Administratie in tijden van physical distancing: van digitaal schade aangeven tot online contracten tekenen

Hoewel de coronamaatregelen beetje bij beetje versoepelen, is afstand houden de nieuwe norm geworden. Voor heel wat administratieve processen bestaan digitale alternatieven, die een fysieke verplaatsing overbodig maken.

Nu we fysieke contacten het best vermijden, zijn onlinetoepassingen meer dan ooit welkom. Banken waren de eersten die het loketbezoek vervingen door digitale tools. Ze hebben de afgelopen jaren zwaar ingezet op digitalisering. Via hun website kunt u vanop afstand onder meer saldo’s raadplegen, betalingen uitvoeren, domiciliëringen beheren, rekeningen openen, kredieten aanvragen en beleggen. Veilig inloggen kan met behulp van een kaartlezer, een digipass of de Itsme-app.

Ook verzekeringsmaatschappijen sprongen op de digitale kar. Stormschade aan uw woning of een ongeval aangeven, kan dikwijls via de website of een smartphone-app die de mogelijkheid biedt foto’s toe te voegen aan uw dossier. De beroepsvereniging Assuralia ontwikkelde Crashform, een applicatie die uw persoonlijke en verzekeringsgegevens verzamelt, zodat u die bij een aanrijding altijd bij de hand hebt.

Vergunningen en premies kunt u online aanvragen via de Premiezoeker van de Vlaamse overheid. Uw belastingaangifte kan elektronisch op Tax-on-web, een onderdeel van MyMinFin. U identificeert zich via uw eID (voor zover u een kaartlezer hebt) of Itsme. Via dat platform van de federale overheidsdienst Financiën krijgt u ook inzage in uw fiscaal dossier. Op MyPension beheert uw pensioendossier online (simulaties, studiejaren afkopen, pensioenaanvraag, …). Toegang tot uw medische gegevens kan via een Vlaams én een federaal platform.

Ook de gemeentelijke overheden hebben doorgaans een e-loket op hun website, waarin burgers en ondernemers terechtkunnen voor administratieve zaken. Ze kunnen daar tal van aangifteformulieren, getuigschriften en attesten downloaden. Ook het indienen van de ingevulde documenten kan vaak online, waardoor de afhandeling vlotter verloopt. En moet u tóch langs bij het gemeentehuis, dan kunt u daarvoor via het e-loket een afspraak maken.

Contracten ondertekenen

Contracten en overeenkomsten worden tegenwoordig vaak gemaild. De ontvanger print de bijlage dan af, ondertekent die, scant het onderschreven exemplaar in en verstuurt dat opnieuw naar de oorspronkelijke verzender.

Vindt u die werkwijze omslachtig? Probeer dan de gratis webdienst PDFescape eens. Wanneer u hier de bijlage (in pdf-formaat) naar het daartoe voorziene vak sleept, kunt u die via de optie Freehand optie makkelijk ondertekenen met uw computermuis. U hoeft het document dus niet meer af te drukken en nadien weer in te scannen. Het ondertekende resultaat downloadt u via de groene knop aan de linkerkant. Dat mailt u dan door naar de initiële verzender.

Ook de gratis software Adobe Acrobat Reader om pdf’s op uw computer te bekijken, biedt die mogelijkheid een document te ondertekenen. Apple heeft in het standaard Voorvertoning-programma op de Mac een gelijkaardige optie. Hiermee tekent u eenmalig uw handtekening met de vinger op het trackpad van uw laptop, of scant u die van een papiertje in met uw webcam. Vanaf dan kunt u de bewaarde signatuur altijd integreren in een document.

Wilt u uw handtekening digitaal bewaren op uw computer, zodat u die altijd bij de hand heeft in eender welke applicatie? Surf dan naar Online Signature en teken met uw muis of vinger uw handtekening in het daartoe voorziene kader. Het resultaat kunt u downloaden en op uw pc of laptop bewaren als grafisch bestand, om het daarna bijvoorbeeld in PDFescape of Microsoft Word te gebruiken.

Speciale webtoepassing

Adobe Acrobat Reader biedt u via Adobe Sign ook de mogelijkheid documenten in een professionelere context digitaal te ondertekenen, zelfs door meerdere partijen. Vergelijkbare Belgische initiatieven zijn SignHere, OK!Sign en Verifieer. De initiatiefnemer laadt het document op, voegt de contacten toe van de personen die hun handtekening moeten zetten, en bepaalt eventueel de volgorde. De andere partijen ontvangen een e-mail, waarin ze kunnen doorklikken om te ondertekenen. Dat kan vanop elk toestel met een internetconnectie.

