Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht. Maar uit een bevraging van het ondernemingsloket Xerius en de Universiteit Hasselt blijkt dat slechts een minderheid van de ondernemers daar nu al klaar voor is. Vooral kleine zelfstandigen riskeren de deadline te missen.
Twee op de drie ondernemers zijn nog niet klaar voor de elektronische facturatie via Peppol, die op 1 januari verplicht wordt. “Zolang het niet wettelijk verplicht is, zien die ondernemers dit niet als een prioriteit”, zegt Maarten Corten, hoofddocent aan de Faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen van de Universiteit Hasselt, die een bevraging onder ondernemers organiseerde samen met het ondernemingsloket Xerius. “Maar uitstel is riskant: vanaf 1 januari 2026 zijn facturen via e-mail of post verboden voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Zelfs een bakker die levert aan een kmo moet dan via Peppol factureren.”
“We zagen hetzelfde patroon in landen als Roemenië en Hongarije, toen die met e-invoicing zijn gestart”, vertelt Philippe Kimpe, medeauteur van het boek E-facturatie ontcijferd en de oprichter van het e-facturatieplatform Lucy, dat in 2024 gekocht werd door het boekhoudplatform Yuki (Visma). “Pas in de laatste kwartalen voor de deadline komt er een eindspurt op gang. Bedrijven bereiden zich wel voor, maar de urgentie is er nog niet overal.”
Digitale kloof
Een op de zeven ondernemers die nog niet klaar zijn voor Peppol (15%) verwacht grote problemen bij de overstap. “Dat zijn vooral handelaars en dienstverleners die weinig digitale tools gebruiken en dus minder voeling hebben met software”, weet Maarten Corten. Hij trekt parallellen met de opkomst van onlinebankieren. “Ook toen zag je aanvankelijk weerstand bij mensen met minder digitale ervaring.”
Het zijn opvallend genoeg niet de ondernemers die veel uitgaande facturen sturen die de meeste problemen verwachten. Drie kwart van wie grote moeilijkheden ziet opdoemen, stuurt minder dan 100 facturen per jaar uit – of minder dan acht per maand. 40 procent stuurt er maandelijks zelfs niet meer dan twee. Maarten Corten: “Meer dan een kwart (27%) werkt zonder externe accountant.”
Rol van de accountant
Het onderzoek van Xerius en de Universiteit Hasselt wijst dan ook duidelijk op de sleutelrol van externe accountants. 62 procent van de ondernemers voelt zich matig tot goed geïnformeerd door hun accountant en vertrouwt vooral op diens advies bij het kiezen van een oplossing. Ondernemers zonder accountant blijken het moeilijker te hebben en zijn vaker niet voorbereid. “Het is vooral een kwestie van onbekend maakt onbemind”, zegt Philippe Kimpe. “Veel ondernemers werken nog met Word of Excel en denken dat dat gratis en eenvoudig is, maar dat kost uiteindelijk ook tijd en geld.”
‘Er bestaan al gebruiksvriendelijke oplossingen voor slechts enkele euro’s per maand’
Zijn boodschap is duidelijk: laat je begeleiden, en wacht niet tot het laatste moment. “Je accountant is de huisarts van je onderneming. Ga daar eerst naartoe.” Ook volgens Maarten Corten zijn accountants de spilfiguren om de overgang zo eenvoudig mogelijk te maken. Zijn advies? “Kies als accountant één of enkele tools voor je cliënten, en begeleid ze daar zo goed mogelijk in. Ondernemers willen gewoon op een praktische manier voldoen aan de wet.”
Philippe Kimpe: “Een accountant met honderd klanten die vijf systemen gebruikt, dat werkt niet. Nieuwe klanten zullen vermoedelijk worden gevraagd mee te draaien op het gekozen platform van de accountant.”
Onrust op de markt
Uit een onderzoek van e-facturatiespecialist Billit blijkt dat meer dan 23 procent van de bevraagde ondernemers overweegt hun activiteiten stop te zetten vanwege de e-facturatieplicht. In het onderzoek van Xerius en de Universiteit Hasselt overweegt slechts een op de tien ondernemers (11%) te stoppen door Peppol, maar de bezorgdheid is er duidelijk.
