Fietsleasing: checklist voor een goed beleid

Fietsleasing in bedrijven wint sterk aan populariteit. Niet alleen vanwege onze duurzaamheidsbewustwording, maar om de voordelige (para)fiscaliteit. Een fietsbeleid is essentieel om duidelijk te stellen wat mag en niet mag.

Op een gemiddelde dag in 2022 fietsten we met zijn allen 10,5 miljoen kilometer op eigen kracht en 9,5 miljoen kilometer met een elektrische fiets, volgens de mobiliteitsbarometer van het Vias Institute. Steeds vaker leasen we een fiets via het werk en dan moet er ook een duidelijk beleid zijn.

Het toepassingsgebied

Een goed fietsbeleid omschrijft allereerst ondubbelzinnig wie recht heeft op een bedrijfsfiets. “Goede afspraken maken goede vrienden”, stelt Stéphanie Parrein, mobiliteitsexpert bij de hr-dienstengroep Liantis. “Het is dus belangrijk om het toepassingsgebied helder te bepalen. Komen alle medewerkers in aanmerking, of enkel bepaalde categorieën? De afbakening van de groep van rechthebbenden moet objectief zijn en mag niet discrimineren.”

Bedrijven kunnen overwegen pas vanaf een bepaalde anciënniteit de mogelijkheid te geven tot fietsleasing, om trouwe medewerkers te belonen. “Een bedrijf kan bijvoorbeeld bepalen dat medewerkers minstens één jaar in dienst moeten zijn”, illustreert Claire Possemiers, legal hr consultant bij SD Worx. “Sommige bedrijven leggen als instapvoorwaarde ook een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur op.”

De fietskeuze

Bepaal in uw beleid ook welke fietsen kunnen worden geleaset. Mag de werknemer eender welk type – een klassieke fiets, een e-bike of een speedpedelec – kiezen, of zijn de opties beperkt? Als werkgever kunt u bijvoorbeeld speedbikes uitsluiten om veiligheidsredenen. “Steps, hoverboards en skateboards komen nooit in aanmerking als geldige keuze in het systeem van de bedrijfsfietsen”, merkt Stéphanie Parrein op. “Zulke voertuigen genieten het voordelige (para)fiscale regime niet.”

“De werkgever mag eventueel een maximale bestelwaarde vastleggen”, weet Claire Possemiers. “Als dat maximumbedrag in het beleid vermeld staat, dan kan een werknemer daar niet van afwijken.” Er zijn meerdere redenen denkbaar waarom een bedrijf zo’n limiet zou bepalen: bijvoorbeeld om een zekere gelijkheid op de werkvloer te bewaren of om ervoor te zorgen dat werknemers na een brutoloonruil (zie verder) niet onder het sectoraal loonbarema terechtkomen.

Een helder fietsbeleid vermeldt ook welke accessoires worden meegeleverd. Denk aan een (gekeurd) slot, een helm of fluohesjes.

Belangrijk is dat in het beleid vermeld staat dat een bedrijfsfiets (deels) voor het woon-werkverkeer moet worden gebruikt worden. Alleen dan kan die worden beschouwd als een vrijgesteld voordeel waarop geen socialezekerheidsbijdragen of belastingen moeten worden betaald. Stéphanie Parrein: “De werkgever laat de werknemer dus bij voorkeur een verklaring op eer tekenen.”

De financiering

Duidelijke afspraken over de financiering zijn ook een must. De werkgever kan de fiets gratis ter beschikking stellen, maar evengoed met de werknemer afspreken dat die een eigen bijdrage moet leveren. “Meestal wordt er dan gewerkt met een heronderhandeling van het loonpakket”, zegt Stéphanie Parrein. “Het akkoord van de werknemer is essentieel. Weet ook dat het brutoloon nooit lager mag liggen dan het sectoraal voorziene baremaloon.”

“Werkgevers laten zich in het geval van een financiering door de werknemer het best juridisch adviseren”, waarschuwt Claire Possemiers. “We zien dat ondernemingen soms werken met een systeem van bruto-inhoudingen op het loon. Die werkwijze is juridisch niet correct, ook al gaat de werknemer daarmee akkoord. De correcte wijze is dat de werkgever en de werknemer een anders samengesteld toekomstig loonpakket heronderhandelen.”

