Wie een vennootschap wil oprichten, moet daarvoor in principe langsgaan bij de notaris. Een handtekening onder de authentieke akte is voor een aantal rechtsvormen vereist. In mei 2019 lanceerde het Belgisch notariaat evenwel de mogelijkheid om die formaliteit af te handelen via een videoconferentie. Daarbij verschijnt elke partij fysiek voor haar eigen notaris, maar hoeven de oprichters zich niet meer te verplaatsen naar één gemeenschappelijke notaris. Die oplossing is vooral interessant wanneer de betrokkenen ver van elkaar wonen.
...

Wie een vennootschap wil oprichten, moet daarvoor in principe langsgaan bij de notaris. Een handtekening onder de authentieke akte is voor een aantal rechtsvormen vereist. In mei 2019 lanceerde het Belgisch notariaat evenwel de mogelijkheid om die formaliteit af te handelen via een videoconferentie. Daarbij verschijnt elke partij fysiek voor haar eigen notaris, maar hoeven de oprichters zich niet meer te verplaatsen naar één gemeenschappelijke notaris. Die oplossing is vooral interessant wanneer de betrokkenen ver van elkaar wonen. In mei 2020 introduceerde het notariaat in volle coronacrisis de digitale authentieke volmacht. Daardoor hoeft u zelfs de deur niet meer uit om een vennootschap op te richten. Alle betrokken partijen geven dan in een videomeeting met de notaris een digitale authentieke volmacht aan iemand die fysiek aanwezig is bij de notaris. Vaak is dat een kantoormedewerker. De gevolmachtigde ondertekent namens zijn of haar opdrachtgever de oprichtingsakte op papier. Bijkomende kosten zijn er niet. Op 1 augustus volgt nog een nieuwigheid. Vanaf dan kunnen alle partijen via een videovergadering met de notaris de oprichtingsakte zélf op afstand digitaal ondertekenen. Dat is enerzijds het gevolg van de continue inspanningen van het Belgisch notariaat inzake digitalisering, en anderzijds een initiatief van minister van Justitie Vincent Van Quickenborne (Open Vld). Hij lanceerde een wetsvoorstel tot wijziging van het wetboek vennootschappen en verenigingen en van de wet op het notarisambt. Het doel: de omzetting van een Europese richtlijn over het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht. Onlangs keurde de ministerraad Van Quickenbornes voorstel goed. Daardoor wordt het vanaf deze zomer mogelijk authentieke oprichtingsaktes elektronisch te ondertekenen. De inhoudelijke vereisten, ingevoerd door het wetboek vennootschappen en verenigingen, veranderen niet. "De aanwezigheid van de notaris als onafhankelijk tussenpersoon is nog altijd vereist", zegt Jan Sap, de CEO van de notarissenfederatie Fednot. "Die blijft de best geplaatste persoon om de oprichters de meest geschikte rechtsvorm te helpen kiezen en de juiste statutaire bepalingen op te stellen." Voor de oprichting van een commanditaire vennootschap en een vennootschap onder firma hoeft u geen beroep te doen op een notaris. Daarvoor volstaat een onderhandse akte. Daarin kunnen de vennoten de statuten bepalen en alle afspraken vastleggen. De minimale oprichtingsvereisten en de kosten vormen dan een belangrijke troef tegenover bijvoorbeeld een besloten of een naamloze vennootschap, maar daartegenover staat wel de beperkte bescherming tegenover schuldeisers. Ook de oprichting van een vzw vergt geen tussenkomst van een notaris, maar het mag natuurlijk wel. Vergeet niet dat elke oprichtingsakte - notarieel of onderhands - binnen een periode van dertig dagen moet worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van de vennootschap. Betreft het een besloten, naamloze of coöperatieve vennootschap, dan zorgt de notaris voor de neerlegging. Dat kan nu elektronisch. Het notariaat heeft daarvoor de eDepot-applicatie ontwikkeld. Die kan ook worden gebruikt voor latere aanpassingen van de ondernemingsgegevens in de authentieke bronnen. De onderhandse oprichtingsaktes van een commanditaire vennootschap of een vennootschap onder firma (waarvoor geen notaris vereist is) moeten door de vennoten worden neergelegd. Zij kunnen die taak evenwel uitbesteden aan hun sociaalverzekeringsfonds, hun accountant of een notaris. In het geval van een vzw zijn ze doorgaans op zichzelf aangewezen, maar dan kunnen ze desgewenst gebruikmaken van eGriffie. Die webtoepassing van de federale overheidsdienst Justitie geeft burgers de kans de oprichtingsakte elektronisch neer te leggen. Een elektronische neerlegging is niet alleen gemakkelijk, ze versnelt ook het oprichtingsproces van de vennootschap of de vereniging. Daarmee gebeurt in één moeite zowel het indienen van het uittreksel uit de akte bij de griffie van de FOD Justitie, het inschrijven van de rechtspersoon in de Kruispuntbank van Ondernemingen als het opsturen naar het Belgisch Staatsblad voor de bekendmaking. Pas na de neerlegging bij de griffie krijgt de vennootschap of de vereniging rechtspersoonlijkheid en bestaat ze officieel.