Vanaf 2026 mogen bedrijven elkaar enkel nog elektronisch facturen toesturen, als een UBL-bestand via het Peppol-netwerk. Ben je nog niet klaar om naar die manier van werken over te stappen? Dan is het essentieel dat je daar nu meteen mee begint. Geert Grauls, expert e-facturatie bij softwareontwikkelaar Exact, legt uit waarom.
Sinds mei 2025 stappen almaar meer bedrijven over op elektronische facturatie via Peppol. Maar nog niet iedereen is er klaar voor. Cijfers van softwareontwikkelaar Exact laten zien dat nagenoeg 55% van de kmo’s nog niet de nodige stappen ondernam. “Dat zien we onder meer aan het aantal facturen dat onze klanten via Peppol verzenden en ontvangen”, vertelt Geert Grauls.
“Het aantal uitgaande facturen neemt per kwartaal met nagenoeg 50% toe, het aantal binnenkomende facturen zelfs met bijna 90%. In totaal stapte al ongeveer 45% van onze klanten, veelal kmo’s, over op e-facturatie via Peppol. Dat is uitstekend nieuws, maar het betekent ook dat zo’n 55% nog niet klaar is voor e-facturatie.”
Waarom wachten geen goed idee is?
De deadline voor elektronische facturatie ligt vast op 1 januari 2026. Maar als te veel ondernemingen tot het allerlaatste moment wachten om naar e-facturatie via Peppol over te stappen, riskeren ze alsnog de deadline niet meer te halen. Jazeker, e-facturatie activeren en je aanmelden bij het Peppol-netwerk is met een paar muisklikken gedaan. Maar er is er wel wat meer tijd nodig om je medewerkers te trainen en leveranciers en klanten te informeren.
Als je als bedrijf vanaf 2026 geen elektronische facturen kan verzenden én ontvangen via Peppol, riskeer je bovendien een stevige boete: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij een derde. “De overheid last een gedoogperiode van drie maanden in, maar dat is geen vrijgeleide om te wachten”, zegt Geert Grauls. “Tegen dan willen je leveranciers op hun beurt ook jouw bedrijf elektronisch facturen toesturen. Wachten is ronduit bad for business.”
Verplicht, maar ook voordelig
Toch hoeft de verplichte overstap op e-facturatie helemaal geen slecht nieuws te zijn. “Integendeel”, gaat Geert Grauls verder, “elektronisch factureren via Peppol biedt veel voordelen. Zo moet je de e-facturen niet meer manueel verwerken. Software, zoals Exact Online, leest de facturen automatisch uit. AI doet zelfs een voorstel voor de boeking. Ga je daarmee akkoord en komt hetzelfde type factuur vaak terug, dan kan Exact Online die facturen ook volledig automatisch inboeken.”
“Elektronische facturen moet je niet meer manueel verwerken. Je bespaart dus enorm veel tijd.”
Geert Grauls, expert e-facturatie bij Exact.
Werk je met een accountant, dan ontvangt die alle facturen naargelang ze binnenkomen en buitengaan, opnieuw automatisch verwerkt in zijn bedijfssoftware, zoals die van Exact. De accountant krijgt dus niet langer alle facturen op het laatste nippertje, net voor de btw-aangifte. “Elektronische facturen raken ook sneller betaald, omdat je er vaak een betaallink bij ontvangt. En je bent zeker dat de factuur goed aangekomen is, daar krijg je een notificatie van.”
Waarom dus nog talmen?
Dat klinkt allemaal interessant, en toch wachten sommige bedrijven nog af. “Inderdaad. Deels omdat ze denken dat ze nog tijd hebben, maar ook omdat ze drempels ervaren.” Dat blijkt uit de KMO Barometer, waarin Exact begin dit jaar 510 Belgische kmo’s bevroeg. “Ze hebben het dan over technische uitdagingen (38%), de benodigde tijd en investering (36%) en weerstand bij klanten of leveranciers (33%).”
Overstappen kan nochtans makkelijk, aldus Geert Grauls. “Exact Online biedt bijvoorbeeld standaard gebruiksvriendelijke elektronische facturatie aan. Dus nadat je de juiste software hebt gekozen en je je op Peppol hebt geregistreerd via itsme, kan je meteen aan de slag. In korte trainingsvideo’s geven we alle nodige uitleg. Met alle verdere vragen kan je terecht bij ons supportteam, op onze site of in onze kennisbank. Dus ja, waarom nog wachten?”
Starten met e-facturatie via Exact? Maak er nu werk van.