Voor een kmo lukt het meestal wel om haar hr-processen manueel te doorlopen, zonder ze expliciet uit te stippelen. Maar efficiënt is het niet. En voor wie wil groeien, is die werkwijze onmogelijk vol te houden. Dat stelde ook D’M&S vast, waarop het communicatiebureau besloot zijn hr-processen te automatiseren. Het leverde niet alleen tijdwinst op, maar bracht bovenal rust in de organisatie.
D’M&S Communications was al geruime tijd een succesvol full-service-agency in Brugge, Antwerpen en Brussel. “Maar in 2018 bereikten we een kantelpunt”, vertelt Steven Dujardin, operations director en managing partner bij het bedrijf. “We stonden aan de vooravond van grote groei, waarna we onze bedrijfsprocessen niet meer zoals voorheen zouden kunnen ondersteunen. Ook niet op het vlak van hr.”
Verlies van tijd en energie
Alle processen binnen het bedrijf, ook voor hr, bestonden vroeger enkel in de hoofden van de collega’s. Ze stonden nergens op papier. “We waren het gewoon zo te werken. We vroegen gewoon aan elkaar wat er moest gebeuren. Tot de persoon met de juiste kennis ziek was of met verlof ging. Toen bleek dat onze aanpak niet zo efficiënt was. In 2018 waren we intussen simpelweg te groot om het zo te blijven doen.”
“Hr is niet langer een blackbox. De werking is transparant voor iedere medewerker.”
Steven Dujardin, operations director en managing partner bij D’M&S
Tot dan doorliep D’M&S alle hr-processen manueel, met checklists op papier. De loonverwerking gebeurde volledig extern, bij een sociaal secretariaat. “Elke aanpassing moesten we doorgeven via mail of telefoon. Dat vroeg allemaal veel tijd en energie van onze kant. Daardoor liep het ook wel eens grondig fout.”
Tijd voor grondige verandering
Zo kon het niet verder. Dus ging D’M&S Communications op zoek naar software om zijn hr-processen zo veel mogelijk te automatiseren. Belangrijk daarbij was onder meer de schaalbaarheid. Het pakket moest makkelijk kunnen meegroeien, naarmate de onderneming zou evolueren. “We wilden vooral een oplossing die onze hr-dienstverlening foutloos zou laten verlopen”, vertelt Steven Dujardin. “Dus: geen verkeerde betalingen of misverstanden meer.” Tegelijk ging D’M&S op zoek naar tijdwinst. “De hr-dienstverlening vroeg veel tijd en energie, met veel repetitief papierwerk.”
Verder vond het agency het belangrijk dat de medewerkers ook zelf meer inzicht zouden krijgen in hr. “Denk aan het indienen van verlofaanvragen of het aanpassen van je gegevens. Ook hadden we behoefte aan een platform dat ons ondersteunt met een vlotte onboarding van nieuwe medewerkers.”
Software als extra hr-medewerker
Intussen vormt de software van Exact Officient bij D’M&S het hart van de hr-afdeling. Zo belanden de afspraken die gemaakt zijn tijdens een evaluatiegesprek niet langer op een notablokje in een lade, maar zijn ze op elk moment raadpleegbaar in Exact Officient. En als er een loonsverhoging uit zo’n gesprek voortkomt, krijgt het sociaal secretariaat meteen alle nieuwe parameters voor de herberekening.
“Natuurlijk moet je nog opvolgen of iedereen die betrokken is bij de hr-processen zijn to do’s nakomt”, zegt Steven Dujardin. Maar ook dat verloopt heel gestroomlijnd. “Medewerkers krijgen automatisch reminders in hun mailbox of op het platform, waardoor die sneller opvallen. De software treedt zo op als een extra hr-medewerker die ondersteuning biedt. Geheugensteuntjes met post-its zijn zo niet meer nodig.”
Efficiënt en transparant
Door de hr-processen te automatiseren, heeft D’M&S bovenal veel tijd gewonnen: tijd die het agency inzet om te focussen op meer strategische uitdagingen binnen de organisatie. “Vroeger was hr een fulltime job, nu neem ik het er gewoon bij”, lacht Steven Dujardin. “Tegelijk kunnen we agile inspelen op veranderende vragen van klanten. Als we daarvoor nú iemand moeten aannemen, lukt dat snel en correct. Tot slot is hr niet langer een blackbox. De werking is transparant voor iedere medewerker.
Meer weten? Ontdek hoe Exact Officient ook jouw hr-processen automatiseert.
Ontdek alles over automatisering en digitalisering dankzij Exact in dit dossier.