‘Iedereen kan hard werken. De vraag is: heb ik mijn energie optimaal ingezet?’

Wat als medewerkers thuis niet productief werken? Dat is de vrees die ik het laatste jaar vaak hoorde. Maar weinig organisaties stellen zich al de volgende vragen: wat als medewerkers elke dag beginnen met hun mails te lezen? Wat als ze collega’s voortdurend willen helpen? Of wat als medewerkers allemaal naar hun landschapsbureau terugkeren?

Ik was één van die medewerkers voor wie menig werkgever zo zou tekenen. Een echt geëngageerd exemplaar. Iemand die zich helemaal vereenzelvigt met de organisatie waarvoor ze werkt. Een harde werker met veel goesting om de zaken vooruit te laten gaan. Op zondag was ik dankbaar voor het voorbije weekend, maar even dankbaar voor het begin van de week. Een work-lifebalans zocht ik niet. Want work is life en life is work. Ik goochelde met mijn projecten, en ondertussen konden mijn collega’s op mij rekenen. Een vraag tussendoor? Iets dat niet lukt? Anneleen to the rescue. Ik pakte de dingen vast met veel enthousiasme. Om die betrokkenheid op alle vlakken door te laten sijpelen, werd ik het liefst ook zo snel mogelijk opgenomen in de aandelenstructuur. Samen uit, samen thuis. De ideale medewerker dus.

Maar is dat wel zo? Ik moet u teleurstellen. Van de ideale medewerker is hier allesbehalve sprake. Die op het eerste gezicht mooie eigenschappen zijn niets meer dan goed vermomde productiviteitsvreters. Het gaat niet om hard werken. Iedereen kan hard werken. De echte vraag is: heb ik mijn energie optimaal ingezet ten opzichte van de tijd die ik had?

Elke dag van mijn tienjarige professionele carrière startte ik met het openen van mijn mails. Als die lijst was afgewerkt – en dan nog volgens het ‘ last in, first out‘-principe – zorgde ik ervoor dat ook elke binnenkomende mail binnen de kortste keren werd verwerkt. To-do’s afchecken gaf me een kick. Multitasking in topsnelheid. Aan mijn collega’s bood ik steevast mijn hulp aan. Ik nam met veel plezier en welwillendheid hun vragen erbij. En ook mijn klanten konden altijd bij me terecht. Die zaken stonden mijn productiviteit serieus in de weg.

Productiviteitsvreters

Was ik een medewerker die mijn organisatie hielp om haar strategische doelen te bereiken? Niet echt. De mails die ik binnenkreeg, droegen daar niet per se rechtstreeks aan bij, en die to-do’s al evenmin. We hadden met het team geen werkafspraken om optimaal van ons energieniveau gebruik te maken. Ik was me er zelfs niet van bewust wat mijn energie- en concentratieniveau doorheen de dag was. Ondertussen liet ik me constant uit mijn focus halen, door mijn collega’s, door mijn klanten en door mijn eigen notificaties. Mails kwamen telkens zichtbaar binnen, en de WhatsApp-berichten van mijn prille relatie ook.

Vandaag pak ik het anders aan. Ik werk op de juiste momenten aan de juiste zaken, in een pak minder tijd. Medewerkers die daarop inzetten, zijn veel productiever. Een startende consultant verdient zo’n 2.500 euro bruto per maand. De kosten voor zijn werkgever bedragen zo’n 60.000 euro per jaar. Voor een jaar van 220 dagen komt dat neer op 272 euro per dag. Een geëngageerde medewerker die zijn tijd niet efficiënt gebruikt, en daardoor maar 60 procent van zijn potentieel benut, kost je dagelijks 109 euro. Op jaarbasis is dat 24.000 euro. Vermenigvuldig dat met het aantal geëngageerde, maar niet productieve medewerkers in je organisatie, en je valt achterover.

Wat zijn de grootste tekenen dat jij of jouw organisatie ten prooi vallen aan enkele serieuze productiviteitsvreters?

1. Je begint ‘s ochtends met het lezen én beantwoorden van je mails. De kans is klein dat net in die mails de zaken staan die het meest bijdragen aan de strategie van je onderneming.

2. Je laat mailmeldingen binnenkomen of je houdt je samenwerkingstool permanent open. Gemiddeld worden we in dat geval elke 11 minuten gestoord. Het duurt zo’n 20 minuten om weer in je workflow te komen na een onderbreking.

3. Je collega’s kunnen je bellen of je bureau binnenvallen op eender welk moment van de dag.

4. Je werkt op een landschapskantoor.

Eigen productiviteit verbeteren

Het draait om tijd en discipline. Hier zijn enkele tips om mee aan de slag te gaan.

1. Start met een ochtendscan: open al je programma’s en kanalen om een zicht te krijgen op al wat op je bord ligt. Bepaal dan pas welke zaken het meest bijdragen tot je doelen en met welke je van start gaat.

2. Ken je focusuren. Dat zijn de uren waarop je energieniveau het hoogst is. Je kunt gemiddeld 2 uur per dag gefocust werken. Beschouw die uren als heilig en zorg dat je op dat moment niet bereikbaar bent voor je teamleden.

3. Bekijk je mails twee keer per dag, op vaste tijdstippen.

4. Zet al je notificaties uit: WhatsApp, e-mail, Facebook, LinkedIn, Instagram, Teams, enzovoort.

5. Spreek met je collega’s af wanneer ze je kunnen bereiken en via welk kanaal.

Productiviteit van medewerkers verbeteren

Ook ondernemingen kunnen hun steentje bijdragen. Hier zijn enkele ideeën om de productiviteit van medewerkers te verbeteren.

1. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt zijn focusuren te ontdekken, en een methode te ontwikkelen om daar optimaal gebruik van te maken.

2. Ban de open werkplek.

3. Spreek interne regels af over bellen en mailen: wanneer bel of mail je iemand, wanneer gebruik je Teams of een ander programma?

4. Zorg voor meer dan één ‘verse start’-moment. Ellen Vandevyvere, de oprichter van The Time Hub en productiviteitsexpert, wist me te vertellen dat ondernemingen in de laatste zestig dagen voor het einde van het jaar vaak veel productiever werken, omdat veel organisaties 1 januari als een nieuwe start zien. Wacht niet op het einde van het jaar, maar zorg voor meer van die momenten.

Volgens Forbes kost een niet-geëngageerde medewerker je 34 procent van zijn jaarlijkse salaris. Dat is veel. Maar een werknemer die geëngageerd is en geen houvast heeft in tijd- en productiviteitsmanagement, kost je organisatie misschien nog meer.