Vanaf 1 januari 2026 mag je als btw-plichtig bedrijf je facturen voor andere bedrijven alleen nog digitaal versturen via het Peppol-netwerk. Een vervelende verplichting? Of een kans om tijd te winnen? We namen de proef op de som bij Lab9, de grootste Apple-specialist voor bedrijven en consumenten in ons land.
Geert Coolman en Stefaan Seye richtten Lab9 op in 1993. “We begonnen als een specialist die helpt digitaliseren in de grafische sector”, vertelt CFO Anthony Carlier. “We deden dat eerst voornamelijk met producten van Apple en Adobe, maar vandaag ook met Microsoft.”
In 2007 opende de onderneming haar eerste Lab9-winkel, in Kortrijk: een winkel met alle producten en accessoires van Apple. Doorheen de jaren bleef het bedrijf groeien. Een reeks overnames maakte van Lab9 de grootste Apple Premium Reseller in België, met momenteel 31 winkels, verspreid over het hele land. Tegelijk blijft ook het b2b-luik groeien onder de naam Lab9 Pro.
Almaar meer gedaan krijgen met het bestaande team
De grote uitdaging bij zo’n groeiverhaal ligt volgens Anthony Carlier voor de hand. “Hoe krijg je alle financewerk geklaard met het bestaande team, terwijl de werklast bij iedere nieuwe overname blijft toenemen?”
“Het geheim zit in de automatisering van de facturatie”, vertrouwt de CFO ons toe. “We sturen elektronische facturen uit via het Peppol-netwerk”. Daar heeft Lab9 intussen al geruime tijd ervaring mee. “We hebben namelijk veel overheidsklanten. In de samenwerking met overheidsdiensten is elektronische facturatie al langer verplicht.” Die manier van werken breidt op 1 januari uit naar alle btw-plichtige Belgische bedrijven.
Advies van een ervaringsdeskundige
Vroeger gebruikte Lab9 een eigen oplossing, gebaseerd op technologie uit de grafische sector. “Tegenwoordig automatiseren we nog meer, en hadden we behoefte aan een professionele oplossing. We factureren nu met de software van Exact en ontvangen en verzenden facturen via Peppol.”
“Wat de belangrijkste voordelen zijn? Het valt enorm op dat klanten niet langer vragen een factuur een tweede keer te sturen. Dankzij Peppol komt elke factuur namelijk honderd procent zeker bij het juiste bedrijf en de juiste contactpersoon terecht. Ook het feit dat je facturen niet meer via de post of e-mail moet verzenden, is makkelijker en efficiënter.”
“E-facturatie laat toe heel wat tijd te besparen.”
Anthony Carlier, CFO bij Lab9
Facturen via Exact versturen verloopt trouwens eenvoudig. “Onze medewerkers zien meteen of het bedrijf al Peppol gebruikt en vinken dan aan dat de verzending via Peppol mag gebeuren.” Exact herkent verder vanzelf ook alle info van binnenkomende facturen. “Het pakket doet dan een voorstel van boeking, dat je vervolgens goedkeurt of automatisch laat goedkeuren. Daarna boekt Exact de factuur automatisch.”
Verplichting biedt ook opportuniteit
“De stap naar e-facturatie biedt een kans, dat is zeker”, benadrukt Anthony Carlier. “E-facturatie laat toe heel wat tijd te besparen, zeker in combinatie met de juiste software die je heel wat uitvoerend werk uit handen neemt. In die mate zelfs dat het bestaande financeteam de verdere groei van het bedrijf kan blijven ondersteunen.”
Meer weten? Ontdek hier de mogelijkheden van e-facturatie voor jouw bedrijf.
Lees ook: