Launched by Securex
Uitbreiding over de landsgrenzen heen is een lovenswaardige ambitie en staat vaak synoniem voor groei en kansen. Maar voor Belgische ondernemingen houdt de aanwerving of tewerkstelling van een medewerker in het buitenland veel meer in dan gewoon een arbeidsovereenkomst sluiten. Wie denkt dat enkele simpele aanpassingen volstaan, kan al snel verstrikt raken in een complex administratief kluwen waarin meerdere rechtsbevoegdheden betrokken zijn.
Laetitia Teugels, Business Manager International Employment Services bij Securex, kent de problematiek maar al te goed. Ze stelt dagelijks vast dat internationale projecten de Belgische ondernemingen een flinke kater kunnen opleveren als ze onvoldoende rekening hebben gehouden met de wettelijke verplichtingen . Voor Securex is het voor het welslagen van een internationale opdracht, of deze nu tijdelijk of van lange duur is, onontbeerlijk drie fundamentele pijlers te analyseren en te coördineren: het socialezekerheidssysteem, het belastingstelsel en het arbeidsrecht.
Maar met de complexe reglementering is het best mogelijk dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom geeft Securex je hier vijf onmisbare tips mee om je internationale expansieplannen te doen slagen.
Goede voorbereiding als vaccin tegen administratieve paniek
Een gebrek aan voorbereiding is de meest voorkomende fout. Het gebeurt dan ook vaak dat Securex als redder in nood wordt opgeroepen voor projecten die al aan de gang zijn. Een typisch voorbeeld: een Belgisch bedrijf werft een Franse commercieel medewerker aan, die uitsluitend in Frankrijk zal werken met een Belgisch contract en aangesloten is bij de Belgische sociale zekerheid. “Maar aangezien de persoon in Frankrijk werkt, valt de hele samenwerking onder de Franse wetgeving”, waarschuwt Laetitia.
Een gebrekkige administratieve kennis veroorzaakt aanzienlijke vertraging in dergelijke projecten. De registratie van de werkgever kan in bepaalde landen flink wat tijd vergen. En voor een niet-Europese werknemer die naar België komt werken, duurt de procedure voor de verwerving van de gecombineerde vergunning wettelijk vier maanden, maar in de praktijk kan deze termijn tot zes maanden oplopen. Deze traagheid “brengt natuurlijk veel stress teweeg voor de werkgever, maar ook voor de werknemer, die geen loon ontvangt.” De oplossing is tweeledig: “enerzijds anticipatie en een dossier dat van bij de start volledig en waterdicht is en anderzijds proactieve communicatie met de overheid om de voortgang op te volgen”, benadrukt Laetitia.
Drie wettelijke pijlers
Internationale mobiliteit vereist een grondige analyse van het socialezekerheidssysteem, het belastingstelsel en het toepasselijke arbeidsrecht. Het is dan ook nodig deze drie elementen te verifiëren vooraleer van start te gaan. De meeste fouten hebben te maken met sociale zekerheid. Niet-naleving van de regels kan leiden tot geen dekking, de verplichting om bijdragen te betalen in twee landen of regularisatie met terugwerkende kracht. En opgepast: controles zijn schering en inslag, vooral in sleutelsectoren zoals transport, horeca en arbeidersberoepen.
Verborgen kosten van fiscale optimalisatie
Het belastingstelsel is cruciaal en de werknemer betaalt in principe belastingen in het land waar hij fysiek werkt. Met salary split kan de werknemer zijn belastingen optimaliseren (splitsing van de belastinggrondslag tussen meerdere landen, zodat hij onder een lagere belastingschijf valt) en is het bovendien mogelijk de personeelskosten te delen wanneer er meerdere werkgevers zijn. Dit systeem is echter contraproductief wanneer het wordt opgelegd door fiscale overeenkomsten zonder voordelen voor de enige werkgever wanneer deze zijn arbeidskosten niet met een buitenlandse zusteronderneming kan delen. In dit geval wegen de voordelen niet op tegen de administratieve rompslomp (langer, ingewikkelder en aan strengere regels onderworpen betaalproces) en de kosten. Om dit scenario te vermijden, moeten prestaties in het buitenland worden beperkt of verboden, tenzij als instrument om talent te behouden.
Communiceren
Een wijziging van de werktijden (bijvoorbeeld een overschakeling van 80/20 naar 50/50 werken in twee landen) kan het hele wettelijke kader omgooien en gevolgen hebben voor de “drie sterke pijlers die de internationale mobiliteit omkaderen”. Werkgever en werknemer moeten communiceren en op deze gevallen anticiperen in de arbeidsovereenkomst. De werknemer moet “bijhouden wanneer hij fysiek aanwezig is in elk land dat hij bezoekt om zich in te dekken bij een eventuele belastingcontrole”, licht Laetitia toe. “Als het oorspronkelijke werkrooster niet wordt nageleefd, kan het best zijn dat de werknemer voor de scherven moet opdraaien”.
Rekening houden met de menselijke en culturele aspecten
Een goede voorbereiding is de beste bescherming tegen onaangename verrassingen. Bij internationale mobiliteit komt heel wat meer kijken dan enkel de wettelijke aspecten: de werkgevers moeten ook rekening houden met de culturele en de menselijke factoren. Securex helpt hen bij de coördinatie van al deze stappen, van de aanwerving tot de belastingaangifte, om te verzekeren dat alles perfect ‘matcht’ tussen de betreffende landen.
De prioriteit van elke ondernemer is het succes van zijn onderneming. Slim groeien zet je op de weg naar je North Star. Wil je graag meer weten? Volg dan The North Stars.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Securex, leverancier van HR-diensten en partner in ondernemerschap. Wil je weten waaraan je moet voldoen om internationale tewerkstelling tot een goed einde te brengen? Schakel experts in.
Wil je graag meer weten? Ontdek de gids over Internationale tewerkstelling.
