Iedereen kan nu een gratis digitale kluis hebben

Het Belgische notariaat heeft Izimi gelanceerd: een digitale kluis waarin u belangrijke documenten kunt verzamelen. Die kunt u zelfs in een beveiligde omgeving delen met uw naasten en nabestaanden.

Het notariaat kent dan wel een eeuwenoude traditie, de digitalisering van de afgelopen twintig jaar maakt zijn dienstverlening eigentijdser dan ooit. Initiatieven als MyBox (verzamelt gegevens over samenlevings- en huwelijksovereenkomsten), StartMyBusiness (vereenvoudigt de administratie bij de oprichting van een bedrijf) en Biddit (platform voor de onlineverkoop van vastgoed) illustreren de technologische vooruitgang. Met Izimi – spreek uit als ‘easy me’ is er sinds dit weekend nog een nieuwe webapplicatie. Volgend jaar volgt ook de smartphone-app.

Izimi is een digitale kluis waarin u uw persoonlijke, gevoelige en belangrijke documenten veilig kunt opbergen. Denk aan een kopie of scan van uw paspoort, uw diploma’s, uw huwelijksakte, documenten over de aankoop, lening of verzekering van uw vastgoed, waardepapieren, contracten met uw nutsleveranciers, aankoopfacturen, een overzichtje van uw bankrekeningen en wachtwoorden, enzovoort. De notarissen bieden deze kluis gratis aan, voor zover u de opslaglimiet van 200 megabyte niet overschrijdt. Die maximumgrens is niet bijzonder ruim, maar volstaat wellicht in veel gevallen.

Inloggen op Izimi kan met uw elektronische identiteitskaart, maar ook met de handige Itsme-app die u mogelijk al gebruikt voor andere webapplicaties. Na de korte registratieprocedure kunt u meteen documenten toevoegen. Die kunnen toegewezen worden aan diverse categorieën, waaronder ‘Mijn woning’, ‘Financiën’, ‘Professioneel leven’ en ‘Familie’. U kunt ze ook voorzien van labels, zodat u ze achteraf nog makkelijker terugvindt in ‘Mijn kluis’.

Vanaf begin 2021 zal u bovendien kunnen aangeven wat er met de documenten in Izimi moet gebeuren wanneer u komt te overlijden. Uw notaris kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat de inhoud van uw kluis dan aan uw erfgenamen wordt overgemaakt. Zo hoeven zij in die moeilijke periode niet te zoeken naar alle belangrijke paperassen. Het wordt op die manier voor hen ook eenvoudiger om aan de fiscus een overzicht te bezorgen van de goederen die u nalaat. Kortom: zo’n digitale kluis kan uw naasten en nabestaanden heel wat kopzorgen besparen.

Delen met anderen

Izimi maakt het zelfs mogelijk om uw documenten nu al op veilig te delen met anderen – zoals uw partner, uw kinderen of zelfs vrienden. Die voegt u op basis van hun e-mailadres toe in de rubriek ‘Mijn contacten’. Zij ontvangen dan een uitnodiging. “Deze manier van gekwalificeerde data-uitwisseling is veel veiliger dan het traditionele e-mailverkeer”, stelt Fednot, de federatie van notarissen. “We hebben de jongste jaren veel geïnvesteerd in de uitbouw van veilige digitale netwerken, omdat de communicatie tussen notarissen en burgers vaak hoogstpersoonlijk en privacygevoelig is. Daar plukken de gebruikers van Izimi nu de vruchten van.”

Vanaf begin volgend jaar wordt het ook mogelijk om persoonlijke documenten vanuit uw digitale kluis te delen met een notaris naar keuze. Deze informatie kan hem helpen bij de voorbereiding van uw dossier. “Wie bijvoorbeeld van plan is om te trouwen, kan zo de nodige papieren makkelijk aan zijn notaris bezorgen”, illustreert Fednot. “Zo kan die het huwelijkscontract vlot voorbereiden en al onderzoeken of er bijzondere aandachtspunten zijn. Hetzelfde geldt voor andere dossiers – zoals de verkoop van een woning, een echtscheiding door onderlinge toestemming of de oprichting van een vennootschap.”

“De burger behoudt steeds de volledige controle over wat er met zijn data gebeurt”, benadrukt Fednot. “Alleen híj beslist of hij de documenten in zijn kluis met anderen deelt, wanneer en met wie. Ook de notaris krijgt pas toegang tot één of meerdere documenten in de kluis na uitdrukkelijke toestemming van de burger.”

Andere aanbieders

Op MyMinFin, het onlineplatform van de FOD Financiën, vindt u al langer uw persoonlijke fiscale stukken terug in de afdeling ‘Mijn documenten’. Via de rubriek ‘Mijn woning’ kunt u hier ook uw onroerende eigendommen, akten en geregistreerde huurcontracten raadplegen. Het idee achter de Izimi-kluis is evenwel anders: u oploadt zélf alle documenten die u belangrijk vindt. Maar dankzij de link met het notariaat krijgt u via ‘Mijn akten’ ook toegang tot alle akten die u sinds 2014 voor een notaris ondertekende. U wordt daarvoor omgeleid naar de notariële aktebank NABAN.

Ook sommige banken bieden digitale kluizen aan hun klanten aan. KBC doet dat bijvoorbeeld voor de houders van een Plus-rekening, maar de kluis is alleen toegankelijk via de smartphone-app. Documenten delen met anderen kan via bijvoorbeeld WhatsApp of e-mail. BNP Paribas Fortis lanceerde met PaxFamilia een gelijkaardige afgeschermde ruimte voor vermogende klanten. Daarnaast bestaan er ook niet-bancaire initiatieven, zoals Safe in Heaven van de uitvaartverzekeraar Dela. En ook een digitale opslagruimte als Dropbox kunt u in principe sterk beveiligen tegen indringers.

Volgens de Fednot is de onafhankelijkheid van Izimi een belangrijke troef. “We onderscheiden ons van internetgiganten die allerhande persoonlijke data controleren in gigantische silo’s en van andere spelers die persoonlijke gegevens benutten voor commerciële doeleinden”, klinkt het. “De burger kan er vanop aan dat al zijn belangrijke documenten bij ons veilig achter slot en grendel zitten. Discretie is bovendien verzekerd: de inhoud wordt aan niemand doorgegeven: noch aan commerciële ondernemingen, noch aan de overheid.”

Blijf op de hoogte

De functies van Izimi worden in de loop van 2021 nog uitgebreid. In de toekomst zal u via dit kanaal bijvoorbeeld ook informatie kunnen inwinnen over relevante evoluties in de wetgeving. “Meer nog: wie zich hiervoor registreert, zal meldingen ontvangen van juridische ontwikkelingen die hem persoonlijk aanbelangen”, zegt Fednot. “Zo blijft u steeds op de hoogte en mist u geen belangrijke veranderingen die een impact kunnen hebben op bijvoorbeeld uw vermogen, uw familiale regelingen of de zeggenschap in het bedrijf waarvan u aandeelhouder bent.”