“Het is cruciaal om transparant te communiceren over de berekening en het bedrag van de eigen bijdrage, alsook over de periode waarin die moet worden geleverd. De werknemer moet de beslissing om een gedeelte van zijn loon om te zetten in een bedrijfsfiets weloverwogen kunnen maken.”

Het is ook aan de werkgever om duidelijk aan te geven welke looncomponenten in aanmerking komen, en wat de impact is van een lager loon als vertrekbasis voor onder andere toekomstige loonsverhogingen, indexeringen en de berekening van de eindejaarspremie. Ook het feit dat een heronderhandeling van het loon gevolgen heeft voor de opbouw van de sociale rechten van de werknemer, zoals het pensioen, moet duidelijk worden aangegeven.

De fietsvergoeding

Vandaag bestaat er geen algemene – maar wel vaak een sectorale – verplichting om een vergoeding toe te kennen aan werknemers die met de fiets naar het werk komen. Vanaf 1 mei 2023 geldt die verplichting echter voor álle ondernemingen in ons land.

Vermeld het bedrag steeds in de fietsbeleid. Weet dat de wettelijke (van belastingen en sociale bijdragen) vrijgestelde vergoeding sinds 1 januari 2023 verhoogd werd van 0,25 naar 0,27 euro per afgelegde kilometer. De maximale afstand per dag bedraagt 40 kilometer heen en terug.

De spelregels

“De werknemer moet zich houden aan bepaalde spelregels van de leasingmaatschappij omtrent het gebruik van de fiets. Ook die vermelden werkgevers maar beter in het beleid”, merkt Stéphanie Parrein op. “De werknemer moet ervoor zorgen als een goede huisvader of -moeder, dient defecten en slijtage te melden, en moet aangifte doen bij de politie in geval van diefstal. Belangrijk is om alle procedures – ook bij schade of een ongeval – helder vast te leggen.”

Hoe zit het precies met het periodieke onderhoud, en wat is er bepaald op het gebied van herstellingen? Is de fiets gedekt door een verzekering? Zo ja, wat dekt de polis precies bij een defect, een ongeval, vandalisme of diefstal? Welke vrijstellingen zijn van toepassing, en worden die (geheel of gedeeltelijk) gecompenseerd door de werkgever? Is er in pechbijstand voorzien? Al die aspecten dienen eveneens verduidelijkt te worden in het fietsbeleid.

“Wees ook duidelijk over welke voorwaarden de verzekeringspolis oplegt”, adviseert Claire Possemiers. “Vaak moet een fietsslot aan bepaalde vereisten voldoen in het kader van de diefstaldekking. Mogelijk gelden er ook na te leven veiligheidsvoorschriften, zoals het dragen van een helm en fluorescerende kledij.”

Uit het fietsbeleid moet ook duidelijk blijken dat de werknemer zelf opdraait voor de betaling van verkeersboetes.

De schorsing

Werkgevers vergeten beter niet te melden wat er moet gebeuren met de bedrijfsfiets bij een schorsing van de arbeidsovereenkomst door langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte of bij moederschapsrust. Claire Possemiers: “Tijdens de periode van gewaarborgd loon heeft de werknemer het recht om zijn fiets verder te blijven gebruiken. Na die periode mag de werkgever hem vragen om de fiets tijdelijk in te leveren.”

“Werkgevers moeten werknemers in dat geval tijdig op de hoogte brengen”, adviseert Stéphanie Parrein. “Zo kunnen die zich voorbereiden op het verlies van hun vervoersmiddel. In het beleid kunnen werkgevers bijvoorbeeld opnemen dat ze ten minste een week op voorhand zullen communiceren wanneer en waar de fiets moet worden ingeleverd. Maar werkgevers kunnen ook een tussenkomst voor het gebruik van de fiets tijdens de schorsingsperiode bepalen, zodat de werknemer niet zonder vervoer komt te staan.”

Ten slotte moeten er duidelijke afspraken zijn over wat er gebeurt bij het einde van de leasingovereenkomst en bij een vroegtijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Kan de werknemer de fiets dan overkopen? Zo ja, tegen welke restwaarde?