Communiceren in de cloud

Ondanks de concurrentie van moderne alternatieven blijft de telefoon een belangrijk communicatiekanaal in de bedrijfswereld. Maar de cloud is in opmars.

Anno 2014 werken bedrijven almaar meer in de cloud. Ze ruilen traditionele software in voor virtuele varianten, en bewaren hun gegevens online in plaats van op lokale servers. Die evolutie leidt meestal tot een aanzienlijke kostenbesparing en tot minder zorgen voor de IT-afdeling. En ondernemingen lijken stilaan ook het pad van cloudcommunicatie in te slaan, en hun goede oude telefooncentrale te vervangen door een virtueel alternatief.

“Cloudcommunicatie is een oplossing waarbij de eindgebruiker telefonie als een dienst afneemt”, legt Kathleen Cools, sales & marketing manager van telecompartner Hexacom, uit. “Dat gebeurt volgens het ‘pay as you use’-principe. De gebruiker beschikt niet langer over een eigen telefooncentrale, maar gebruikt licenties die op een externe dataserver gehost worden. De enige vereiste is een internetconnectie.”

Kabeltjes in een kast

“De tijd van de klassieke telefooncentrale met de kabeltjes in een kast achter de receptioniste is voorbij”, zegt consultant Frits Wilmink van de aanbieder van telecomoplossingen Mitel. “Telefonie is geëvolueerd van hardware naar software. Die software wordt meestal geïnstalleerd op een server die zich niet eens binnen de bedrijfsmuren hoeft te bevinden. Hij is bovendien toegankelijk vanaf iedere plek met een internetaansluiting: op de werkvloer, maar net zo goed bij de werknemer thuis.”

Liefst 15 procent van de respondenten uit de jaarlijkse enquête van de professionele informaticagebruikersorganisatie Beltug heeft zijn telefooncentrale al uitbesteed. Nog eens 21 procent denkt erover om dat te doen.

“Kleinere bedrijven kiezen meestal voor een public cloud, waarbij de communicatiesoftware op de servers van de externe dienstverlener met anderen wordt gedeeld. Grotere firma’s (zoals het merendeel van de Beltug-respondenten, nvdr) opteren vaker voor een private cloud, waarbij de clouddiensten aangeboden worden via een ICT-infrastructuur die enkel voor hen toegankelijk is”, zegt Wilmink.

“Cloud voice is de toekomst van de communicatie”, bevestigt Marc Bauchant, managing director van publiekecloudaanbieder VoXX. “Het biedt minstens dezelfde functies als een geavanceerde telefooncentrale, maar dan zonder de zware investering, het onderhoud en de technische hoofdbrekens. Bovendien is er een maximaal gebruiksgemak: een gesprekspartner is bereikbaar via één nummer, ongeacht of die zich in de buurt van zijn pc, laptop, smartphone of tablet bevindt. Meer nog: hij bepaalt zelf wanneer en via welk toestel hij bereikbaar is. Op die manier is telefoneren in de cloud een gedroomd antwoord op de Bring Your Own Device-trend, waarbij werknemers almaar vaker hun persoonlijke mobiele toestellen gebruiken op het werk.”

In plaats van een forse investering bij de start van het project, betaalt een bedrijf een maandelijks bedrag per gebruiker. Bovendien laat het cloudmodel toe de mogelijkheden af te stemmen op het profiel en de noden van de medewerkers, telkens gekoppeld aan een aangepast tarief. “Dat resulteert in lagere en voorspelbare operationele kosten”, zegt Frits Wilmink van Mitel. “Een bijkomend voordeel is dat alle kosten op een overzichtelijke manier weergegeven worden op één factuur. Transparantie is dus troef.”

Volledige keuzevrijheid

De flexibiliteit van een telefooncentrale in de cloud uit zich volgens Kathleen Cools van Hexacom ook op andere manieren. “Als gebruiker geniet je een volledige keuzevrijheid, zowel voor de technologie als voor de telecomoperator”, zegt ze. “Daarnaast bepaal je zelf welke functies geactiveerd moeten worden. De installatie, de implementering en het onderhoud ervan vergen bovendien geen zware hardware-investeringen of gespecialiseerd personeel. Interne expertise is dus niet vereist. Het beheer van de gebruikers en de telecomfunctionaliteiten verloopt simpelweg via een internetbrowser.”

“Ook de gebruikers zelf hoeven niet te vrezen voor ingewikkelde communicatiemodules. Ze kunnen rekenen op een consistente gebruikersinterface en gebruikservaring, ongeacht het toestel. Daardoor zijn opleidingen voor het gebruik ervan meestal overbodig. Een extra pluspunt is het feit dat je altijd beschikt over de nieuwste versies: updates en upgrades die inbegrepen zijn in het cloudabonnement, gebeuren automatisch. Ten slotte kan je rekenen op een veiligheidsgarantie dankzij onder andere een continu gescreende privacy policy, hosting in premium datacenters, regelmatige back-ups en een beproefde en gecertificeerde technologiearchitectuur.”

Voor elk bedrijf

De ondernemingen hebben blijkbaar wel oren naar die argumenten. Een studie van het onderzoeksbureau MarketCap naar het marktpotentieel voor cloud voice bij bedrijven toont aan dat 42 procent van de kleine en middelgrote ondernemingen interesse heeft in de basismogelijkheden. Ruim een derde van de ondervraagden ziet nut in extra functionaliteiten zoals instant messaging, voicemail en unified messaging in de cloud. Eén op de vier kmo’s zou bovendien een volledige integratie van mobiele toestellen weten te appreciëren.

“Communiceren in de cloud biedt een opportuniteit voor alle bedrijven”, zegt Marc Bauchant van VoXX. “Zowel voor de grotere ondernemingen die al over een telefooncentrale beschikken, als voor kleinere bedrijven en start-ups die snel en zonder technische zorgen over een telecomoplossing willen beschikken.”

ROEL VAN ESPEN