Mag ik de mails van mijn werknemers lezen?

Werkgevers beseffen dat hun werknemers ook op de werkvloer recht hebben op privacy, maar het is logisch dat ze hun personeel nu en dan controleren. Menig werkgever weet niet of hij zich toegang mag verschaffen tot de e-mails van zijn werknemers. Een recente aanbeveling van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL) opent nieuwe perspectieven.Een werkgever die in het privé- e-mailverkeer van een werknemer neust, begeeft zich sowieso op glad ijs. Volgens de wet van 2005 over de elektronische communicatie mag zoiets alleen als een specifieke wettelijke basis het toestaat of oplegt of indien de betrokkenen vooraf toestemden. In de praktijk werd deze bepaling in de rechtspraak niet altijd eensluidend geïnterpreteerd, met als gevolg dat werkgevers niet meer wisten waar ze stonden.

In die context heeft de CBPL een niet-dwingende aanbeveling gepubliceerd met de bedoeling de kwestie uit te klaren. Die zegt allereerst dat het algemene recht van de werkgever om gezag uit te oefenen over de werknemer (wet van 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten) een voldoende wettelijke basis vormt om zich onder bepaalde voorwaarden toegang te verschaffen tot de inhoud van het e-mailverkeer. Ze raadt af om die toegang te rechtvaardigen door middel van toestemming van de werknemer, aangezien er tussen de werkgever en de werknemer een band van ondergeschiktheid bestaat.

De werkgever die de e-mails controleert, moet wel een gerechtvaardigd en vooraf bepaald doel nastreven, bijvoorbeeld ongeoorloofde of lasterlijke feiten voorkomen. Hij moet zijn personeel vooraf ook schriftelijk meedelen hoe er in de onderneming toezicht wordt uitgeoefend. Tot slot mag de controle niet systematisch gebeuren. Andere regels kunnen worden vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO nr. 81).

Tot slot pleit de CBPL voor concrete maatregelen om deze beginselen na te leven. In het eerste en meest gunstige scenario raadt ze de werkgever aan om via zijn ICT Policy te verbieden dat werknemers hun professionele e-mailadres gebruiken voor privédoeleinden. Volgens de CBPL moeten de werknemers in dat geval wel de toelating krijgen om op het werk een ander e-mailadres te gebruiken voor privédoeleinden. Besluit de onderneming dat het personeel zijn professionele e-mailadres ook mag gebruiken voor privédoeleinden, dan moeten er extra maatregelen worden genomen. Dit impliceert onder meer dat de werkgever een globale monitoring van het gegevensverkeer moet organiseren en zich enkel bij problemen toegang mag verschaffen tot de e-mails.

Ons advies aan de werkgevers is eenvoudig: stel een duidelijk en transparant ICT-charter op. Vooral omdat nu al duidelijk is dat de rechtbanken deze aanbeveling van de CBPL gunstig gezind zullen zijn.

Hebt u een vraag voor onze experts?

Stuur een e-mail naar expert@trends.be.

JURIDISCH Jonathan Guyz en Jan Dhont, advocaten bij Lorenz