.” Vijf tendensen werken dat in de hand.

1. Big Data

Big data zijn alomtegenwoordig. Ook de facilitymanager ontsnapt niet aan het fenomeen. In een enquête van de sectororganisatie IFMA Belgium schuiven de Belgische facilitymanagers big data naar voren als de belangrijkste technologische tendens voor 2020. “De digitalisering van ons vakgebied zit in een stroomversnelling”, bevestigt Marc Van Horenbeeck, die sinds november 2018 ook de voorzitter van IFMA Belgium is. “Daarmee komt ook de doorbraak van smart buildings dichterbij.”

Een voorbeeld van zo’n slim gebouw is The Edge in de Amsterdamse wijk Zuidas. Dat kantoorgebouw is uitgerust met 28.000 sensoren die een massa data genereren over het gebruik en de bezetting van het gebouw. Het IT-systeem gaat met die informatie aan de slag om onder meer de licht- en de klimaatregeling op een efficiënte en kostenbesparende manier aan te sturen.

The Edge kreeg als een van de pioniers in de smart-buildingtechnologie veel media-aandacht. Maar het is al lang geen unicum meer, stelt Steven Lambert, chief strategy officer bij Spacewell: “Wereldwijd worden draadloze sensortechnologie en het internet der dingen in gebouwen geïntegreerd. Daarmee is de eerste belangrijke stap richting slimmere gebouwen – het digitaal capteren van data op grote schaal – een feit. Maar wat doe je met al die informatie? Je kunt heel veel informatie verzamelen en denken dat je innovatief bezig bent, maar toch de bal compleet misslaan. Dat is de val van de big-datahype. Data verzamelen is geen issue meer. De echte kunst is al die sensoren juist te kalibreren, zodat je er relevante data uit kunt distilleren.”

Steven Lambert merkt op dat slimme gebouwen niet per se nieuwe gebouwen hoeven te zijn. “90 procent van de aanvragen die we krijgen voor smart- buildingtechnologie is bedoeld voor bestaande gebouwen”, zegt hij. “Het grote voordeel van draadloze sensoren is de eenvoudige installatie. Je hoeft geen muren open te breken of ingrijpende structurele werken uit te voeren.”

De integratie van de informatiestromen in één platform is volgens Steven Lambert de tweede noodzakelijk stap richting slimmere gebouwen. Want voor echt intelligente toepassingen is het cruciaal data over bijvoorbeeld de bezetting van vergaderzalen, de agenda’s van de medewerkers, hun geprefereerde werkomgeving enzovoort te kunnen combineren met comfortparameters zoals de temperatuur en de luchtvochtigheid. “Het komt erop neer dat je informatie uit het traditionele Facility Management Informatie Systeem (FMIS) samenbrengt met de datastomen van de draadloze sensoren en het IoT. Ook de koppeling met het Building Information System (BIM) staat hoog op de agenda (zie kader Partner voor de volledige levenscyclus van een gebouw).”

2. Slimme toepassingen

Waar leidt dat allemaal toe? Steven Lambert onderscheidt twee grote toepassingsgebieden. Het eerste is gericht op vastgoedprofessionals, zoals de facilitymanager of de gebouwbeheerder. “Uit de analyse van de bezettingsdata kan bijvoorbeeld blijken dat delen van het gebouw onderbenut zijn”, vertelt Lambert. “Andere sensoren brengen misschien aan het licht dat het comfort in die zones tekortschiet: een te hoge temperatuur, slechte stoelen, een vervelende lichtinval… Op basis van die analyse kan de facilitymanager gericht ingrijpen. Dat kan grotendeels vanop afstand gebeuren. In plaats van een facilitymanager die rondloopt in het gebouw en zijn ogen en oren openhoudt, vindt de monitoring plaats in een centraal servicecenter dat honderden gebouwen tegelijk opvolgt.”

Het tweede toepassingsgebied richt zich tot de gebruikers van het gebouw. “Een klassiek voorbeeld is een reservatiesysteem voor vergaderzalen, dat via een mobiele app of een kiosk met een aanraakscherm realtime laat zien welke vergaderzalen beschikbaar zijn. Het voordeel van de sensortechnologie is dat je er ook zogenoemde protocollen kunt aan verbinden. Zo kan het systeem een gereserveerde vergaderzaal automatisch vrijgeven als blijkt dat ze al tien minuten niet meer wordt gebruikt.”

3. Persoonlijke gebruikservaring

Bovenstaande voorbeelden bestaan al. In een volgende fase wordt het systeem verrijkt met een laag artificiële intelligentie. “Denk aan een slimmere versie van Siri”, illustreert Steven Lambert. “Een persoonlijk digitale assistent die je begeleidt tijdens de werkdag. Bij je aankomst op kantoor zal je assistent de ideale werkplek voor de komende twee uur voor je uitzoeken, op basis van de afspraken in je agenda, je voorkeur voor een niet te warme werkomgeving en je koffieconsumptie tijdens de ochtend.” Een systeem dat big data combineert met artificiële intelligentie biedt dus de mogelijkheid de gebruikservaring te gepersonaliseren. “Dat wordt the next big thing“, vervolgt Lambert. “Hoe meer het systeem weet over de werkgewoonten, de ervaringen, de voorkeuren van elk personeelslid, hoe slimmer het zal kunnen adviseren.”

Maar zullen werknemers bereid zijn die informatie te delen? “Privacy wordt een belangrijk aandachtspunt”, bevestigt Steven Lambert. “Dat kan je grotendeels opvangen door mensen goed te informeren over wat het systeem wel en niet doet. Een belangrijke vraag zal zijn: wie is de eigenaar van die data? Zal dat de dienstverlener zijn, de werkgever of de medewerker zelf? Als de medewerker de controle krijgt over die data en de voordelen begrijpt en ervaart, waarom zou hij die data dan niet willen delen?”

