Ieder jaar zien in ons land ruim 32.000 vennootschappen het levenslicht. Vanaf 1 augustus kunt u de authentieke oprichtingsakte vanop afstand en digitaal onderschrijven.
Roel Van Espen
Wie een vennootschap wil oprichten, moet daarvoor in principe naar de notaris. Een handtekening onder de authentieke akte is immers voor een aantal rechtsvormen vereist. In mei 2019 lanceerde het Belgisch notariaat de mogelijkheid om deze formaliteit af te handelen via een videoconferentie. Daarbij verschijnt elke partij fysiek voor zijn eigen notaris, maar hoeven de oprichters zich niet meer te verplaatsen naar één gemeenschappelijke notaris. Deze oplossing is vooral interessant als de verschillende betrokkenen ver van elkaar wonen.
In mei 2020 introduceerde het notariaat in volle coronacrisis de digitale authentieke volmacht. Daardoor hoeft u nu zelfs de deur niet meer uit te gaan om een vennootschap op te richten. Alle partijen geven dan in een videomeeting met de notaris een digitale authentieke volmacht aan iemand die fysiek aanwezig is bij die notaris. Vaak is dat een kantoormedewerker. Het is deze gevolmachtigde die namens zijn of haar opdrachtgever de oprichtingsakte op papier tekent. Bijkomende kosten zijn er niet. Deze mogelijkheid kan ook gebruikt worden voor andere notariële aktes, bijvoorbeeld bij een schenking of de aan- en verkoop van een woning.
Digitale ondertekening
Op 1 augustus 2021 volgt er nog een nieuwigheid. Vanaf dan kunnen alle partijen – ook weer in een videovergadering met de notaris – de oprichtingsakte zélf digitaal ondertekenen vanop afstand. Dat is enerzijds het gevolg van de continue inspanningen die het Belgisch notariaat levert in digitalisering, en anderzijds een initiatief van minister van Justitie Vincent Van Quickenborne. Die lanceerde een wetvoorstel tot wijziging van het wetboek vennootschappen en verenigingen en van de wet op het notarisambt. Het doel: de omzetting van een Europese richtlijn over het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.
Onlangs keurde de ministerraad Van Quickenbornes voorstel goed. Daardoor wordt het vanaf deze zomer mogelijk om authentieke oprichtingsaktes te verlijden met een elektronische ondertekening. De inhoudelijke vereisten, ingevoerd door het wetboek vennootschappen en verenigingen, veranderen niet. “De aanwezigheid van de notaris als onafhankelijk tussenpersoon is nog altijd vereist”, zegt Jan Sap, CEO van de notarissenfederatie Fednot. “Die blijft de best geplaatste persoon om oprichters te helpen bij de keuze van de meest geschikte rechtsvorm en het opstellen van de juiste statutaire bepalingen.”
Voor de oprichting van een commanditaire vennootschap en een vennootschap onder firma hoeft u geen beroep te doen op een notaris. Hiervoor volstaat een onderhandse akte. Daarin kunnen de vennoten zelf de statuten bepalen en alle afspraken vastleggen. De minimale oprichtingsvereisten en -kosten vormen dan een belangrijke troef ten opzichte van bijvoorbeeld een besloten of naamloze vennootschap, maar daartegenover staat wel de beperkte bescherming tegenover schuldeisers. Ook de oprichting van een vzw vergt geen tussenkomst van een notaris. Maar het mag natuurlijk wel.
KADERSTUK
Verplichtingen bij de oprichtingsakte
De oprichtingsakte moet sowieso deze gegevens bevatten:
· De naam van de vennootschap met eventueel haar afkorting of letterwoord.
· De rechtsvorm.
· Het adres waar de zetel gevestigd is.
· Een nauwkeurige beschrijving van het doel.
· De duur (bepaald of onbepaald).
· Hoe de vennootschap wordt vertegenwoordigd: het bestuursorgaan of -organen, zijn of hun bevoegdheden, de manier waarop ze worden uitgeoefend, de werkingsregels, …
· Het kapitaal (indien van toepassing) of aanvangsvermogen: het bedrag, de inschrijving op het kapitaal (van wie en hoeveel), de regels voor een verhoging of vermindering, …
· De aandelen van de vennootschap: het aantal, hun aard, hun overdracht, …
Om de oprichtingsakte op te stellen, heeft u vaak ook deze documenten nodig:
· Een financieel plan dat enerzijds het bedrag van het kapitaal of aanvangsvermogen van de vennootschap in oprichting rechtvaardigt, en anderzijds een schatting geeft van de nodige middelen en verwachte inkomsten.
· Bij inbreng in geld: het bewijs van de opening van een bankrekening op naam van de vennootschap in oprichting (bankattest).
· Bij inbreng in natura (zoals gebouwen of materieel): een verslag van een bedrijfsrevisor.
Neerlegging van de akte
Vergeet niet dat elke oprichtingsakte – notarieel of onderhands – binnen een periode van dertig dagen neergelegd moet worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van de vennootschap. Betreft het een besloten, naamloze of coöperatieve vennootschap, dan zorgt de betrokken notaris voor de neerlegging. Dat gebeurt tegenwoordig elektronisch. Het notariaat heeft daarvoor zijn eigen eDepot-applicatie ontwikkeld. Die kan ook gebruikt worden voor latere aanpassingen van de bestaande ondernemingsgegevens in de authentieke bronnen.
De onderhandse oprichtingsaktes van een commanditaire vennootschap of een vennootschap onder firma (waarvoor dus geen notaris vereist is) moeten door de vennoten zelf worden neergelegd. Zij kunnen die taak evenwel uitbesteden aan hun sociaalverzekeringsfonds, hun accountant of een notaris. In het geval van een vzw zijn ze doorgaans op zichzelf aangewezen, maar dan kunnen ze ook gebruikmaken van eGriffie. Deze webtoepassing van de federale overheidsdienst Justitie geeft burgers – net zoals eDepot van het notariaat – de kans om de oprichtingsakte elektronisch neer te leggen.
Een elektronische neerlegging is niet alleen gemakkelijk, ze versnelt ook het oprichtingsproces van de vennootschap of vereniging. Hiermee gebeurt in één moeite zowel het indienen van het uittreksel uit de akte bij de griffie van de FOD Justitie, het inschrijven van de rechtspersoon in de Kruispuntbank van Ondernemingen als het opsturen naar het Belgisch Staatsblad voor de bekendmaking. Pas na de neerlegging bij de griffie krijgt de vennootschap of vereniging rechtspersoonlijkheid, en bestaat ze dus officieel.
