De eerste vraag die u zich wellicht stelt, is: onder welke voorwaarden mag ik mijn beroepsonkosten eigenlijk aftrekken? Eén ding is zeker: zowel werknemers, zelfstandigen, gepensioneerden als werklozen mogen gegronde beroepsonkosten inbrengen. We zetten de vier voorwaarden waaraan deze onkosten moeten voldoen op een rijtje. Houd er rekening mee dat mensen die niet in België wonen alleen die kosten mogen inbrengen die exclusief betrekking hebben op hun belastbare beroepsinkomsten voor België.
...

De eerste vraag die u zich wellicht stelt, is: onder welke voorwaarden mag ik mijn beroepsonkosten eigenlijk aftrekken? Eén ding is zeker: zowel werknemers, zelfstandigen, gepensioneerden als werklozen mogen gegronde beroepsonkosten inbrengen. We zetten de vier voorwaarden waaraan deze onkosten moeten voldoen op een rijtje. Houd er rekening mee dat mensen die niet in België wonen alleen die kosten mogen inbrengen die exclusief betrekking hebben op hun belastbare beroepsinkomsten voor België.1. De kosten moeten echt verband houden met uw beroepHet spreekt vanzelf dat u geen onkosten mag aftrekken die u voor privé-doeleinden heeft gemaakt. Wanneer het om gemengde kosten gaat - kosten die deels privé en deels beroepsmatig zijn - dan moet u zelf bepalen voor hoeveel procent die onkosten professioneel zijn.Tot de gemengde kosten worden onder andere gerekend: huur, verwarming, verlichting, telefoon, water, onderhoud, herstellingen, en verzekering van gebouwen en meubels die gedeeltelijk dienst doen als winkel, atelier, kantoor enzovoort, en voorts als privé-woning worden gebruikt. Daarnaast ook het loon en de sociale lasten van personeel, zowel voor uw zaak als voor uw privé-woonst (huishoudster, schoonmaakster...) en onkosten (brandstof, onderhoud, verzekering, afbetaling...) van een auto die zowel voor beroeps- als voor privé-doeleinden wordt gebruikt.Een gouden raad: stel samen met uw belastingcontroleur een verdeelsleutel voor deze kosten op, zeker wanneer het gaat om onkosten die u voor de eerste keer inbrengt. Het bespaart u onaangename verrassingen zoals vervelende vragen, rechtzettingen van uw belastingaangifte enzovoort. Ook wanneer er zich een wijziging in uw beroepsactiviteit voordoet (de oppervlakte van uw winkel, atelier of bureau wordt kleiner, u gebruikt uw wagen minder voor beroepsdoeleinden) moet u met uw belastingcontroleur een nieuwe verdeelsleutel afspreken.2. De kosten moeten in de belastbare periode gemaakt of betaald zijnDit betekent dat de kosten in het kalenderjaar (werknemers, vrije beroepen) of in het boekjaar (handelaars) werden gemaakt of betaald, of dat die kosten betrekking hebben op liquide en vaststaande schulden en verliezen en ook als dusdanig zijn ingeboekt.Wat betekent dit? Liquide en vaststaande schulden en verliezen zijn kosten en verliezen waarvan duidelijk vaststaat dat ze bestaan en waarvan het bedrag op het einde van het kalenderjaar of het boekjaar bekend is. Dus niet de kosten en verliezen waarvan de aard en de omvang afhangt van nog niet vastgestelde voorwaarden, zoals een gerechtelijke uitspraak, een deskundigenrapport enzovoort.En wat is de belastbare periode? Voor werknemers en mensen in vrije beroepen komt de belastbare periode steeds overeen met het kalenderjaar. Voor handelaars daarentegen moet men een onderscheid maken tussen de twee volgende mogelijkheden. Ten eerste kan de boekhouding worden bijgehouden voor het kalenderjaar of wordt er geen boekhouding bijgehouden (bijvoorbeeld wanneer er wordt belast op basis van forfaitaire barema's). In dit geval komt de belastbare periode overeen met het kalenderjaar.Ten tweede kan de boekhouding worden bijgehouden op een andere manier dan voor het kalenderjaar. Het gaat dan om gevallen waarbij de boekhouding - met een balans voor meer of minder dan twaalf maanden - in de loop van het kalenderjaar wordt afgesloten. In dat geval komt de belastbare periode overeen met het boekhoudkundige jaar.3. De kosten moeten gemaakt zijn om belastbare inkomsten te verwerven of te behoudenDat betekent dat er een direct