4. Gezondheid en welzijn op het werk

Volgens de EMEA Occupier Survey 2018 van de vastgoed- en huisvestingsadviseur CBRE werkt 80 procent van de bedrijven aan een plan rond gezondheid en welzijn op het werk. De vastgoedadviseur concludeert dat aandacht voor welzijn gepromoveerd is van nice to have naar een kernpunt. Dat is te danken aan de intrede van de millennials op de arbeidsmarkt. Die generatie hecht veel belang aan gezondheid en persoonlijke ontplooiing.

Als organisator van de ondersteunende diensten in ondernemingen speelt de facilitymanager – meestal in samenwerking met de personeelsafdeling – vaak een hoofdrol in het gezonder maken van de werkomgeving. De facilitymanager zorgt onder meer voor ergonomisch meubilair in de kantoren, voor werkplekken die de activiteit ondersteunen, voor gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant en voor een goede luchtkwaliteit op de werkplek. Voorts is een toenemende aandacht voor de mentale gezondheid van de medewerkers. Dus wordt de afdeling facilitymanagement ook vaker ingeschakeld voor de organisatie van yoga- en mindfulnesssessies en relaxatieprogramma’s.

Marc Van Horenbeeck wijst erop dat die inspanningen ook aanzienlijke baten opleveren voor de bedrijven. “Onderzoek heeft een correlatie aangetoond tussen de gezondheid en het welbehagen van werknemers enerzijds en hun prestaties en verbondenheid met het bedrijf anderzijds. Ze hebben ook een positief effect op het absenteïsme.”

En dan is er nog de onvermijdelijke oorlog om talent. Facilitymanagers die erin slagen een aantrekkelijke werkomgeving te creëren, met aandacht voor het welzijn voor de werknemers, leveren een belangrijke bijdrage in het winnen van die oorlog, stelt het rapport van CBRE.

In een blog schrijft Christophe Erkens, managing director van C&W Design + Build, dat bedrijven die talent willen aantrekken en behouden, geen andere keuze hebben dan werkplekwelzijn op te nemen in hun vastgoedstrategie. Erkens stelt echter vast dat bij het gros van de pogingen om ‘nieuwe manieren van werken’ te ontwikkelen, de focus te veel op het design lag. “Natuurlijk blijft design een fundamenteel element in het succes van het project”, licht hij toe. “Maar het moet dienen om een functionele en efficiënte structuur aan te kleden. Daarom vertrekken wij altijd met een studie van het bedrijf, van zijn werking, van de manier van communiceren.”

Tegelijkertijd wijst Erkens erop dat een werkplek nu meer is dan ‘een plek waar mensen werken’. Het is een plek waar mensen taken uitvoeren, maar ook waar ze samenkomen, een gemeenschap vormen. Ook hier speelt de toenemende invloed van de millennials en stilaan ook van generatie Z. Die jongere generaties hebben er minder een probleem mee werk- en privéleven te mixen. Tot in de late uurtjes doorwerken hoeft geen probleem te zijn, maar dan wel graag in een stimulerende omgeving en bij een werkgever die met strijk- en conciërgediensten een deel van de huiselijke beslommeringen op zich neemt.

5. Verregaande outsourcing en partnerships

De uitbesteding van facilitaire diensten neemt nog altijd toe. Dat blijkt ook uit de enquête van IFMA Belgium bij de facilitymanagers in ons land. In 2015 gaf 24 procent van de respondenten aan dat ze het merendeel van de facilitaire diensten uitbesteden. In 2017 was dat al 40 procent. IFMA verwacht ook dat het deel van het facilitaire budget dat organisaties besteden aan outsourcing, zal stijgen van 47 procent in 2015 naar 56 procent in 2019. Een recentere trend is integrated facility management. Eén dienstverlener biedt de facilitaire ondersteuning als een totaalpakket aan, al dan niet in samenwerking met enkele onderaannemers. Die trend wint volgens Marc Van Horenbeeck aan belang. “Dat maakt de interne facilitymanagementafdeling niet overbodig”, benadrukt hij. “Het interne team kan zich dan wel meer toespitsen op het contractmanagement, bijvoorbeeld. Een ander voordeel is dat de interne dienst zich kan richten tot één aanspreekpunt. Doorgaans pikt zo’n externe partner ook sneller nieuwe technologie en expertise op.”

Isaac Eeckhout, business development manager bij CBRE, voegt eraan toe dat de tendens tot integratie verder gaat dan het facilitaire domein. “Wij voeren almaar meer projecten uit waarbij we facilitymanagement en vastgoedmanagement als een geheel bekijken”, zegt hij. “Dat is logisch, want keuzes die het facilitymanagement bijvoorbeeld maakt over de aankoop en het onderhoud van de installaties spelen een belangrijke rol bij het in stand houden van een vastgoedportefeuille.”

Verregaande uitbesteding van het facilitymanagement heeft dus voordelen, maar er zijn ook aandachtspunten. “Je moet erover waken dat de kernexpertise in het bedrijf blijft”, waarschuwt Marc Van Horenbeeck. “Voor het afsluiten en opvolgen van contracten heb je toch een interne specialist nodig, die kan meedenken en samenwerken met de leverancier. Als je die diensten integraal uitbesteedt, bestaat het risico dat je het contact met de gebruikers van je gebouw verliest. Als luchthavenuitbater vinden we het belangrijk te weten wat leeft bij de passagiers.”