Vandecasteele: ‘Het was leren met vallen en opstaan’

Vier jaar geleden nam de Zuid-West-Vlaamse entrepreneur en tabaksverkoper Hein Vandecasteele een bedrijf over dat handelt in motorolie en vetten. Hij gooide zijn oudste kinderen voor de leeuwen. Ze zouden de zaak leiden, ook al waren ze nog piepjong en moesten ze nog alles leren.

Wanneer een nieuwe generatie zich aankondigt in een familiebedrijf, zoeken de nieuwe telgen vaak stap voor stap hun weg in de onderneming. Even externe ervaring opdoen, al de departementen goed leren kennen, en dan gaandeweg verantwoordelijkheden in het topmanagement opnemen.

De Zuid-West-Vlaamse ondernemer Hein Vandecasteele koos voor een heel ander scenario. Hij gaf zijn twee oudste kinderen de teugels in handen van een bedrijf dat hij overnam in een sector waarmee de familie totaal niet vertrouwd was. Sofie en Arne Vandecasteele leken nochtans op weg naar een leertraject bij VDC Retail, de familiale keten van tabakswinkels in de grensstreek. De verkoop van rookwaren staat echter onder druk door een krimpende winstmarge en een striktere reglementering.

Vandaar de beslissing tot diversificatie van het familiale patrimonium. In 2014 kocht Hein Vandecasteele de NV Vroman. De onderneming uit Vichte is een handelaar in motorolie en vetten. Een gedroomde kans voor meer mogelijkheden en verantwoordelijkheden voor zijn twee oudste kinderen. “Vader gaf ons de keuze”, vertelt Arne Vandecasteele (26). “Ofwel gingen mijn zus en ik de uitdaging samen aan, ofwel deden we een beroep op een externe CEO. Hij vond vooral dat we moesten doen wat we graag doen. We kregen een jaar bedenktijd.”

Gulden middenweg

Nicolas Debruyne, de voormalige eigenaar van Vroman, bleef na de overname nog twee jaar aan boord. Toch hapten de jonge Vandecasteeles al snel toe. “We kregen meteen veel verantwoordelijkheid. Dit werd een prachtige kans voor het leiden van ons familiebedrijf”, vindt Sofie Vandecasteele (28). “Door de overgangsperiode konden we de sector leren kennen, en we begrepen ook hoe boeiend dit is. We konden zowel lokaal als internationaal, en zowel met bedrijven- als particuliere klanten actief zijn.”

Dat broer en zus al op piepjonge leeftijd samen aan het roer van een onderneming zouden komen, was enkele jaren eerder verre van waarschijnlijk. “Na mijn studies wou ik niet starten in het familiebedrijf”, vertelt Sofie. “Bij het solliciteren vond ik echter mijn gading niet. Ik miste de drive, de passie, en het familiale karakter. De betrokkenheid ontbrak bij veel managers.”

Hein Vandecasteele kwam met een gulden middenweg. Sofie ging aan de slag bij Carrefour, waar ze een franchise-opleiding volgde in functie van de vijf Express-winkels van de familie (via VDC Retail). “Ook dat liet nog mogelijkheden open”, zegt ze. “Als de ervaring bij Carrefour meeviel, kon ik de stap doen naar VDC Retail. In het andere geval kon ik nog altijd iets anders doen. Uiteindelijk ging ik voor VDC Retail voor ik de stap deed naar Vroman.”

Met vallen en opstaan

Na de overgangsperiode bij Vroman namen Arne en Sofie resoluut de leiding van het bedrijf in handen. Hein Vandecasteele bespreekt de gang van zaken wekelijks, maar houdt zich verder weg van het operationele bestuur. “Onze ouders laten ons volledig los”, zegt Arne Vandecasteele. “Als ouders taken in een familiebedrijf doorgeven, dan blijven ze vaak dominant. Hier is dat niet het geval. Vader laat ons echt zwemmen. We weten dat we altijd bij hem terechtkunnen voor advies, maar we krijgen de vrijheid bij de verdeling van onze taken en het nemen van beslissingen.”

