Personeelsadministratie vraagt bij veel kmo’s nog heel wat manueel werk, met data die zich verspreid bevinden over allerhande systemen. Dat kan stukken efficiënter en goedkoper, door in te zetten op automatisering.
De klassieke wijze waarop veel kmo’s vandaag hun personeelszaken regelen, werkt misschien wel, maar vraagt ook veel tijd. En erg handig is het meestal niet. In welke map of welk bestand zit nu weer dat ene document of dat ene gegeven dat je nodig hebt? Het is telkens weer een tijdrovende – en dus dure – zoektocht.
Financiële drijfveer
“De keuze om hr te automatiseren heeft vaak ook een financiële drijfveer”, zegt Stefaan Janssen, verantwoordelijk voor hr-software bij Exact. “Uit onze KMO Barometer, waarin we begin dit jaar 510 Belgische kmo’s bevroegen, bleek dat kostenbesparing de grootste zakelijke uitdaging is voor 40% van hen. Een gemiddelde bediende kost jaarlijks makkelijk 10.000 euro aan personeelsadministratie. Als je 10% van het routinewerk automatiseert, bespaar je dus al snel 1.000 euro per werknemer per jaar.”
Voordelen en voorbeelden
Naast die kostenbesparing zijn er nog veel andere voordelen. “Administratieve processen verlopen veel efficiënter als je ze digitaliseert, centraliseert en automatiseert,” zegt Stefaan Janssen. “Dat geldt zeker ook voor hr.” Een sprekend voorbeeld is onboarding. “Bij de aanwerving van een nieuwe medewerker komt heel wat kijken. Je nieuwe kracht moet het arbeidscontract tekenen, je moet gegevens en documenten uitwisselen, en vervolgens dien je allerlei praktische zaken te regelen.”
“Wanneer je al die taken vanuit een digitaal hr-platform uitvoert, verlopen die processen niet alleen sneller, je hoeft nadien ook geen informatie meer bij elkaar te zoeken. Alles is meteen centraal beschikbaar. Het systeem wijst de bijhorende taken bovendien automatisch toe. Iets over het hoofd zien, gebeurt dus niet meer.”
Automatisering maakt het leven van de hr-professional én van de medewerker makkelijker
Meer tijd voor wat écht telt
Onboarding is maar één van de vele processen die baat hebben bij digitalisering. Denk aan loonadministratie, prestatieopvolging of het beheren van opleidingen. Een centraal platform ondersteunt al die processen op een gebruiksvriendelijke en geautomatiseerde manier.
Door repetitieve taken te automatiseren, krijgen hr-medewerkers meer ruimte voor strategisch werk en persoonlijke begeleiding. “Je creëert een omgeving waarin hr-professionals graag werken en waarin ze kunnen bijdragen aan de groei van medewerkers”, aldus Stefaan Janssen.
Ook medewerkers profiteren mee
Niet alleen hr-teams, maar ook de andere medewerkers halen voordeel uit digitalisering. Via een app kunnen ze bijvoorbeeld zelf vakantiedagen aanvragen, ziektebriefjes uploaden of onkosten registreren. Alle documenten zijn beschikbaar op één centrale plek.
“Zo neem je werk uit handen van hr en verhoog je tegelijk de betrokkenheid van medewerkers”, zegt Stefaan Janssen. “Hr-professionals krijgen bovendien in één oogopslag inzicht in personeelsdata en trends binnen de organisatie. Dat maakt rapporteren aan de directie sneller en vollediger.”
Een grote stap? Niet noodzakelijk
Voor wie denkt dat digitalisering complex is: dat hoeft niet zo te zijn. “Je hoeft geen IT-kennis te hebben om met software, zoals Exact Officient aan de slag te gaan”, stelt Stefaan Janssen gerust. “De basisimplementatie duurt amper een halve dag. Je kan starten met enkele modules en later uitbreiden.”
Meer weten? Ontdek wat Exact Officient kan betekenen voor jouw bedrijf.
Ontdek alles over automatisering en digitalisering dankzij Exact in dit dossier.