Vanaf 1 januari 2026 is het verplicht om voor een transactie tussen bedrijven een elektronische factuur te sturen. En nee, een pdf mailen volstaat niet. Hoe maak je van die verplichting een opportuniteit?
Over goed een half jaar mag je als btw-plichtige onderneming een ander bedrijf geen papieren factuur meer sturen via de post. Ook een e-mail, met daarbij een factuur in pdf, volstaat niet meer. De nieuwe regel is duidelijk: b2b-facturen stuur je vanaf 1 januari 2026 enkel nog als een UBL-bestand, na registratie op het Peppol-netwerk.
Ben jij er nog niet klaar voor?
Dan ben je niet alleen. “De overstap naar de nieuwe werkwijze verloopt langzaam”, zegt Geert Grauls, expert bij bedrijfssoftwarespecialist Exact. Uit de nieuwe KMO Barometer van Exact blijkt dat amper 14% van de kmo’s al e-facturatie gebruikt. “Dat is best verontrustend”, vervolgt Geert, “want zo loop je het risico dat je op 1 januari 2026 niet klaar bent en dus geen b2b-facturen meer kan versturen – terwijl dat uitermate bedrijfskritisch is.”
Iedere btw-plichtige moet trouwens op e-facturatie overstappen: van grote bedrijven tot eenmanszaken. “Dus zowel ondernemingen die hun boekhouding zelf voeren, als bedrijven die een externe accountant inschakelen. Je moet elektronisch facturen kunnen uitsturen en ontvangen, daar gaat het om.”
Opportuniteit
“Jazeker, het is een verplichting, maar wel één die ook kansen biedt”, benadrukt Geert Grauls. “Uiteindelijk geldt voor iedereen die onderneemt hetzelfde: je wil snel én correct werken, ook bij het opstellen en versturen van facturen. Elektronische facturatie maakt exact dat mogelijk, met minimale inspanning en zo weinig mogelijk risico op kostelijke fouten.”
“De voordelen van e-facturatie wegen duidelijk door.”
Geert Grauls, Customer Support Director Exact België
Exact integreert e-facturatie via Peppol standaard in Exact Online. “Je kan er elektronisch facturen mee verzenden en ontvangen in het UBL-bestandsformaat, na je registratie op het Peppol-netwerk. Die registratie verloopt trouwens heel makkelijk via itsme.”
Tijd winnen = geld winnen
Voer je zelf je boekhouding in Exact Online? Dan kan je binnenkomende elektronische facturen automatisch laten verwerken. “Geïntegreerde AI doet een voorstel voor de boeking. Ga je daarmee akkoord en is het een factuur die regelmatig terugkomt? Dan verloopt de boeking daarvan voortaan vanzelf, tenzij je ze toch liever eerst laat goedkeuren. Dat kan natuurlijk ook.”
Mooi meegenomen is dat je via Exact een retourbericht kan sturen na de ontvangst van een e-factuur. “Als ontvanger deel je de factuurstatus met de afzender tijdens het boeken en het eventueel goedkeuren van aankoopfacturen.”
Gedaan met piekmomenten
Werk je met een externe accountant? “In dat geval ontvangt die alle aankoop- en verkoopfacturen naargelang ze binnenkomen en buitengaan, opnieuw automatisch verwerkt in zijn Exact-software”, vertelt Geert Grauls. “De accountant krijgt zo niet langer alle facturen pas op het laatste nippertje, net voor de btw-aangifte. De verwerking van de elektronische facturen verloopt bovendien veel sneller en preciezer. Het scannen van papieren facturen behoort finaal tot het verleden.”
Wie een elektronische factuur ontvangt, krijgt daar een bericht van, met de uitnodiging de factuur meteen te vereffenen. Exact voorziet in het bericht een geïntegreerde betaalknop. “Ook dat biedt een voordeel”, besluit Geert Grauls. “Want die facturen zijn gemiddeld binnen de zeven dagen betaald. De elektronische factuur draagt zo ook bij aan je gezonde cashflow.”
Je facturatieproces vandaag al een efficiëntie boost geven? E‑facturatie is standaard beschikbaar in elk Exact Online-pakket.