Arne focust op de verkoop en op de onderhandelingen met de leveranciers. Sofie begeleidt de export en bouwde het personeelsbeleid van Vroman uit. Tussen het personeel en de twee jonge snaken ontstond volgens de betrokkenen op geen enkel moment frictie. Tijdens de overgangsfase leerde het duo lang en grondig de mensen op de vloer kennen. “Ik heb geholpen in het magazijn, ben op pad geweest met de vertegenwoordigers, mijn zus heeft het hr-traject begeleid,… dat zorgt ervoor dat je het respect gaat verdienen”, vindt Arne Vandecasteele. “We werken met een jong team waarmee het snel klikte.” Voor het nieuwe personeelsbeleid focuste de familie op een persoonlijke en directe benadering. “Jaarlijks organiseren we evaluatiegesprekken, waar we luisteren naar de feedback van alle medewerkers. Vroman staat waar het nu staat dankzij al die feedback en al de inzet van onze mensen”, benadrukt Sofie Vandecasteele.

Het personeelsbeleid was niet de enige werf waarin de twintigers zich mochten vastbijten na hun aantreden bij Vroman. Ze beperkten zich allerminst tot het garanderen van de continuïteit. Kort na de overname kocht Hein Vandecasteele een aanpalend terrein van 2,5 hectare. Vroman investeerde in 2016 en 2017 in een nieuwbouw met meer ruimte voor productie en stockage. En daar bleef het niet bij. Vroman nam in 2017 met JS Oil in Gent en VAHO in Duitsland twee familiale sectorgenoten over. “We kregen meteen een pittig traject voorgeschoteld in die eerste jaren”, blikt Sofie Vandecasteele terug. “Het was leren met vallen en opstaan, in een enorm tempo. Zowel bij de overnames als pakweg bij het aanvragen van een milieuvergunning voor de nieuwbouw. Maar met de overname in november 2017 van VAHO, werd wel duidelijk dat we versterking konden gebruiken.” Die oplossing kwam uit de eigen rangen. Neef Dieter Vandecasteele ruilde zijn rol bij VDC Retail voor Vroman en zorgt voor de integratie van JS Oil en VAHO. “Dieter zal uitgroeien tot het aanspreekpunt voor die activiteiten”, zegt Sofie. “Daardoor oogt de balans van de overnames zeer positief: we verwierven meer kennis, meer aankoopkracht, meer merken en meer exportmogelijkheden.”

Afspraken zonder conflicten

Structureel kwamen de activiteiten van JS Oil onder Vroman terecht, terwijl VAHO een Duitse vennootschap blijft die weliswaar eigendom is van de holding VDC Retail. Hein Vandecasteele is de enige eigenaar van de familiale vennootschappen en dat blijft voorlopig nog even zo. “Vader denkt er ongetwijfeld al over na”, zegt Arne Vandecasteele, “maar zolang onze jongere zus nog studeert, is van een eigendomsoverdracht geen sprake.”

Mira Vandecasteele is 21. Het is nog niet duidelijk of zij in het familiebedrijf stapt. “Wij blijven wel werk maken van de uitbouw van Vroman”, benadrukt Sofie Vandecasteele. “We zien groeimogelijkheden in het personeelsbeleid en in de marketing. We willen ook onze bestuursstructuren verder professionaliseren. Familiebedrijven zijn daar soms nonchalant in. Als broer en zus ken je elkaar goed. Wij zijn geen conflictmensen en kunnen dankzij open overleg goed samenwerken. Naarmate de familie zal vertakken, zal de nood aan formalisering van afspraken groter worden.”

Voorlopig groeit Vroman zonder extern kapitaal en zonder onafhankelijke bestuurders. De familie zou het aandeelhouderschap graag in eigen handen houden. “De financiering van de recente overnames en uitbreidingen gebeurde met eigen middelen en leningen”, zegt Sofie Vandecasteele. “Dat blijft zo. We willen dit bedrijf volledig familiaal houden.”

Wat niet betekent dat Vroman geen inspraak of advies van buitenaf wenst. Het werkt zonder onafhankelijke bestuurders in de raad van bestuur, maar dat is geen dogma. “We krijgen nog veel raad van de voormalige eigenaars van de overgenomen bedrijven en van een externe coach. Zodra die fase voorbij is, kunnen we overwegen of onafhankelijke bestuurders een meerwaarde vormen”, besluit Sofie Vandecasteele.