Handleiding voor een vlotte bedrijfsverhuizing

Nog op zoek naar besparingen? Dan is de verhuizing van uw bedrijf naar een goedkoper of efficiënter pand zeker het overwegen waard. Bedenk wel dat zo’n bedrijfsverhuizing een grondige voor-bereiding vergt. Trends helpt u op weg.

Een halve afdeling die het twee dagen zonder computers moet stellen. Een collega die na drie weken en vier ‘voorlopige oplossingen’ nog altijd op zijn definitieve werkplek wacht. Een dossierkast (met inhoud!) die op de tweede in plaats van op de derde verdieping terechtkomt. Verhuisperikelen uit het bedrijfsleven gegrepen.

Er kan bij een bedrijfsverhuizing veel mislopen en nogal wat bedrijven moeten dat tot hun scha en schande vaststellen. Volgens KrisDegroote, projectmanager bij het vastgoedadviesbureau DBAssociates, wordt de complexiteit van een verhuizing heel vaak onderschat. “Misschien omdat de verhuizing het einde is van een lang traject,” zegt hij. “Want tussen de beslissing om te verhuizen, het zoeken van een geschikte locatie en het effectief herlokaliseren gaat meestal veel tijd over.” Degroote begeleidde onder meer Sony, het EuropeseParlement en ABN– Amro bij hun recente verhuizingen.

1.De voorbereiding: kernteam samenstellen en gegevensbeheer opstarten

Verhuizen is teamwerk. De eerste opdracht bestaat er dan ook in om een team (de stuurgroep of het kernteam) samen te stellen dat de hele operatie zal coördineren en beheren. En meteen duikt er ook al een eerste moeilijkheid op: wie wordt er opgenomen in dat select clubje? Je mag je daarbij verwachten aan enig lobbywerk van de verschillende afdelingen. Elke afdeling heeft immers zo zijn eigen verwachtingen en belangen bij een verhuizing. “Om die gevoeligheden en noden goed in te schatten, gaan we in de voorbereidingsfase verschillende mensen uit het bedrijf interviewen,” legt Kris Degroote uit. “Maar bij het samenstellen van het kernteam kijken we in eerste instantie naar de gegevens die we nodig hebben. Want in een grote verhuizing is gegevensbeheer van cruciaal belang. Meestal komen we dan vooral terecht bij mensen van de facilitiesafdeling en van IT. In een later stadium kunnen daar ook nog mensen van communicatie of human resources bij komen.”

Over welke gegevens gaat het? Alles wat een antwoord biedt op de vraag wat en wie moet er van waar naar waar verhuisd worden. Dus data over meubilair, lokalen en kantoormateriaal, personeelsgegevens (werknemerslijst, business units, afdelingen…), bekabeling enzovoort.

En hoe beheren? “Gecentraliseerd,” antwoordt Kris Degroote gedecideerd. “Alle betrokken partijen geven hun deel van de data aan een centrale datamanager en ontvangen de voor hen nuttige data van de andere partijen. Je moet absoluut vermijden dat iedereen met iedereen data begint uit te wisselen. Want dan zit je met overlappende bestanden, dubbele codes, informatie in verschillende programma’s… Kortom, je creëert op die manier een spaghetti van informatiestromen waar niemand nog zijn weg in terugvindt.”

2.De inventarisatie

Logisch vervolg op de voorbereiding van het gegevensbeheer is het invoeren van de gegevens oftewel de inventarisatie van wat en wie er verhuisd moet worden. In sommige bedrijven is die informatie – dankzij een goed continu beheer – gewoon voorhanden. Handig, want dan moet er in deze fase niet veel meer gebeuren dan een controle. Zo niet kan er met een minimum- of een maximumscenario gewerkt worden: minimum betekent een inventarisatie louter gericht op de verhuis, maximum houdt in dat er een duurzaam inventarisatie-instrument wordt gecreëerd. “Als je weet dat elk jaar de helft van de werknemers in een organisatie een interne verhuizing meemaakt, is zo’n maximumscenario toch wel een overweging waard,” merkt Kris Degroote op. Een heel handige en snelle inventarisatiemethode is werken met barcodes en barcodelezers.

3. Verhuisscenario’s opmaken en vergelijken

Voor het opstellen van verschillende verhuisscenario’s vertrekt DBAssociates van zogenaamde ondeelbare eenheden: welke groepen van mensen ga je samen verhuizen? Werk je verdieping per verdieping, per team, per afdeling? En wie komt er dan eerst aan de beurt? Behalve puur praktische overwegingen speelt natuurlijk ook de impact op de ‘normale’ werking van het bedrijf daarbij een belangrijke rol. En een en ander moet je ook afwegen tegen de kostprijs. “Het is een sterk business-gerelateerde oefening,” weet Kris Degroote. “In sommige bedrijven is het absoluut ondenkbaar dat de dagelijkse activiteiten worden onderbroken. Je bent dan wel verplicht om ‘s nachts of in het weekend te werken, wat natuurlijk de kostprijs opdrijft.”

4. De verhuisplanning

De verhuisplanning geeft aan wie wat moet doen op welk moment. Het is een onmisbaar instrument om chaos te voorkomen. En ook om het tijdverlies te beperken. Want hoe vaak zou het niet gebeuren dat de mensen die pc’s moeten aansluiten met hun vingers staan te draaien omdat de verhuizers diezelfde pc’s nog aan het inladen zijn. Het is ook belangrijk dat je de verhuisplanning goed op tijd verdeelt aan alle (derde) partijen. En waak er ook over dat al die partijen de planning ook grondig nakijken zodat ze eventueel nog kunnen wijzen op een onrealistische timing.

5. De verhuiscoördinatie en nazorg

Een verhuizing zonder onverwachte problemen is een utopie. “Daarom dat er de tijdens de verhuizing een single point of contact moet zijn,” aldus Kris Degroote. Voorzie ook duidelijke signalisatie want zowel voor de verhuizers als voor de gebruikers is het een nieuw gebouw. En denk niet dat de verhuizing gedaan is zodra alles ‘ter plaatse’ is. De mensen moeten hun weg nog vinden in het nieuwe gebouw en de nieuwe opstelling. Het is daarom nuttig om nog gedurende enige tijd een centraal aanspreekpunt te behouden. Zorg ook voor controle: staat alles op de voorziene plaats? “Want,” zegt Kris Degroote, “je ziet heel vaak dat mensen al snel zelf de boel gaan reorganiseren, omdat ze bijvoorbeeld aan het raam willen zitten. Dat kan voor verwarring zorgen of tot discussies met de collega’s leiden.”

Laurenz Verledens