Nieuwe spelregels voor schuldeisers en schuldenaren: rechten en plichten bij openstaande facturen

Bij een niet-betaalde factuur kan de schuldeiser een incassobureau, een advocaat of een deurwaarder in de arm nemen om het geld te innen. Die moet zich wel houden aan de wettelijke regels. Wat zijn de rechten en plichten van de consument?

Het gebeurt weleens dat een factuur uit het oog wordt verloren en onbetaald blijft. In het verleden kon zo’n vergetelheid al snel aanzienlijke aanmaningskosten met zich meebrengen. Sinds 1 september 2023 loopt het zo’n vaart niet meer. Als de overeenkomst op of na die datum is afgesloten, moet de eerste betalingsherinnering voor een openstaande factuur zonder extra kosten worden toegestuurd. Voor contracten die dateren van vóór 1 september 2023 gelden de nieuwe regels sinds 1 december 2023.

Gaat het om een overeenkomst voor de regelmatige levering van goederen of diensten (bijvoorbeeld een jaarabonnement op een tijdschrift met een maandelijkse betaling), dan geldt een maximum van drie gratis herinneringen per jaar. Betaalt de consument hetzelfde jaar een vierde factuur niet en zou de schuldeiser dus een vierde betalingsherinnering moeten sturen, dan mag die daarvoor een vergoeding van maximaal 7,50 euro boven op de verzendingskosten aanrekenen.

Op de eerste betalingsherinnering moet de volgende informatie staan: de naam en het ondernemingsnummer van het bedrijf dat de betaling vordert; de beschrijving van de goederen of diensten die het voorwerp zijn van de schuld; de datum van opeisbaarheid van de vordering, de verschuldigde hoofdsom, de termijn van veertien dagen waarin de factuur moet worden betaald voordat er extra kosten worden gevorderd, en de bijkomende kosten die de consument mag verwachten als die binnen die termijn niet betaalt.

Extra informatie vragen

“De consument heeft het recht aan de schuldeiser bijkomende informatie te vragen”, zegt Karen Ghysels, de directeur van het Europees Centrum voor de Consument België (ECC). “Zoals documenten die de schulden staven, informatie over de manier waarop je de betalingsaanmaning kunt betwisten en de betalingsfaciliteiten. Je kunt dus bijvoorbeeld ook polsen naar een afbetalingsplan.” Vanaf de eerste herinnering heeft de consument volgens de nieuwe wet veertien kalenderdagen de tijd om de schuld te betalen. Tijdens die periode mogen geen kosten of interesten worden aangerekend.

Geeft de consument geen gevolg aan de eerste betalingsherinnering, dan mag de schuldeiser na de wachttijd van veertien dagen een tweede herinnering sturen. Daarvoor mag hij maximaal 7,50 euro plus de verzendkosten aanrekenen.

Schadevergoeding en intresten

Vanaf veertien dagen na de verzending van de eerste betalingsherinnering mag de schudeiser onder bepaalde voorwaarden een schadevergoeding en verwijlintresten in rekening brengen. Andere kosten zijn niet toegelaten. Die mogelijkheid moet wel expliciet in de afgesloten overeenkomst of in de algemene voorwaarden staan. Ze moeten bovendien in verhouding staan tot de schade die de onderneming erdoor lijdt. De bedragen zijn aan maxima onderworpen. De verwijlinteresten mogen niet hoger zijn dan de referentie-interestvoet, vermeerderd met 8 procentpunten. De huidige maximale rentevoet bedraagt 12,5 procent.

De forfaitaire vergoeding moet uitdrukkelijk bepaald zijn en het maximum is afhankelijk van het factuurbedrag. Een rechter kan nog altijd beslissen dat een schadebeding, al beantwoordt het aan de wettelijke maxima, niet in verhouding staat tot een redelijke raming van de potentiële schade en dus onrechtmatig is.

Derde partij

Schakelt de schuldeiser een incassobureau, advocaat of deurwaarder in om de openstaande factuur te innen, dan is die procedure wettelijk geregeld. “Niet alles mag zomaar”, zegt Karen Ghysels. “En vooral: de gemandateerde kan niemand dwingen iets te betalen als onderdeel van een minnelijke incasso.”

“Ontving je een minnelijke invordering van een gerechtsdeurwaarder? In dat geval moet de brief duidelijk vermelden dat het niet gaat over een inbeslagname of een dagvaarding door de rechtbank. Zo wil de wetgever verwarring voorkomen. De gerechtsdeurwaarder kan op twee manieren optreden: zonder en met gerechtelijk vonnis.”

Het gebeurt weleens dat een bedrijf een buitenlands incassobureau inschakelt om zijn schulden te innen. “Dat is op zich toegelaten”, weet Karen Ghysels. “Maar elk Belgisch of buitenlands incassobureau dat in ons land actief is, is verplicht zich aan te melden bij de federale overheidsdienst Economie. Er bestaat een officiële lijst van de spelers die in België erkend zijn. Een betalingsverzoek van een incassobureau dat niet erkend is, heeft geen waarde.”

De registratieplicht geldt niet voor gerechtsdeurwaarders en advocaten, maar ook zij moeten de wet op de minnelijke invordering naleven. Die voorziet onder meer in het verbod op misleidende of agressieve praktijken. Voorbeelden daarvan zijn volgens ECC België: de indruk wekken dat het verzoek komt van een gerechtelijke instantie; het uiten van onjuiste juridische dreigementen of verkeerde informatie over de gevolgen van een wanbetaling; op de briefomslag vermelden dat die een schuldvordering bevat; het claimen van bedragen die niet voorzien of niet wettelijk toegestaan zijn; en doorgaan met het versturen van betalingsherinneringen, hoewel de schuldenaar een gemotiveerd en schriftelijk bezwaar heeft gestuurd.

Betaling betwisten

Gaat de consument niet akkoord met het gevraagde bedrag, bijvoorbeeld omdat die ontevreden is over de dienst of het product, of omdat de oorspronkelijke factuur verjaard is? Dan kan die het bedrag schriftelijk – bij voorkeur aangetekend – betwisten bij de schuldenaar of de mandataris.

“Niemand kan de consument dwingen te betalen totdat die door de rechtbank wordt veroordeeld”, merkt Karen Ghysels op. “Zodra het incassobureau of de gerechtsdeurwaarder het gemotiveerde en schriftelijke bezwaarschrift heeft ontvangen, moet de minnelijke invordering gestaakt worden. Het is dan aan de schuldeiser om de zaak voor de rechter te brengen.”

Klacht indienen

Verschillende organisaties staan ter beschikking om een klacht in te dienen: de Consumentenombudsdienst voor klachten over een Belgisch incassobureau, de Ombudsman Gerechtsdeurwaarders voor klachten over een Belgische gerechtsdeurwaarder, de Ombudsdienst Consumentengeschillen Advocatuur voor klachten over een Belgische advocaat, en het Europees Centrum voor de Consument voor klachten tegen een handelaar die gevestigd in een ander EU-land dan België, en die opdracht gaf aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder.

Wenst de consument geen klacht in te dienen, maar een misleidende of agressieve handelspraktijk melden? Dat kan bij het Meldpunt van de federale overheidsdienst Economie, de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders of de Orde van Advocaten.