Waarom kmo’s niet volledig terugkeren naar kantoorwerk

Helemaal ingedut waren ze niet, maar voor veel kmo’s voelt het opheffen van de telewerkverplichting als wakker worden uit een vreemde winterslaap. Meteen wacht de uitdaging om de terugkeer naar kantoor goed aan te pakken. “Het zou zonde zijn terug te vallen op de paternalistische controle van je medewerkers.”

Het einde van de telewerkverplichting luidde voor veel kmo’s een periode in met medewerkers die weer vaker op kantoor zijn. De terugkeer naar de werkplek brengt evenwel ook nieuwe vragen mee. Het vergt organisatie en tegelijk is het zoeken naar stimulansen, zodat de motor weer kan aanslaan.

Eerst en vooral stelden veel kmo’s en hun medewerkers zich in de aanloop naar code oranje de vraag of terugkeren wel nodig is. En als dat zo is, waar ligt dan het juiste evenwicht tussen kantoor- en telewerk? “Wij werken beter samen als we ook fysiek samen kunnen zijn”, zegt Petra De Roos, algemeen directeur van het Antwerpse reclamebureau LDV. De kmo met vijftig werknemers kiest sinds het wegvallen van de telewerkverplichting voor kantoorwerk als norm. Kantoorwerk komt eerst, thuiswerk kan aanvullend, als dat nuttig is. “Naar kantoor komen is geen doel op zich, maar in het reclamevak is het een middel om mensen te laten samenwerken”, preciseert De Roos. “We hebben gemerkt dat bij dominant thuiswerk een soort van roedelritme verloren gaat. Een groep stuwt elkaar vooruit naar een gemeenschappelijk doel en verbruikt minder energie dan als je individueel op pad bent. We hebben geen probleem met thuiswerk. Het probleem ontstaat pas als mensen thuiswerken zonder nog na te denken over wat de meest aangewezen plek is voor het werk dat ze aan het verrichten zijn.”

Tijdens de lockdown lieten creatieve ondernemingen wel vaker verstaan dat fysiek samenwerken belangrijk is. In andere sectoren bepaalt veeleer de functieomschrijving of kantoorwerk nodig is. Bij Maris Technics, een elektrotechnisch installatiebedrijf uit Heusden-Zolder, konden de veertig kantoorbedienden zelf aangeven of en hoe vaak ze terug naar kantoor gaan. “Onze projectbegeleiders kozen bijna unaniem voor een terugkeer naar kantoor, terwijl onze administratieve medewerkers voor een geleidelijke overgang opteerden”, vertelt zaakvoerder Johan Maris. “De digitalisering van de administratie maakt dat mogelijk, terwijl projectbegeleiders meer de noodzaak voelen om fysiek op kantoor te kunnen overleggen. Hun werk vergt meer contact.”

Houd het kantoor comfortabel

De kmo’s benadrukken dat ze bij het overstappen naar een nieuw ritme niet over één nacht ijs zijn gegaan. In de aanloop naar de versoepelingen namen ze de tijd om met hun werknemers te overleggen over een nieuwe aanpak. “Wij hebben twee weken lang individuele gesprekken gevoerd om tot een goede oplossing te komen”, vertelt Joke Oorts, medezaakvoerder van Energie+, een specialist in onder andere zonnepanelen, laadpalen, sanitair, verwarming en warmtepompen. Het bedrijf heeft zestien werknemers, zowel bedienden als uitvoerend personeel, en wilde geen van hen in een systeem dwingen.

“Als kleine onderneming kun je kiezen voor zo’n persoonlijke benadering. We hebben open gecommuniceerd en geluisterd naar wat elke medewerker belangrijk vindt. Finaal kozen we voor een flexibel systeem: onze medewerkers bepalen zelf hun agenda. We zagen meteen veel enthousiasme en toch ook een duidelijke tendens: iedereen was blij terug te kunnen komen naar kantoor.”

