Dezelfde dag een bestelling leveren, altijd bereikbaar zijn, gratis retourneren … De verwachtingen van klanten nemen almaar toe, terwijl de tijden economisch onzeker zijn. Hoe blijf je dan succesvol als ondernemer, met voorsprong op je concurrenten én met tevreden klanten? Juist: door in te zetten op automatisering. Alleen: hoe begin je ermee?
“De cijfers spreken voor zich”, zegt Joep Hoeks, Chief Product Officer bij Exact. “Liefst 97 procent van de Belgische kmo-ondernemers ziet kansen om de bedrijfsvoering verder te automatiseren.” Dat blijkt uit de KMO Barometer 2025 van Exact, een onderzoek dat de ontwikkelaar van bedrijfssoftware elk jaar uitvoert bij ruim vijfhonderd kmo’s.
Toch komt van die ambitie om te automatiseren in de praktijk nog onvoldoende terecht. “Vandaag gaat het veel ondernemers namelijk nog voor de wind. Ze zien dus wel kansen om processen te automatiseren, maar ze voelen niet de noodzaak om daar nu al werk van te maken. Terwijl die noodzaak er wel is. Bijvoorbeeld door de almaar grotere verwachtingen van klanten, maar ook door stijgende kosten en een tekort aan personeel.”
Hoe pak je het aan?
“Productie, voorraadbeheer, logistiek, hr-zaken en financiën … Het zijn voorbeelden van bedrijfsprocessen die je allemaal strak moet organiseren, zodat de medewerkers die je wel hebt, zich maximaal kunnen concentreren op de essentie: klanten bedienen. Automatiseren is dan het antwoord: je verzet er sneller meer werk mee, met je bestaande team.” En dat is maar nog het begin. “Automatiseren levert bovendien een schat aan data op, waardoor je meer inzicht krijgt in je bedrijf en je je onderneming efficiënter kunt runnen.”
Softwareoplossingen bieden echter zoveel mogelijkheden dat bedrijven niet goed weten waarmee te starten. “We horen vaak dat mensen het lastig vinden om te starten met automatiseren”, vervolgt Joep Hoeks. “Maar als je begint met een kleine eerste stap, merk je dat het allemaal niet zo groot en ingewikkeld hoeft te zijn. Door simpelweg te kijken naar waar in jouw onderneming het meeste onnodige manuele werk plaatsvindt, kan je als bedrijf al snel een plan van aanpak maken.”
Niet alleen automatisch, ook slimmer dankzij AI
Misschien denk je nu: automatiseren, dat klinkt wel realistisch. “Dat is het ook”, lacht Joep Hoeks. “ En dankzij artificiële intelligentie krijgt automatisering bovendien een next level.” Op basis van de analyse van grote hoeveelheden historische data kan AI bijvoorbeeld helpen om fouten te voorkomen. “Zo kan AI onder andere afwijkingen in boekingen aan je melden. Per ongeluk 500 euro overschrijven in plaats van 50? Dat zal niet meer gebeuren. Generatieve AI-tools, zoals Exact Assistant kunnen bovendien echt voor je werken: van het beantwoorden van allerhande supportvragen tot het voorbereiden van klantbezoeken.”
Ook om financieel gezond te blijven
Automatiseren is niet alleen operationeel interessant, ook financieel biedt het voordelen. Denk bijvoorbeeld aan je cashflow. “De kosten voor grondstoffen en energie stijgen, en klanten wachten langer met betalen, terwijl je vaste kosten gewoon doorlopen. Een goed cashflowbeheer is dan cruciaal, zodat je altijd genoeg geld beschikbaar hebt. En ook dan is automatisering een sleutelwoord.”
“Automatisering laat medewerkers toe om waardevoller werk te verrichten.”
Joep Hoeks, Chief Product Officer Exact
Met een slim, geautomatiseerd debiteurenbeheersysteem zie je niet alleen hoeveel openstaande facturen er nog zijn, maar ontvangen klanten ook automatisch herinneringen om hun facturen te betalen. “Dat gebeurt op de juiste toon, op basis van hun klantprofiel. En met een ingebouwde betaallink, zodat ze snel het nodige doen. Uiteraard dragen ontwikkelingen zoals e-facturatie via het Peppol-netwerk hier ook aan bij. Elektronische facturatie is wat dat betreft echt een opportuniteit: je factureert met minimale inspanning en zo weinig mogelijk risico op kostelijke fouten.”
Pikken die tools jobs in?
“Eerlijk gezegd, dat is flauwekul”, stelt Joep Hoeks scherp. “We hebben iedereen hard nodig om onze welvaart en economische groei op peil te houden. Door te automatiseren haal je meer waarde uit de bestaande teams en maak je het werk aantrekkelijker voor nieuwe talenten. Automatisering laat je medewerkers toe om waardevoller werk te verrichten.”
Meer weten? Leer hier hoe Exact jou helpt slim te automatiseren: www.exact.be
Lees ook : E-facturatie vanaf 2026: “Niet enkel verplichting, ook opportuniteit”