Zo krijgt u uw geld op tijd: tips voor ondernemers die facturen uitsturen

In 2018 werd in België gemiddeld 2 procent van de facturen van kmo’s niet betaald. Sinds de uitbraak van het coronavirus is dat percentage gestegen tot een alarmerende 12 procent. Maar kmo’s hoeven niet bij de pakken te blijven zitten.

7,4miljard euro: dat is het geraamde bedrag aan uitgeschreven facturen dat Belgische kmo’s momenteel niet kunnen innen. Daarnaast hebben veel bedrijven constant een gat in hun cashflow door late betalingen: dat bedrag wordt geraamd op 1,7 miljard euro. Tot die conclusie komt de Kmo-Barometer, een tweejaarlijks onderzoek naar de trends bij kmo’s, uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Pb7, in opdracht van de Nederlandse softwarespecialist Exact.

“Met dat onderzoek brengen we de noden van onze klanten en de markt in kaart”, zegt Sigrid Jansegers, sales director bij Exact. “Maar wat we nu ontdekt hebben, legt een veel breder economisch probleem bloot. Zowel in Nederland als in België is het aantal onbetaalde facturen bij kmo’s significant gestegen.”

De situatie is vooral in de dienstensector zorgwekkend. Daar verwachten kmo’s dat 23 procent van hun facturen niet betaald zullen worden. In de bouwsector blijft naar verwachting één factuur op zes (15%) onbetaald. “De handel en de productie staan er bijna even slecht voor, met respectievelijk 14 en 13 procent facturen die naar verwachting nooit zullen worden voldaan”, zegt Sigrid Jansegers.

Drie niveaus

Wat kunnen kmo’s ondernemen om het aantal onbetaalde facturen terug te dringen? “Dat kan op drie niveaus”, meent Sigrid Jansegers. “Ten eerste kunnen ze de cashflow van nieuwe en bestaande klanten analyseren, voordat ze een dienst of een product leveren.” In die fase kunnen al enkele financiële knipperlichten afgaan. Een bedrijf kan voorkomen dat facturen onbetaald blijven door niet in zee te gaan met klanten die het financieel moeilijk hebben.

Ten tweede kunnen bedrijven hun businessmodel bijsturen. “Door met voorschotten of een abonnement voor diensten te werken genereren kmo’s bijvoorbeeld al omzet nog voordat ze die diensten of producten volledig geleverd hebben. Zo creëren ze een constante cashflow”, legt Sigrid Jansegers uit. “Ze doen daarmee ook aan een bredere risicospreiding.”

Tot slot is het noodzakelijk dat bedrijven in realtime inzicht hebben in hun inkoop- en verkoopprocessen. Nauwelijks iets meer dan de helft (56%) van de kmo’s heeft zo’n gedetailleerd inzicht, blijkt uit de peiling. Nochtans valt dat vrij snel en eenvoudig op te lossen met slimme software en geautomatiseerde facturatieprocessen. Sigrid Jansegers: “We weten bijvoorbeeld dat facturen met een daaraan gekoppelde automatische betaallink of een QR-code gemiddeld 40 procent sneller worden betaald.”

Artificiële intelligentie

Ook een geautomatiseerde opvolging kan helpen om het aantal wanbetalingen terug te dringen. Met een geautomatiseerd debiteurenbeheer zien bedrijven in één oogopslag welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Exact heeft sinds februari een artificiële-intelligentieoplossing waarmee kmo’s automatisch betaalherinneringen kunnen uitsturen aan klanten die hun facturen niet tijdig betalen. “De daaraan gekoppelde communicatie, de toon en het scenario verlopen op basis van het historische betaalgedrag van klanten”, verduidelijkt Sigrid Jansegers. “Wie al enkele keren te laat heeft betaald, zal een strengere reminder en een snellere opvolging krijgen dan klanten die doorgaans wél tijdig betalen.” Er kan met diezelfde oplossing zelfs automatisch een afbetalingsplan worden voorgesteld aan klanten in financiële moeilijkheden.

De Kmo-Barometer heeft sinds vorig jaar geen tussentijdse metingen meer uitgevoerd. Nieuwe evoluties worden eind dit jaar verder in kaart gebracht en voorgesteld. “Ik hoop dat de effecten van corona tegen dan voldoende zijn weggeëbd”, zegt Sigrid Jansegers. “Want als de uitkomsten van de Kmo-Barometer één ding hebben aangetoond, dan is het wel dat de coronacrisis veel bedrijven financieel in nauwe schoentjes heeft gebracht. Dat is vermoedelijk de hoofdreden van het hoge aantal facturen dat wellicht nooit betaald wordt.”