Maarten Corten vindt dat tragisch: “Ik hoop dat niemand stopt met ondernemen door deze verplichting. Dan hebben we als maatschappij gefaald in onze communicatie en begeleiding.”
Voordelen voor ondernemers
E-facturatie via Peppol wordt pas in 2030 verplicht in Europa, maar België voert de verplichting vier jaar eerder al in, vanaf 2026. Sommige ondernemers vragen zich af waarom het hier sneller moet. “Een terechte vraag”, zegt Maarten Corten. “De overheid wil de btw-kloof dichten. Dat is het verschil tussen wat de overheid aan btw-inkomsten zou moeten binnenkrijgen en wat ze echt ontvangt. In België bedraagt die kloof naar schatting zo’n 5 miljard euro per jaar. Die ontstaat niet alleen door fraude, maar vaak door fouten. E-facturatie maakt dat proces veel nauwkeuriger.”
De verplichting brengt dan ook duidelijke voordelen voor ondernemers. Ze zijn beter beschermd tegen valse facturen en de digitale verzending, registratie en verwerking zorgt ervoor dat er minder menselijke fouten gebeuren. En wie aan e-invoicingsoftware ook zijn bankrekening koppelt, krijgt sneller inzicht in zijn inkomsten, kosten en cashflow, aangezien de software meteen registreert welke facturen betaald zijn en welke nog niet. “Met klassieke facturen gaat veel mis: valse e-mails, foute rekeningnummers, vergeten betalingen. Peppol lost dat allemaal op”, zegt Maarten Corten.
‘Zelfs een bakker die levert aan een kmo moet vanaf 2026 via Peppol factureren’
Extra complexiteit
Voor ondernemers die klanten in verschillende Europese landen hebben, is er wel een bijkomende moeilijkheid. Facturen aan Belgische ondernemingen moeten vanaf 2026 via Peppol lopen, terwijl die naar Nederlandse of Franse klanten nog gewoon als pdf via e-mail kunnen worden verstuurd. “Uit ons onderzoek blijkt dat niet alleen kleine zelfstandigen problemen verwachten, ook grote bedrijven met veel buitenlandse transacties geven aan dat ze het moeilijk vinden aan de nieuwe wetgeving te voldoen”, zegt Maarten Corten. “Vaak werken grote bedrijven met op maat gemaakte ERP-pakketten. Zij zullen zelf aan de slag moeten om de e-facturatie soepel te laten verlopen.”
Ook is het nog even afwachten hoe andere Europese landen de e-facturatie zullen aanpakken. “Italië en Polen zijn bijvoorbeeld ook bezig met e-facturatie, maar zij werken met net iets andere systemen dan België. Dat maakt het er niet eenvoudiger op”, zegt Maarten Corten.
Voor facturen naar hetVerenigd Koninkrijk is de situatie nog anders. Door de brexit valt dat land buiten de Europese harmonisatie. Philippe Kimpe: “Het Verenigd Koninkrijk pionierde met Peppol in de gezondheidszorg en liet overheden e-facturen accepteren, maar na de brexit stokte de uitrol. Sinds 13 februari loopt er een consultatie over een nationaal e-invoicingkader, maar de wetgeving laat nog op zich wachten.”
Zoek ondersteuning
Volgens Maarten Corten zijn drie zaken essentieel om ondernemers mee te krijgen. “Laat je niet afschrikken. E-facturatie is geen grote investering en heeft voordelen”, vertelt hij. “Begin op tijd. Gun jezelf ruimte om de juiste tool te kiezen en ermee te oefenen. En bovenal: zoek ondersteuning. Werk met een externe accountant of vraag advies bij je ondernemingsloket.”
“2026 is het begin van een nieuwe realiteit”, besluit Philippe Kimpe. “Wie wacht tot dan, is gewoon te laat.” En de perceptie dat e-facturatie duur en ingewikkeld is? “Onterecht. Er bestaan al gebruiksvriendelijke oplossingen voor slechts enkele euro’s per maand. De uitdaging is vooral ondernemers goed te informeren en bewust te maken.”
