Toba HR-topvrouw Tine Van Brandt: ‘Onze consultants moeten de klant uitdagen’

De hr-dienstenverlener Toba HR knipte vorige zomer de banden met het moederbedrijf Tobania door. Het is aan Tine Van Brandt om het schip een autonome koers te laten varen, ook in het buitenland. “Onze recurrente omzet moet minstens verdubbelen.”

De werknemers van Toba HR Solutions huizen voorlopig nog op de vierde verdieping van het Zuiderpoort-kantoorcomplex in Gent, de werkruimte van de voormalige moedergroep Tobania. Om de banden helemaal door te knippen verhuist het team weldra naar de overkant van de straat. Toba HR is een softwarebedrijf dat alle personeelszaken stroomlijnt en automatiseert – van planning en tijdsbeheer, over opleiding en talentmanagement tot de verloning. “In personeelsplanning zijn we de beste omdat we door onze jarenlange ervaring alle mogelijke planningsmodellen in huis hebben”, zegt CEO Tine Van Brandt. “Onze tool wordt vooral gebruikt in organisaties met complexe uurroosters, zoals in systemen die 24 per dag draaien. Dan moet bijvoorbeeld rekening worden gehouden met de minimale rusttijd. Al die regels zijn geconfigureerd in de tool. De planner kan het rooster op basis van die informatie correct vervolledigen.”

Veel ontwikkelingen gebeuren in samenspraak met de klant. In die service ligt onze kracht’ TINE VAN BRANDT, TOBA HR

Onder meer het UZ Leuven, het AZ Jan Palfijn Gent, het UZ Brussel, maar ook Standaard Boekhandel en de VAB zijn klant. “We hebben altijd snel geanticipeerd op veranderende regelgeving en zelfs op cao’s uit de verschillende sectoren”, zegt Van Brandt. “We hebben zowel directe communicatielijnen met de zorginstellingen als met andere bedrijven. Daardoor gebeuren veel ontwikkelingen in samenspraak met de klant en kunnen we algemene veranderingen snel integreren in de software. In die service ligt onze kracht.”

Groei versnellen

Bart Wouters en Matthias Vandepitte, het duo achter Strada Partners, haalde Van Brandt in december vorig jaar aan boord als CEO. Dat gloednieuwe private-equityfonds en het bestaande management hebben Toba HR in de zomermaanden volledig overgenomen van de IT-dienstenverlener Tobania. Toba is een hr-dienstenverlener pur sang. Daardoor was het altijd al de vreemde eend in de voormalige moedergroep. Tobania is intussen ingelijfd door de beursgenoteerde Franse IT-speler Sopra Steria.

De nieuwe topvrouw moet de softwareontwikkelaar een nieuw tijdperk inloodsen en de groei doen versnellen. Terwijl het bedrijf in 2022 nog 4,5 miljoen euro omzet draaide, moet die de komende jaren verdubbelen. “We willen internationaal uitbreiden, te beginnen in Europa”, legt Van Brandt uit. “Ik wil Amerika niet bij voorbaat uitsluiten, maar het is logischer bij de buurlanden te starten. Daarnaast zal het een combinatie van organische groei en acquisities zijn, bijvoorbeeld meer klanten aantrekken, technologie kopen, bedrijven in andere sectoren inlijven…”

Om de internationale ambitie waar te maken, moet het platform van Toba HR dit jaar een doorstart maken met een software-as-a-servicemodel (SaaS). Die wordt dan als onlinedienst aangeboden. Tot nu was Toba een licentieproduct dat klanten moesten kopen en op hun toestellen installeren. “Als SaaS-bedrijf kunnen we buitenlandse klanten beter bedienen”, verduidelijkt Van Brandt. “Dan zal het zaak zijn onze consultants zo efficiënt mogelijk in te zetten en de opleidingen over het platform zo georganiseerd mogelijk aan te bieden.”

Want het allerbelangrijkste in personeelszaken is de processen en systemen zo eenvoudig mogelijk te houden. De tools moeten foutgevoelig handmatig werk vervangen. De grootste uitdaging is volgens Van Brandt dan ook ervoor te zorgen dat de software geen allegaartje van verschillende modules wordt. Er bestaat wel een draaiboek dat als handleiding kan dienen voor klanten, maar het is geen blauwdruk om in om het even welke organisatie klakkeloos over te nemen. De Toba-consultants wordt geleerd klanten uit te dagen en zo samen met het bedrijf tot het meest performante systeem te komen. “Het is mijn missie te focussen op innovaties die de problemen van klanten oplossen”, zegt Van Brandt. “Sommige klanten vragen tientallen extra opties. Ze verliezen daarbij de gebruiksvriendelijkheid uit het oog. Het is aan onze consultants daar niet zomaar in mee te gaan om werkuren te kunnen aanrekenen. Zij moeten onze klant uitdagen om tot de meest gepaste oplossing te komen.”

Die visie sluit aan bij de tweede doelstelling die Van Brandt vooropstelt: de eindgebruikers ontzorgen. Daarbij kijkt ze ook naar het belang van IT-security. “De software heeft geen gevoelige persoonlijke gegevens nodig om een werkplanning op te stellen”, zegt Van Brandt. “Toch kan er heel veel fout lopen. Een systeem is maar zo sterk als de zwakste schakel. Je wilt een product afleveren met zo weinig mogelijk achterpoortjes.”

Volledige rebranding

Het team van veertig werknemers, verspreid over de kantoren in Gent en Strombeek-Bever, lijkt in het nieuwe elan te geloven. Er wordt gegrapt en gegrold, de sfeer zit goed. Dat Van Brandt de werknemers en zichzelf lijkt uit te dagen, wordt positief onthaald. Onder Tobania moesten de werknemers rapporteren aan een businessunitmanager, die op zijn beurt hogerhand briefte. De nieuwe topvrouw zit in een heel andere positie: “Het is mijn plicht impulsen te geven aan de nieuwe koers. Mijn focus is tijdens de eerste maanden vooral gericht op onze marktpositionering, maar ook andere punten verdienen mijn aandacht. Van Bart en Matthias krijg ik de vrijheid om verschillende opties uit te testen. Zij zijn de ideale sparringpartner. Ze gedragen zich niet als de grote bankiers die aan het einde van de rit een dikkere geldzak willen terugkrijgen. Ik ga zeker niet onbezonnen te werk, maar wil wel de kans krijgen in de praktijk uit te zoeken waar het beter kan.”

Van Brandt wijst onder meer op de onlineaanwezigheid van Toba HR. Of het gebrek daaraan. Die moet meer gestructureerd worden: “Je ziet dat het bedrijf onder Tobania minder nood had aan die eigen marketing. We konden meesurfen op de successen van de moedergroep. Ik denk dat de lancering van Toba als SaaS-model het ideale moment is om voor een volledige rebranding te kiezen. Daarbij sluit ik een nieuwe naam niet uit om onze onafhankelijkheid te benadrukken.”

Van Brandt heeft gelukkig ervaring met platformen van nul te beginnen, of dat nu de oprichting van een polikliniek is of een digitaal platform bij Acerta. “Ik vind het leuk van een blanco blad papier te starten. Toen ik afstudeerde, kon je als bedrijfspsycholoog of manager vooral terecht in de telecom- of bankensector. Toen ik voor Belgacom koos, zei men daar: ‘Tine, je weet toch dat je dan in een mannenwereld terechtkomt? Hoe ga je dat doen?’ Wel, ik héb het gedaan. Die gedrevenheid heb ik overal ingezet en dat doe ik hier ook.”