Verder hoeft niet

Outlook uit Office 97 is een duivel-doet-al waarmee de gemiddelde thuis- en kantoorwerker een heel eind komt. E-mail, kalender, archief, planner… het zit er allemaal in en het komt er nog uit ook.

De grote vernieuwing in Microsoft Office ’97 is het controlepaneel Outlook, dat zowel de Exchange postclient van Windows 95 als de vroegere kalender/planner Schedule + vervangt. Daarmee is MS Office meer dan ooit een teamsoftware.

De nieuwe Outlook interface is gemodelleerd naar de Internet Explorer en oogt zeer esthetisch. Iconen lijken verlicht te worden als u er de cursor over schuift, takenbalken en zelfs menu’s kan u naar eigen goeddunken op het scherm plaatsen. Er is niet langer een verschil tussen een menubalk en een knoppenbalk. De twee keuzeformaten kunnen door elkaar op één balk staan.

ORDELIJK.

Outlook biedt een enorm veelzijdige omgeving, maar voldoende intuïtief en soepel om niet overdonderend te zijn. Basisvernieuwing in de suite is de verregaande integratie met de mogelijkheden van het Internet, ook in Outlook.

Het postvak is een verademing voor wie met de Exchange client van Windows 95 heeft gewerkt. Bij het intypen worden geadresseerden automatisch in de contactenlijst opgezocht, zodat u niet telkens de volledige naam hoeft te typen. Het uitzicht van de berichtenmappen is zeer configureerbaar. U kan nu bijvoorbeeld direct de eerste paar regels van een e-mail laten zien, direct naar een bijlage ( attachment) gaan zonder eerst het bijhorende bericht te moeten openen en een vlag instellen die aangeeft dat een bericht moet worden opgevolgd (wat toch iets gesofisticeerder is dan gelezen/ongelezen merkteken). IMAP4 wordt ondersteund, zodat u uw post selectief kan downloaden van de server. Andere nuttige nieuwigheden : uitgestelde verzending, automatisch wissen van een bericht op een bepaalde dag, automatisch beantwoorden wanneer u niet op kantoor is. Om de zaak overzichtelijk te houden, is er een systeem van filters, die views creëren op uw postbestanden. De AutoArchive-functie die in heel Outlook werkt, kan oudere items geleidelijk in archiefbestanden onderbrengen. Zoals overal in de suite wordt ook in dit e-mailprogramma automatisch een actieve URL gemaakt als u gewoon http:// intypt. U kan Word als vaste tekstverwerker voor uw e-mail installeren, tenminste, als u met de opstarttijd van dat programma kan leven.

Het takenscherm laat u deadlines zetten en controleren, de statusinformatie van een opdracht invoeren, prioriteiten bepalen, een omschrijving invoeren en hier komt het groupware-aspect met een klik op Taak in de takenbalk, de opdracht via e-mail aan iemand toe te wijzen. Met een tweede klik kan de taak ook naar het journaal worden overgebracht, zodat u een chronologie bewaart van uw activiteiten. U kan de takenlijst in de kalender oproepen.

Het adressenboekje van de contactmanager is een juweeltje door zijn doordacht gebruik van keuzevelden in combinatie met tabs. U kan het trouwens op een handig papierformaat afprinten. Per contact kunnen alle gebeurtenissen automatisch naar het journaal worden geschreven en terug opgeroepen zodat u met één klik een hele contactenhistoriek tevoorschijn kan roepen. De autodialler draait het nummer van uw correspondent en roept als u wil meteen het journaalvenster op, waar u uw nota’s kan invoeren. Even “timer” aantikken en u kan volgen hoe lang het gesprek duurt. Als u een bericht, vergadering of taak aanmaakt, kan Outlook daar zelf de naam en het e-mailadres van uw contact aan toevoegen. U kan ook direct naar een opgegeven webadres surfen.

De kalender bevat klassieke groepswerkfuncties, zoals het opzoeken van het eerste vrije uur van deelnemers aan een vergadering en een waarschuwing voor conflicterende afspraken. Aanvragen om een afspraak komen automatisch op uw kalenderscherm terecht. Groepswerk wordt verder vergemakkelijkt doordat u anderen rechten kan geven op Outlook-mappen, waardoor het team dan samen in publieke mappen kan werken. U kan er bijvoorbeeld uw gezamenlijke web-adressen in onderbrengen.

Outlook is tegelijk, voor documenten die met Office 97 zijn gemaakt, een documentverkenner, vergelijkbaar met de Windows Verkenner.

Als al deze functies u niet voldoen, dan is er nog de mogelijkheid om velden en formulieren op maat aan te maken. De echte handige Harry’s, die met Visual Basic for Applications overweg kunnen, mogen de mouwen opstropen. Zij kunnen met de gegevens van Outlook hele werkstromen opzetten.

VEELEISEND.

Besluit : Outlook is een zeer aantrekkelijk hulpmiddel voor uw persoonlijke productiviteit. Wat u wel zal tegenvallen, zijn de hardware-eisen van Office 97. Zelfs 32 megabyte geheugen is nipt en levert u nog geregeld “out of memory”-boodschappen op als u wat te veel functies open houdt. En zelfs de snelste 486 heeft moeite bij het schakelen tussen de taken van deze softwaremammoet. Terwijl window na window verdwijnt, kijkt u secondenlang op witte vlakken…

BNL

ESTHETISCHE INTERFACE Ondanks alle mogelijkheden, toch een vertrouwd gevoel.