verband moet bestaan tussen de kosten en het verwerven of behouden van inkomsten, zoals afbetalingen van materiaal en werktuigen om de originele kostprijs te bepalen, kosten voor het regelmatig onderhouden van gebouwen, verzekeringen, advocatenkosten wanneer u een zaak inspant tegen een voormalig werkgever die u heeft ontslagen enzovoort.De kosten die ingebracht zijn voor een bepaald jaar, moeten echter niet noodzakelijk gemaakt zijn om voor dat jaar inkomsten te verwerven. Wanneer u bijvoorbeeld in december 2000 uw verkeersbelasting van uw bedrijfsvoertuig betaalt voor 2001, of de huur van uw winkel of kantoor voor het eerste trimester van 2001, dan mag u die kosten nog in 2000 aftrekken, ook al hebben ze betrekking op uw inkomsten voor 2001.Hierbij willen we ook de aandacht vestigen op een arrest van het Brusselse hof van beroep van 24 november 1995 dat stelt dat een verband tussen de kosten en de belastbare inkomsten volstaat. Belangrijke opmerking: wanneer u zich als jonge zelfstandige gaat vestigen, is het mogelijk dat u bij het opstarten van uw zaak hulp krijgt van ouders of grootouders die een deel van de onkostenfacturen betalen. Weet echter dat u kosten die door derden werden betaald níét kunt aftrekken.4. De kosten moeten zowel kwalitatief als kwantitatief te rechtvaardigen zijnU moet die rechtvaardiging kunnen aantonen door middel van bewijskrachtige documenten. Vergeet daarbij niet dat deze documenten alleen aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt, en niet noodzakelijk het beroepsmatige karakter ervan bevestigen (in geval van gemengde onkosten bijvoorbeeld).Maar welke stukken mag u als bewijskrachtige documenten beschouwen? Enkele voorbeelden zijn een factuur, een kwitantie in plaats van een factuur, rekeningen of ontvangstbewijzen (hotel, restaurant, garage, carwash, parking of benzinestation) of andere documenten die in de BTW-wetgeving zijn voorzien: een ontvangstbewijs wanneer dit verplicht moet worden afgeleverd (bijvoorbeeld door mensen in vrije beroepen) of ieder ander stuk dat is opgenomen in een wettelijke bepaling of reglementering. Let wel, dit lijstje is niet exhaustief.Moet u deze bewijsstukken bij uw belastingaangifte voegen, wanneer u uw beroepsonkosten inbrengt? Het aangifteformulier stelt alleen dat u een specifieke opsomming moet maken van de afgetrokken onkosten. Daarom kan u in geen enkel geval worden verplicht om bewijsstukken bij uw aangifte te voegen. U moet deze documenten echter wel kunnen voorleggen wanneer de belastingcontroleur die uw aangifte nagaat daarom vraagt.De staat zal uw Jaguar niet betalenU moet echter niet alleen nagaan óf u de kosten die u heeft gemaakt wel mag inbrengen. Uw belastingcontroleur heeft het recht om de aftrek van niet-noodzakelijke kosten te weigeren. Alleen normale kosten die op een redelijke manier als beroepsonkosten kunnen worden gerechtvaardigd, mogen van het belastbare inkomen worden afgetrokken.Daarom kan u dus geen onkosten aftrekken die u heeft gemaakt om u een zekere standing aan te meten of omdat u sociale contacten in hogere kringen zoekt. In de praktijk moet uw controleur aantonen dat de door u gemaakte kosten zowel op kwalitatief als kwantitatief vlak onredelijk zijn. Uw beroepsonkosten moeten dan ook recht evenredig zijn met uw belastbare inkomsten. De kwantitatieve motivatie moet worden geruggensteund door een of meer kwalitatieve criteria (waarbij rekening moet worden gehouden met de aard van uw beroep en met de inkomsten die de gemaakte onkosten kunnen genereren). Zo wordt het bijvoorbeeld als onredelijk beschouwd dat een beginnend stagelopend advocaat een Mercedes 300 als bedrijfswagen aangeeft, dat een kleine ondernemer met een Jaguar rijdt enzovoort. Het hof van beroep van Bergen besliste op 14 april 1995 dat onkosten als onredelijk worden beschouwd wanneer ze niet noodzakelijk zijn voor het verwerven of behouden van het belastbare inkomen. Ons advies? Maak vóór u uw belastingaangifte invult een afspraak met uw belastingcontroleur. Het kan u een hoop miserie besparen.Amid Faljaoui