Een duik nemen in je mailbox is meestal allesbehalve ontspannend. In het boek ‘Mijn inbox is vol’ geeft auteur Luc Chalmet advies over om de chaos te beperken.
Het beantwoorden van enkele mails mondt regelmatig uit in een ware veldslag met enkel verliezers. De teller die aangeeft hoeveel ongelezen berichten nog op ons wachten, bestaat in heel wat gevallen uit minstens drie cijfers en in december lijkt de inbox zero die we ons met Nieuwjaar voornamen wel héél ver weg.
Luc Chalmet was professor aan de VUB en houdt zich tegenwoordig bezig met het optimaliseren van bedrijfsprocessen. In zijn boek Mijn inbox is vol schrijft hij over hoe we bedachtzamer kunnen omgaan met ons e-mailbeheer. Wat blijkt: je mailbox organiseren is een karwei, maar je boekt er wél tijdswinst mee.
In uw boek schrijft u dat mails een dreiging kunnen vormen, zowel voor ons welzijn als voor de manier waarop we functioneren op het werk. Wat bedoelt u daar precies mee?
LUC CHALMET: Als je je e-mailbeheer niet onder controle hebt, blijft je mailbox maar aandikken. Dat wordt na een tijd heel overweldigend en zorgt voor stress. Uit onderzoek blijkt zelfs dat er cortisone, de stof die stress veroorzaakt, vrijkomt wanneer we onze mailbox openen. Als dat voor een lange tijd aansleept, kan je zelfs ‘s nachts wakker worden om te piekeren over mails die je nog niet hebt beantwoord. Dat is natuurlijk ongezond.
Maar op een foute manier met onze inbox aan de slag gaan, maakt ons ook niet productiever.
Het organiseren van je inbox voelt in het begin misschien aan als bijkomend werk, maar van zodra je het systeem beet hebt, is het een verademing.
CHALMET: Dat klopt. Het is een zeer slechte gewoonte om je constant door je mails te laten storen, maar dat geldt ook voor andere applicaties. Het is veel efficiënter om te werken met strak afgebakende tijdsblokken waarin je e-mails afhandelt. Dat zijn tijdsblokken van een kwartier of een halfuur, afhankelijk van hoeveel mails je dagelijks krijgt en hoe responsief je daarop moet zijn. Meestal zijn mails niet bedoeld om binnen een kwartiertje af te handelen. Daar hebben we andere middelen voor. Het is belangrijk om je tijdens die tijdsblokken enkel op je mails te concentreren, maar dat geldt dus ook omgekeerd: op andere momenten mag je je niet laten storen door je mailbox.
Rond nieuwjaar nemen heel wat mensen zich voor om een inbox zero na te steven. Is het überhaupt realistisch om geen enkele ongelezen mail te laten staan?
CHALMET: Het is een goede methode om er op het einde van de dag voor te zorgen dat je mailbox leeg is. Leeg zijn betekent dat je elke mail die binnenkomt een plaats hebt gegeven. Je hebt hem ofwel weggegooid, doorgestuurd, of bewaard en ingepland voor later. Door die handelingen te doen, zorg je ervoor dat de mails niet in je inbox blijven rondslingeren.
Een goede mailbox instellen is dus een werk van lange adem.
CHALMET: Het is een proces dat je inderdaad continu moet verbeteren. Enkel zo krijg je je inbox proper. Begin bijvoorbeeld al eens met het volledig leegmaken van je mailbox door alle oude mails naar een archiefmap te slepen. Alle e-mails die je vanaf dat moment binnenkrijgt, begin je netjes te catalogeren en te automatiseren. Ik werk zelf ook vaak met tags om mails die over hetzelfde onderwerp gaan te bundelen.
Dat klinkt ook als behoorlijk wat werk. Haal je er uiteindelijk nog tijdswinst uit?
Ik laat mijn werkmail niet meer binnenlopen op mijn smartphone. Er zijn genoeg andere middelen waarmee mensen je snel kunnen bereiken.
CHALMET: Het doet, echt waar, wonderen. In het begin voelt het af en toe aan als bijkomend werk, maar wanneer je het systeem beet hebt, is het een verademing. Kenniswerkers zitten gemiddeld 25 procent van de tijd in hun mailbox. Elk beetje tijdswinst dat je daar kan boeken, is mooi meegenomen. Ik vind het ongelofelijk dat we zo vaak met mails bezig zijn, maar dat zo weinig mensen er een opleiding voor volgen.
En wat met werkmail die onophoudelijk binnenloopt op onze smartphones?
CHALMET: Ook dat is nefast. Ik doe er zelf ook niet aan mee. Er zijn genoeg andere middelen waarmee mensen je snel kunnen bereiken om een antwoord te krijgen. Het is aan ons om te beslissen hoe we met deze communicatiemiddelen omgaan. Daarom pleit ik voor een e-mailbeleid binnen organisaties waarin afspraken gemaakt worden over hoe er moet worden omgegaan wordt met mail. Daarin kan duidelijkheid geschept worden over wanneer en hoe we mails zo efficiënt mogelijk moeten opstellen om balast te voorkomen.
