De verplichte fietsvergoeding vanaf 1 mei: wat mag u verwachten?

Vanaf 1 mei 2023 heeft elke werknemer uit de private sector recht op een fietsvergoeding in het kader van zijn woon-werkverkeer. Dat hebben de vakbonden en de werkgeversorganisaties eerder dit jaar beslist op de Nationale Arbeidsraad. Wat betekent dat voor u?

Fietsen naar het werk is goed voor uw gezondheid, voor de mobiliteit en voor het milieu. Onze overheid moedigt het gebruik van de fiets voor woon-werktrajecten dan ook (para)fiscaal aan door middel van een fietsvergoeding die binnen bepaalde grenzen volledig vrijgesteld is van belastingen en sociale bijdragen.

Vandaag heeft ongeveer 85 procent van de werknemers al recht op zo’n financiële stimulans, dankzij een verplichting op sectoraal of ondernemingsniveau. De sociale partners bereikten begin dit jaar echter een akkoord dat de fietsvergoeding verplicht maakt voor álle medewerkers uit de privésector die regelmatig met de fiets naar het werk komen.

“Concreet gaat het om een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst van de Nationale Arbeidsraad die de toekenning ervan veralgemeent vanaf 1 mei 2023”, weet Els Vanderhaegen, legal expert van de hr-dienstverlener Securex. “Daardoor hebben nu ook mensen uit bijvoorbeeld de bank- of de verzekeringssector binnenkort recht op een financieel duwtje in de rug.”

Wat verandert er voor u?

De nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst is aanvullend. Dat betekent dat ze enkel van toepassing is indien er voor uw werkgever nog geen cao in verband met een fietsvergoeding bestaat. Behoort hij dus tot een sector die al zo’n akkoord heeft of heeft hij dat al gesloten op het niveau van zijn onderneming, dan blijven de voorwaarden uit deze cao gelden – zelfs als het daarin bepaalde bedrag per kilometer (zie verder) lager is. Pas bij een nieuwe onderhandeling van de cao’s kan dat worden herbekeken.

“Een werkgever die behoort tot een sector die nog geen arbeidsovereenkomst over de fietsvergoeding heeft gesloten, zal de nieuwe regels moeten toepassen vanaf 1 mei 2023”, zegt Els Vanderhaegen. “Maar ook werkgevers die vandaag een fietsvergoeding toekennen op basis van een individueel arbeidscontract of het arbeids- of bedrijfsreglement (en dus niet in het kader van een collectieve arbeidsovereenkomst) vallen onder de nieuwe aanvullende cao.”

Naast werknemers in loondienst kunnen ook bedrijfsleiders aanspraak maken op de fietsvergoeding. Belangrijk is wel dat ze het woon-werkverkeer met de fiets kunnen aantonen (zie verder).

Wat moet u verstaan onder een ‘fiets’?

De wetgever catalogeert onder ‘fiets’ deze voertuigen:

• een rijwiel,
• een elektrisch aangedreven gemotoriseerd rijwiel, en
• een elektrisch aangedreven speedpedelec zoals gedefinieerd in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer.

Een (al dan niet elektrisch aangedreven) klassieke fiets, plooifiets, bakfiets, hybride fiets, koersfiets, mountainbike, citybike of aangepaste fiets voor mensen met een beperking valt in principe onder bovenstaande definitie. De verplichte fietsvergoeding geldt evenwel niet voor steps, hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels en segways. En ook wie te voet naar het werk gaat, wordt daarvoor niet vergoed.

Over welke verplaatsingen gaat het?

“De verplichte fietsvergoeding geldt voor elke werknemer in de private sector die de verplaatsingen tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling ‘regelmatig’ met de fiets verricht”, zegt Els Vanderhaegen. “De frequentie hoeft niet per se hoog te zijn: bijvoorbeeld één keer per week of tijdens de zomermaanden elke dag volstaat in principe.”

Maakt u voor uw woon-werkverkeer ook gebruik van andere vervoerswijzen, zoals een auto of het openbaar vervoer? In dat geval mag uw werkgever u ook daarvoor vergoedingen toekennen, op voorwaarde dat ze betrekking hebben op:

• verschillende gedeelten van het woon-werktraject, ofwel
• hetzelfde traject dat in verschillende perioden van het jaar wordt afgelegd.

Kortom: u heeft nooit recht op meerdere vergoedingen voor eenzelfde traject dat op hetzelfde moment werd afgelegd.

Hoeveel bedraagt de vergoeding?

De nieuwe cao vermeldt een van belastingen en socialezekerheidsbijdragen vrijgesteld bedrag van 0,27 euro per effectief getrapte kilometer. De maximale afstand per dag bedraagt 40 kilometer (voor de heen- en terugweg samen). Woont u op 20 kilometer van het werk en rijdt u elke dag met de fiets naar kantoor? In dat geval kunt u rekenen op een extra nettobedrag van meer dan 200 euro per maand.

“Het aantal per fiets afgelegde kilometers en het bedrag van de fietsvergoeding moeten in de fiscale fiche worden opgenomen”, merkt Els Vanderhaegen op. “Meer bepaald: in vak 24a van fiche 281.10 voor werknemers in loondienst, of in vak 18 a van fiche 281.20 voor bedrijfsleiders. Werden de hogervermelde limieten overschreden, dan moet het niet-vrijgestelde deel van die vergoeding in vak 9a van fiches 281.10 en 281.20 ingevuld worden. Dat gedeelte is dan belastbaar als salaris.”

“Kies je ervoor je werkelijke beroepskosten te bewijzen in plaats van gebruik te maken van het wettelijke forfait, dan moet je de werkelijke kosten van het woon-werkverkeer met de fiets in rekening brengen. In dat geval is de fietsvergoeding – eveneens a rato van 0,27 euro per kilometer – niet belastingvrij, althans niet voor eenzelfde traject.”

Welke formaliteiten gelden er?

Om het exacte bedrag van de fietsvergoeding te bepalen, zal uw werkgever u vragen een verklaring op eer in te vullen en te ondertekenen. Daarin vermeldt u de afstand tussen uw woonplaats en de plaats van tewerkstelling. U hoeft overigens niet noodzakelijk de kortste weg naar het werk te kiezen: langer en veiliger mag ook. Ook de frequentie dient in de verklaring te worden opgenomen.

Ook al moet de werkgever het werkelijk aantal gefietste kilometers kunnen bewijzen, de eigenlijke registratie ervan is niet wettelijk geregeld. Ze mogen daarvoor een papieren aangifteformulier gebruiken, maar meer en meer bedrijven schakelen over naar een digitale registratie, gekoppeld aan een elektronische toegangscontrole of een elektronische fietskalender zoals die van Bike to Work (een initiatief van de Fietsersbond).

Cumuleerbaar met een bedrijfsfiets?

Fietsleasing, waarbij werkgevers een bedrijfsfiets ter beschikking stellen van hun werknemers, wint sterk aan populariteit. Een goed en ondubbelzinnig fietsbeleid is dan essentieel, schreven we onlangs nog. Els Vanderhaegen: “Wanneer de werknemer zo’n bedrijfsfiets gebruikt voor zijn woon-werkverkeer, is dat voordeel eveneens vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale bijdragen. Het privégebruik ervan brengt in dat geval zelfs geen belastbaar voordeel van alle aard met zich.”

“Dit voordeel mag je bovendien cumuleren met de vrijgestelde fietsvergoeding van 0,27 euro per kilometer.”

Lees ook: