Efficiënter omgaan met e-mail: ‘Zet alle notificaties af’

Om onze werkdag zo doeltreffend mogelijk in te richten, moeten we leren bewuster om te gaan met onze mailbox. Luc Chalmet, auteur van ‘Mijn inbox is vol’, schreef een boek tjokvol tips om opnieuw orde in de chaos te brengen. Trends Style biedt u een fragment aan.

Binnenkomende e-mails zorgen voor een constante instroom aan nieuwe taken en taakjes. De meeste zijn niet erg belangrijk, zeker niet in vergelijking met die belangrijke taken die bovenaan onze to-dolijst staan. Laat je je toch verleiden om deze mails te pas en te onpas voorrang te geven, dan duw je belangrijk werk opzij voor onbelangrijk werk. Het gevolg is dat het belangrijkste werk blijft liggen of niet tijdig wordt afgehandeld. Dat is niet erg professioneel. Toch is de gewoonte om ons veel te laten afleiden door onbelangrijke taakjes eerder regel dan uitzondering.

Om ons denkend brein zo efficiënt mogelijk te laten werken, handelen we onze e-mail daarom bij voorkeur af in geïsoleerde tijdsblokken. Tijdens die mailblokken focus je je slechts op één taak: het afhandelen van de mails in je inbox. Hoe minder afleiding, hoe beter. Weersta de neiging om even je WhatsApp te checken, een Facebookberichtje te sturen of snel met je collega het weer te bespreken. Dat kan later; nu gaat al je aandacht naar je inbox en naar niks anders.

Het omgekeerde is net zo belangrijk. Ben je met een belangrijke taak bezig, dan is het checken of beantwoorden van mails in je inbox uit den boze. Zet dus in ieder geval alle notificaties af: geluiden, pop-ups, trillingen of envelopjes. In de meeste e-mailprogramma’s kun je trouwens kiezen om offline te werken. Dan is er nog wel de mogelijkheid om oude mails te checken, naar het intranet of internet te surfen of je agenda te raadplegen zonder dat er nieuwe mails binnenkomen. Wie durft, kan nog een stap verder gaan. Waarom niet geregeld Outlook, Lotus Notes of Gmail compleet sluiten?

Alle middelen zijn goed om de verleiding te weerstaan. Toch zijn bovenstaande adviezen maar een eerste stap. Het uiteindelijke doel is dat je de instinctmatige reflex afbouwt om steeds opnieuw te checken. Pas wanneer je verlost bent van die verslaving en je in staat bent om de verbindingen met de buitenwereld geregeld kortstondig door te knippen, optimaliseer je de kracht van je werkende brein.

Hoeveel e-mailtijdsblokken?

Nu we weten hoe ons brein functioneert, beseffen we ook dat we ons werk grondig moeten reorganiseren. We werken in afgebakende blokken, met tussendoor korte rustpauzes waarin we het brein op adem laten komen. Maar hoe vaak mogen we dan nog met e-mail bezig zijn? Hoeveel van die dagelijkse blokken mogen we besteden aan het screenen en afhandelen van nieuwe berichten? Hoe lang mogen we de afzender van een e-mail in het ongewisse laten?

Het antwoord is simpel: dat hangt af van je functie en de inhoud van je werk. Een forensisch medewerker die in een moordzaak op zoek moet naar huidschilfers, haren of bloedspatjes in een berg textiel uit de wasmand van het slachtoffer, hoeft wat mij betreft de hele dag zijn inbox niet te openen. Hoe langer en geconcentreerder hij door de microscoop kan turen, hoe beter. Zijn kerntaak is boeven en moordenaars ontmaskeren.

Werk je op de online-helpdesk van een internetretailer en krijg je voortdurend hulpvragen binnen van klanten die iets bestellen? Dan kun je maar beter snel reageren. Maar ook dan geldt: als je klant A helpt, moet klant B even wachten. Wie twee klanten tegelijk van dienst wil zijn, zal beiden op het einde van de rit langer aan het lijntje hebben gehouden. Het lijkt klantvriendelijk om veel ballen tegelijk in de lucht te houden en alle klanten tegelijk aandacht te schenken, maar je aandacht per klant verwatert. Vaker gaan kijken is dus geen probleem, maar focus je wel op de afhandeling van één mail tegelijkertijd voordat je naar de volgende mail overstapt.

Hoe dan ook, als je e-mailapplicatie continu openstaat en je altijd heel snel reageert op binnenkomende mails, dan zijn die individuele e-mailsessies telkens heel kort. Het aantal e-mailsessies ligt dan in de lijn met het aantal e-mails of notificaties die je ontvangt. Als je vijftig nieuwe e-mails per dag ontvangt, dan is het best mogelijk dat je meer dan twintig keer per dag je inbox bekijkt en behandelt. Dan zet je zelf je kerntaken dus ook even frequent even stop om met e-mail bezig te zijn.

Zodra je voor jezelf hebt bepaald hoeveel blokken wenselijk zijn, moet je gericht naar dat aantal toewerken. Maak een schema waarop je aangeeft hoe vaak en wanneer je je inbox wilt openen. Zet er concrete uren bij en blokkeer die periode in je agenda. Probeer tot slot die afspraak met jezelf na te komen…

Ervaring leert dat deze aanpak heel wat mensen bijzonder zwaar valt. De eerste dagen protesteert je brein heftig. Je instinct pruttelt tegen, probeert je te verleiden met de meest uiteenlopende tactieken en rampscenario’s. Misschien krijg je een positief antwoord op die belangrijke offerte? Mogelijk stelt de grote baas zelf jou precies nu een vraag en laat je hem wachten…? Toch maar effe checken, even maar. Voor je het weet, trap je in die val en ben je weer vertrokken.