Bij LDV benadrukt Petra De Roos het belang van een goede praktische voorbereiding. Tijdens de coronaluwe zomermaanden voerde het bedrijf al een eerste test uit. “We lieten mensen drie dagen per week naar kantoor komen en keken wat goed liep en waarin we nog moesten investeren. Zo begrepen we dat digitale vergaderingen een blijver zouden zijn. Je rijdt niet langer van Antwerpen naar Brussel voor een overleg van een halfuur. Daarom creëerden we extra ruimtes voor onlinemeetings met goede wifi en meer schermen. We investeerden ook in een luchtzuiveringsinstallatie, en we stellen mondmaskers en zelftests ter beschikking. Daarnaast hebben we een eigen systeem voor contactopsporing. Het blijft belangrijk dat de mensen zich comfortabel voelen op kantoor.”

Op de vingers kijken

Dat kmo’s werknemers binnen een afgesproken kader vrijheid gunnen, verbaast Frans van de Ven niet. Hij is executive coach & talent strategy advisor bij Randstad RiseSmart en de auteur van Iedereen kan leiden, een boek over persoonlijk leiderschap in organisaties. “Covid-19 heeft de mythe doorbroken dat controle door managers noodzakelijk is. Werknemers zijn van thuis uit hun werk blijven doen, zonder dat managers acht uur per dag op hun vingers keken. De pandemie heeft bewezen dat mensen veel zelfstandiger kunnen werken”, aldus van de Ven.

Het valt hem op dat almaar meer bedrijven flexibele regelingen treffen, afgestemd op de aard van de activiteiten en de behoeften van het individu, het team en de organisatie. “Je moet als organisatie niet iedereen dezelfde regels opleggen. Ik pleit niet voor een organisatie zonder afspraken, maar voor afspraken op de maat van elk team. Strikte regels zijn er meestal voor de 2 procent werknemers die er de kantjes aflopen. Dat is jammer. Het is beter de overige 98 procent de vrijheid te gunnen, en te onderzoeken of en hoe die 2 procent in de bedrijfscultuur past.”

Het komt inderdaad op de bedrijfscultuur aan. “Als zaakvoerder moet je niet controleren hoe je medewerkers hun werk organiseren”, beseft Joke Oorts. “Durf te rekenen op je medewerkers en houd controle over andere aspecten, zoals het aanwervingsbeleid. Wie komt erbij? Met wie kunnen we groeien? Wie past in onze bedrijfscultuur? Daar is je controle echt noodzakelijk.”

Flexibel en hybride

Medewerkers zullen weer vaker naar kantoor komen, maar dat zal niet meteen op volle toeren draaien. Er zijn stimulansen nodig, om werknemers de meerwaarde van een kantoorbezoek te doen inzien. “De terugkeer na de versoepeling in maart wordt een sleutelmoment”, benadrukt Frans van de Ven. “Bedrijven kunnen nu de kans grijpen en een duidelijke keuze maken.”

Bij Maris Technics riep Johan Maris zijn arbeiders en bedienden samen voor een personeelsfeest begin maart. LDV vierde de terugkeer in stijl door samen naar de Superbowl te kijken, een belangrijke Amerikaanse sportwedstrijd en een internationale hoogmis voor de tv-reclame. Toch benadrukt Petra De Roos dat het niet enkel om het terugkeermoment draait. “Het is tof om een speciale nieuwe koffiemachine te installeren, maar eigenlijk hebben we die stimulansen tijdens de voorbije twee jaar nooit losgelaten. We hebben elke versoepeling gevierd met een feestelijke dag, en we hebben onze paasbrunch zelfs ingehaald in september. Tijdens een lockdown moet je de motor vooral laten draaien. Hoe je dat doet? Je belt geregeld je medewerkers, en vraagt hoe het gaat. Of je stuurt een bloemetje. We lieten informatici bij de medewerkers thuis de wifi optimaliseren. En onze mensen konden op elk moment een mentale coach bellen. Is dat gemakkelijker voor een kmo met vijftig mensen? Ik denk het niet. Ook een groot bedrijf kan een attentie laten leveren aan huis, het heeft zelfs aparte afdelingen die zich daarmee kunnen bezighouden. Elk bedrijf, groot of klein, kan de motor warm houden. Het is vooral een kwestie van mentaliteit.”