De initiatiefnemer ontvangt automatisch de ondertekende documenten, volgt op elk moment hun status op, kan herinneringen sturen en beheert alle gebruikers online. De ondertekende bestanden blijven beschikbaar op het webplatform, in een afgeschermde omgeving. Goed om weten is ook dat al deze toepassingen in uw internetbrowser werken. Als gebruiker hoeft u dus geen software op uw computer te installeren. Gewoon inloggen op de website is voldoende.

U krijgt doorgaans de keuze uit meerdere signatuuropties: van eenvoudige ondertekeningen tot zogeheten ‘eIDAS’-handtekeningen die een wettelijke draagkracht hebben in de Europese Unie. Voor die laatste gebeurt de identificatie via uw eID (als u een kaartlezer hebt) of Itsme. Wilt u maximale juridische zekerheid over de geldigheid van uw handtekening én de garantie dat de inhoud van het document niet gewijzigd kan worden, dan is eIDAS de beste keuze.

Adobe Sign werkt met een abonnementsformule. U betaalt jaarlijks 145 euro voor maximaal 150 transacties (een document ondertekenen kost dus minstens 1 euro). Gratis uitproberen is wel mogelijk. SignHere vraagt 62,5 euro per maand voor 500 handtekeningen per jaar (dus minstens 1,5 euro per ondertekening). Bij Verifieer zijn de prijzen afhankelijk van het aantal partijen, de hoeveelheid handtekeningen en de duur van het contract. Bij OK!Sign koopt u credits voor een bedrag tussen 30 en 200 euro. De prijs per handtekening varieert zo tussen 0,5 en 1 euro.

Specifiek voor vastgoed

Vastgoedmakelaars mogen vanaf 11 mei weer plaatsbezoeken organiseren voor kandidaat-kopers. Maar het is tegenwoordig zelfs mogelijk vastgoed te kopen of te verkopen, zonder zich te verplaatsen. Via Biddit, een initiatief van de Belgische federatie van het notariaat, kunt u online bieden op een pand. U moet zich vooraf identificeren via uw eID of Itsme. Zowel de kandidaat-kopers als de verkopers krijgen een transparant zicht op de biedingen, maar enkel de notaris kan de namen achter elk bod zien.

Extra handig is dat u op Biddit automatische biedingen kunt instellen tot een maximumbedrag. Bovendien treedt de notaris op als veilingmeester, en garandeert zo de waarborgen en de juridische zekerheid van elke betrokken partij. De afhandeling van een vastgoedaankoop via die digitale weg kan al in enkele weken, en dat is veel sneller dan bij een klassieke verkoop.

Vroeger was bij een vastgoedverkoop een schriftelijk akkoord tussen de koper en de verkoper nodig. Vandaag volstaat een e-mail. De wet van 20 oktober 2018, die handelt over de verkoop van vastgoed via een elektronische overeenkomst, bepaalt de voorwaarden. Geeft de koper per e-mail zijn akkoord over een (tegen)bod, dan moet die mail voorzien zijn van een elektronische handtekening. De interpretatie hiervan is echter ruim: de koper mag ook zijn bod afdrukken, het document ondertekenen, opnieuw inscannen en doormailen naar de verkoper.

Ook voor de koopakte hoeft u zich niet meer te verplaatsen naar het notariskantoor. Tenminste, als de verkoper ermee akkoord gaat die vanop afstand te ondertekenen. Beide partijen kunnen een digitale volmacht verlenen aan een notariële medewerker. Dat gebeurt via een videoconferentie die de notaris opzet. Aan zo’n volmacht zijn geen extra kosten verbonden. Deze oplossing kan overigens ook voor andere notariële aktes gebruikt worden, bijvoorbeeld voor een schenking of de oprichting van een bedrijf.

Ook voor verhuur

De Vlaamse overheid verspreidde ook een document dat de impact van de coronamaatregelen op de verhuur van woningen toelicht. Daarin staat dat nieuwe huurovereenkomsten ook digitaal kunnen worden ondertekend. Met het oog op het vermijden van fysiek contact wordt aangeraden om het contract via een ingescande of digitale handtekening te bekrachtigen. Immoweb Docs is een volledig digitaal en gratis vastgoedverhuurplatform.

Wie een woning huurt, hoeft bovendien niet meer naar de bank om de huurwaarborg te regelen. Huurders kunnen die voortaan ook online storten via MyMinFin, het platform van de FOD Financiën. De Deposito- en Consignatiekas verwittigt de verhuurder wanneer de storting is gebeurd, en beheert de borg tijdens de gehele huurperiode. Weet ten slotte dat u bij sommige banken een gelijkaardige huurwaarborgrekening online kunt afsluiten. Die brengt zelfs een (minimum)rente op.