Probeer, experimenteer en leer … Welk ritme van e-mailtijdsblokken is haalbaar en realistisch? Tot hoever kun je afbouwen zonder aan communicatieve kwaliteit in te boeten? Waar ligt een aanvaardbaar evenwicht tussen productief, creatief, kwaliteitsvol en effectief en efficiënt reageren? Dat kan van persoon tot persoon verschillen en kan afhangen van de rol binnen de organisatie waarin je werkt. Onderzoek geeft aan dat drie tot vier maal per dag je e-mail behandelen gemiddeld de meeste efficiëntie oplevert.

Hoe lang duurt een e-mailtijdsblok?

Hoe lang dergelijke tijdsblokken duren is afhankelijk van je e-mailinstroom en het werk dat eraan gekoppeld is. Veel mensen die e-mails sturen en je daarin aanspreken (to:) verwachten een antwoord. Dat betekent wat extra werk voor jou, het is een taak die aan deze e-mails verbonden is.

Ons advies: als je je inbox opent, werk je door tot die helemaal leeg is en alle mails zijn weggewerkt. Voor de meeste mensen klinkt dat als een onmogelijke opdracht. Toch is het een haalbare kaart en vraagt het voor de gemiddelde mailer zelden meer dan een halfuurtje per sessie. Daarna zijn dan alle nieuw binnengekomen e-mails sinds de vorige e-mailsessie behandeld of hebben ze een plaats gekregen.

Never check e-mail in the morning

De Amerikaanse auteur Julie Morgenstern (Never Check E-mail in the Morning, Fireside, New York, 2004) raadt af je ochtend te beginnen met het checken van je e-mail. E-mail is een van de meest tijdverslindende bezigheden in de moderne werkomgeving. Ook Morgenstern vindt dat we de momenten waarop we met e-mail bezig zijn maar beter aan banden kunnen leggen. Ze maakt het onderscheid tussen ‘dashes’, belangrijke taken die een tijd en een hoge concentratie vragen, en ‘dots’, dikwijls minder belangrijke taken die weinig van ons brein vragen en snel afgewerkt kunnen worden. De termen ‘dashes’ en ‘dots’ komen uit de morsecode, en staan voor onze ‘strepen’ en ‘punten’, zoals …/—/…, de morsecode voor de letters S O S (SAVE OUR SOULS), de internationale oproepcode voor hulp.

Morgenstern gaat erg ver met haar adviezen. Zoals de titel van haar boek al aangeeft, suggereert ze om e-mail de eerste uren van de dag links te laten liggen. Dit geeft een enorme boost aan je productiviteit. ‘s Ochtends ben je uitgerust, fris van geest en kun je de meest vruchtbare en creatieve uren investeren in je dashes, de belangrijke taken die veel concentratie vragen. Door de dag zo te beginnen, kom je in een heel ander ritme: je hebt je dag meer onder controle en na een uur zijn al een of meer belangrijke kerntaken helemaal afgehandeld. Je voelt je zelfzekerder en meer tevreden. Toestaan dat e-mail je aandacht opeist, is toegeven dat anderen je tijd in beslag komen nemen. Het afblokken van e-mail in de ochtend moet totaal zijn om veel resultaat te hebben: absoluut niet spieken welke mails al zijn binnengekomen. Een ijzeren discipline dus om het eerste uur van de dag geen e-mail toe te laten, maar aan je dashes te werken!

Om maximaal te profiteren van dit e-mailvrije eerste werkuur van de dag, is het advies om al aan het einde van de vorige werkdag te plannen wat je dit eerste uur wilt doen. Kies zelf uit je to-dolijst welke taken het meest relevant of het meest urgent zijn. Pak die vervolgens als eerste op. Dat zet je in de steigers voor het eerste uur van de volgende werkochtend zonder op dat moment nog te moeten denken: waar ga ik dit eerste e-mailvrije uur aan werken? Kies vooraf de meest waardevolle, dringende of kritische taak waarvan je opgelucht zult zijn als deze af is. Voltooi die belangrijke taak met veel focus en intensiteit tijdens dat eerste uur en je dag kan niet meer stuk.

Deze raad van Morgenstern mag dan controversieel zijn, er zijn veel verklaringen die haar stelling bevestigen en weinig of geen die de stelling tegenspreken. Natuurlijk vraagt het veel discipline en doorzettingsvermogen. Maar je plukt al vanaf dag één de vruchten van deze nieuwe aanpak en geniet vervolgens meer van de hele werkdag. Je hebt die dag immers waardevol werk verzet! Een gevoel dat je nauwelijks of nooit krijgt van het dots-werk van e-mails behandelen.

Probeer het zelf eens. Neem straks een post-it en noteer het belangrijkste werk voor de volgende dag. Morgenvroeg blijf je van je inbox af en je start met de uitvoering van dat belangrijke werk. Houd vol: een kwartiertje is op dag één al een prestatie. Bouw vervolgens langzaam op. Langzaam maar zeker ontdek je dat dit de sleutel is tot een efficiëntere werkdag. Ben je eenmaal zover dat je het hele eerste ochtenduur zonder e-mail doorbrengt, dan heb je je doel bereikt. Je rendement op je werk krijgt een flinke boost.