Vanaf 1 januari moeten artsen overlijdens in Vlaanderen digitaal registreren. De aangifte wordt automatisch naar de uitvaartondernemer en de gemeente gestuurd. Dat moet tot een snellere opmaak van overlijdensakten leiden.
Na een overlijden moet een arts ter plaatse komen om de dood officieel vast te stellen. Vervolgens stelt hij een verklaring van overlijden op, die hij aan de uitvaartondernemer bezorgt. Die vult de documenten aan en maakt ze over aan de gemeente waar de persoon overleden is. Gebeurde dat in een andere gemeente dan waar de overledene gedomicilieerd was, dan moeten de documenten eerst naar diens thuisgemeente. De ambtenaar van de burgerlijke stand stelt op basis van de aangifte een akte van overlijden op. Die bezorgt hij aan de begrafenisondernemer, samen met een toelating voor de crematie of de begraving. Die toelating moet dan naar het crematorium of de begraafplaats. Aan een overlijdensaangifte gaat dus heel wat administratie vooraf.
Zo’n proces neemt al gauw vier tot vijf werkdagen in beslag. De Vlaamse regering heeft daarom beslist de aangifte van een overlijden te digitaliseren. Dat gebeurt via een platform dat de naam eLys draagt. De ‘e’ verwijst naar de elektronische aangifte, terwijl ‘Lys’ verwijst naar de Elyseese velden uit de Griekse mythologie.
Acht gemeenten – Aalst, Antwerpen, Gent, Leuven, Lier, Maldegem, Oostende en Tervuren – pionieren met het initiatief. Het platform wordt breed gedragen door de Vlaamse en federale overheid, de lokale besturen, de uitvaartsector en de artsen. Het technische deel werd ontwikkeld door Athumi, een Europees datanutsbedrijf dat veilige en ethische gegevensdeling tussen publieke en private partners mogelijk maakt.
Laatste wilsbeschikking
“De arts die het overlijden vaststelt, vult de overlijdensverklaring digitaal in via de webtoepassing”, klinkt het bij Athumi. “De gemeente ontvangt meteen de informatie voor de overlijdensakte en de toestemming tot begraving of crematie. Ook de uitvaartondernemer vult de nodige informatie aan, waarna hij de toestemming ontvangt. Crematoria en begraafplaatsen kunnen er eveneens de benodigde gegevens ophalen.”
De ambtenaar van de burgerlijke stand en de uitvaartondernemer kunnen via eLys ook nagaan of er een laatste wilsbeschikking is. Daarin heeft de overledene mogelijk aangegeven of die een uitvaartplechtigheid wenst, en begraven of gecremeerd wil worden. Hij kan daarin ook specificeren in welke gemeente hij begraven wil worden of wat er met zijn as dient te gebeuren na de crematie.
Doordat de laatste wilsbeschikking via eLys kan worden geraadpleegd, kan de overledene erop rekenen dat zijn uitvaart overeenstemt met zijn wensen. Een voorwaarde is wel dat hij die verklaring heeft laten registreren bij de dienst Burgerzaken van een gemeente, en daardoor ook automatisch in het Rijksregister.
Dat de verwerkingstijd van de overlijdensadministratie gehalveerd wordt, is goed nieuws voor de nabestaanden die een akte van overlijden nodig hebben.
Snel en foutloos
De digitalisering van de overlijdensaangifte moet het proces sneller, foutloos en transparanter maken. Volgens Vlaams minister-president Matthias Diependaele (N-VA) zal de administratieve vereenvoudiging de verwerkingstijd inkorten van vijf naar twee dagen. “Zo worden rouwende families maximaal ontzorgd op een moment waarop ze dat het meest nodig hebben”, zegt hij.
Leuven en Lier zijn de twee eerste gemeenten waar de aangifte van overlijdens sinds 1 november 2025 volledig digitaal kan. Het district Antwerpen volgt op 1 december. Vanaf 1 januari moet eLys verplicht worden gebruikt in elke Vlaamse gemeente.
Dat de verwerkingstijd van de overlijdensadministratie gehalveerd wordt, is goed nieuws voor de nabestaanden die een akte van overlijden nodig hebben. Die is bijvoorbeeld nodig voor het blokkeren of afsluiten van bankrekeningen, het stopzetten van automatische betalingen, het opzeggen of wijzigen van verzekeringen, het stopzetten van contracten en abonnementen, en het informeren van schuldeisers.
Aangifte van nalatenschap
Ook voor de aangifte van nalatenschap hebben nabestaanden een overlijdensakte nodig. In de meeste gevallen hebben ze daarvoor vier maanden de tijd (of langer na een overlijden in het buitenland of het verkrijgen van uitstel). Een aangifte van de nalatenschap kan zowel op papier als digitaal. Erfgenamen die de aangifte digitaal indienen, moeten dat doen via de Vlaamse webapplicatie ERFonline. Ze krijgen dan geen paginalang standaardformulier voorgeschoteld, zoals bij een papieren aangifte, maar negen gerichte vragen over de overledene en zijn vermogen. In functie van uw antwoorden wordt een aangifteformulier op maat samengesteld.
Hoe eenvoudiger het erfenisdossier, hoe eenvoudiger het aangifteformulier er dus uitziet. Was de overledene niet getrouwd, dan wordt niet gevraagd naar een huwelijkscontract of het gemeenschappelijke huwelijksvermogen. Bevat de nalatenschap geen onroerende goederen, dan vraagt de webmodule niet naar de geschatte waarde daarvan.
ERFonline begeleidt erfgenamen stap voor stap door het proces. Ze vinden er een antwoord op veelgestelde vragen en juridische termen worden uitgelegd. De webapplicatie geeft ook duidelijk aan welke gegevens verplicht moeten worden ingevuld. Dat moet de kans op fouten bij de aangifte kleiner maken, en dus ook de kans op een belastingverhoging.
Digitale kluis
Het Belgisch notariaat biedt met Izimi een gratis digitale kluis aan waarin burgers al hun vertrouwelijke en belangrijke documenten – zoals hun notariële akten, verzekeringspolissen en contracten – kunnen verzamelen en bewaren. In eerste instantie is de eigenaar de enige die toegang heeft tot zijn persoonlijke kluis, maar hij kan er wel voor kiezen om specifieke documenten te delen met bijvoorbeeld zijn partner, zijn kinderen of zijn notaris. Die externe toegang kan op elk moment worden gewijzigd of stopgezet.
U kunt ook instellen dat de inhoud van uw kluis bij uw overlijden wordt overgedragen aan uw erfgenamen of andere contacten. Dat kan in zijn geheel gebeuren, maar u kunt de kluisoverdracht ook beperken tot bepaalde documenten.
Sinds de update van september 2025 hebben officiële erfgenamen automatisch toegang tot de notariële akten in de Izimi-kluis van een overledene, zonder dat die daarvoor bij leven iets heeft hoeven te regelen. Dat maakt de afhandeling van de nalatenschap eenvoudiger. Als voorwaarde geldt dat de nabestaande in de akte of het attest van erfopvolging vermeld moet staan als ‘erfgenaam’ en dat hij in die hoedanigheid ingeschreven staat in het Centraal Erfrechtregister.