Afgelopen weekend kregen de bezoekers van Werchter Boutique en TW Classic te maken met heel wat verkeersellende. Voor en na de festivals in Werchter zat het auto- en fietsverkeer zo goed als vast. Volgens Stijn Snaet van de koepelorganisatie Event Confederation kan artificiële intelligentie een oplossing zijn om inzicht te krijgen in hoe mensen zullen reageren, om als eventsorganisator een veiliger en betere event aan te bieden.
“Ik denk niet dat de mensen van Werchter zeer gelukkig zijn met het transportverhaal van vorig weekend. Dat wil een organisator niet”, zegt Stijn Snaet, de woordvoerder van Event Confederation, de koepelorganisatie van de evenementensector. Volgens hem is het tijd om als sector meer in te zetten op artificiële intelligentie (AI) om zulke situaties te vermijden. “Met AI kun je een beter zicht krijgen op de verkeersstromen en de drukte. Dat zou een positieve impact hebben op de veiligheid en de ervaring van bezoekers.”
Lees verder onder de video
Vlaams minister van Innovatie en Economie Jo Brouns (cd&v) beaamt het nut van artificiële intelligentie voor de eventsector. “Niets zal de komende jaren meer impact hebben dan de opkomst van artificiële intelligentie. Er is bijzonder veel potentieel om op grote events de risico’s zo veel mogelijk te beperken en de situatie sneller te ontzenuwen. Onze eventsector moet daarin blijven innoveren.”
Maar de eventsector hinkt behoorlijk achterop in digitale innovatie. Opdat eventbedrijven aan de slag kunnen gaan met artificiële intelligentie, moeten ze eerst vorderingen maken op het gebied van data en digitalisering. Daar hebben veel bedrijven nog een weg af te leggen.
De koepelorganisatie Event Confederation en Hogent hebben het onderzoeksproject AI4Events gelanceerd. Daarmee willen ze bekomen dat AI-toepassingen de weg naar de eventsector vinden. Ze hebben een roadmap gecreëerd waarmee eventorganisatoren digitale en AI-tools kunnen screenen om daar vervolgens mee aan de slag te gaan.
“Er zijn heel weinig bedrijven die systematisch data verzamelen. Met data kun je voorspellingen maken, maar zonder werkt je op buikgevoel”, aldus Katrien Meert, onderzoekspromotor van AI4Events. “We hebben heel wat huiswerk gedaan, heel wat AI-providers gecontacteerd om een soort handleiding te maken met tools die al op de markt zijn en toepasbaar kunnen zijn voor de eventsector. De bedoeling is de sector een duw te geven om gebruiksvriendelijk digitale en AI-tools te integreren in zijn eventprocessen.” Het blijft aan de evenementorganisators om op het platform te bekijken welke tools relevant zijn voor hen en of die investering ook de moeite is.
No-shows
ChatGPT en AI-beelden worden al gebruikt in de sector, maar er is veel meer mogelijk. “Er zijn nog tal van ruimere toepassingen”, aldus Stijn Snaet, de woordvoerder van Event Confederation. Zo is er een prototype van een AI-tool dat het aantal no-shows voorspelt. “Daarmee kunnen evenementbedrijven het aantal mensen die zich inschrijven maar niet komen opdagen voorspellen, wat hen toestaat daar in het planningsproces op te anticiperen”, zegt Geert Van Boven, lector IT & marketing en copromotor van het onderzoeksproject.
Bovendien kan artificiële intelligentie ingezet worden om repetitieve taken over te nemen. “Het automatiseren van tijdrovende taken kan niet alleen de schaarse arbeidskrachten vrijmaken voor beleving, het kan ook kosten besparen”, geeft minister Brouns aan.
Naast de toenemende productiviteit in de sector, zouden bedrijven met het gebruik van AI ook hun duurzaamheid kunnen verbeteren. Zo zijn er AI-tools voor een efficiënte catering. “Vandaag bestellen we ook eten voor mensen die uiteindelijk niet opdagen. Op een klein evenement is de impact daarvan miniem. Maar als op een evenement van 200 mensen bijvoorbeeld een vijfde niet komt, dan is er te veel personeel, zijn de kosten te hoog en gaat al dat eten de vuilbak in”, zegt Snaet. “Met artificiële intelligentie kunnen we consumenten op een duurzamere manier eten aanbieden, en kunnen we veel efficiënter onze centen gebruiken, wat ook voor de consument beter is.”
