Terug naar kantoor: hybride werken blijft een zoektocht

Nu het verplichte thuiswerk wegvalt, denken bedrijven na over hoe ze hun medewerkers weer naar kantoor laten komen. Hoe organiseer je de kantoorruimte, de vergaderingen en de interactie als een ander deel van de medewerkers thuiswerkt? PwC België, Teamleader en Het Poetsbureau verklappen hun nieuwe kantoorrecepten.

“Flexibel werken hadden we al voor de pandemie ingevoerd, en de coronacrisis heeft dat alleen nog maar versterkt”, zegt Axel Smits, de voorzitter van PwC België. Na de pandemie organiseert de specialist in audit, fiscaliteit en adviesverlening de terugkeer naar kantoor onder de noemer Work@PwC Reimagined, waarin activiteitsgeoriënteerd werken centraal staat. Dat zal vanaf januari ook tot uiting komen in het nieuwe hoofdkantoor, de PwC-campus in Diegem. In het nieuwe model dient de kantoorruimte als locatie voor vergaderingen en samenwerking, en voor het smeden van relaties met collega’s en klanten. Werken kan bij de klant, in een drukkere of stille zone op kantoor, thuis of op een andere plek. “De medewerkers bepalen zelf welk werkpatroon het best bij hen past”, legt Smits uit.

Het basisidee is dat iedereen kan werken waar, wanneer en hoe hij of zij wil, rekening houdend met collega’s en klanten. Omdat de medewerkers niet meer elke dag naar kantoor komen, heeft het bedrijf minder vierkante meters nodig. De invulling van de kantoorruimte wordt ook anders, omdat ze veel meer gericht is op samenwerken. “We hebben nood aan meer vergaderruimtes, minder individuele werkplekken en een informele omgeving waar collega’s een gesprek kunnen voeren en koffiedrinken. Dat maakt dat de medewerkers minder op dezelfde plek werken en meer connectie zoeken.”

Het kantoor evolueert van een werkplek naar een ontmoetingsplek. “De sociale cohesie en de teamspirit moeten bewaakt en bewaard worden”, aldus Axel Smits. “Die samenhorigheid is een prioriteit voor ons. In het afgelopen jaar hebben we mensen aangeworven die amper op kantoor zijn geweest.”

Ontmoetingsplek

Bij het softwarebedrijf Teamleader waren de kantoren altijd al een ontmoetingsplek. “Voor de pandemie hadden we geen cultuur van afstandswerken”, zegt hr-businesspartner Eva Maertens. “Thuiswerken gebeurde veeleer occasioneel. De medewerkers komen naar ons kantoor voor zaken die niet per se met het werk te maken hebben: een informeel gesprek met de collega’s bij een koffie of een lunch in onze keuken. We hebben twee chefs fulltime in dienst.”

De kantoren van Teamleader zijn ingericht om aan verschillende behoeften te voldoen. Er zijn open ruimtes, stille ruimtes, belhokjes, standing desks en zetels. “We waren daarop al voorzien voor corona”, zegt Eva Maertens. “Ook het videobellen was al goed ingeburgerd, dankzij onze collega’s in Nederland en Portugal. Wel nieuw zijn de projectruimtes. Medewerkers reserveren die bijvoorbeeld voor een week, om samen aan projecten te werken.”

Eva Maertens geeft toe dat het hybride werken een zoektocht blijft. “De managers organiseren de teams en komen daarbij zo veel mogelijk tegemoet aan de individuele noden van de medewerkers. Voor junior profielen is het bijvoorbeeld niet altijd vanzelfsprekend op afstand te werken. De eerste maanden zijn cruciaal voor een succesvolle integratie. Daarom begeleiden we hen graag op kantoor. Thuiswerken betekent wel een competitief voordeel voor productmanagers en engineers. We beschikken over een grotere talentpool en meer internationaal talent.”

Zoeken naar evenwicht

Een ander verhaal is het voor medewerkers die door de aard van hun werk niet kunnen thuiswerken. Toen Het Poetsbureau na de lockdown weer opstartte, vaardigde het bedrijf extra veiligheidsrichtlijnen uit. Zo moest een klant zich altijd in een andere ruimte bevinden dan waar de huishoudhulp aan het werk was. “Er is een periode geweest dat dat heel moeilijk was, omdat iedereen telewerkte en de kinderen niet naar school gingen”, zegt hr-directeur Kathy De Bruyne. “Onze huishoudhulpen konden een noodnummer bellen als ze vragen hadden over de veiligheid of problemen hadden bij een klant. We vroegen regelmatig aan de klanten om zich ook aan te passen aan de veiligheidsmaatregelen. Het was een evenwicht zoeken tussen de dienstverlening aan de klant en de bescherming van de medewerker. Gelukkig is die periode voorbij. Nu thuiswerk niet langer verplicht is, zitten de mensen weer op kantoor, vaak op momenten dat de huishoudhulp aan de slag is, zodat er geen veiligheidsrisico’s zijn.”

Op het hoofdkantoor in Paal en in de regionale kantoren, verspreid over Vlaanderen, zijn de bedienden van Het Poetsbureau nog altijd voorzichtig. “We zijn niet van plan alles los te laten, ook al mag het sinds 1 september”, zegt Kathy De Bruyne. “We bewaren afstand, laten ruimte tussen de bureaus, dragen het mondmasker wanneer we ons verplaatsen en ontsmetten alles. Ook de plexischermen staan er nog allemaal. De veiligheid van onze medewerkers blijft voorop staan.”

Sinds september past Het Poetsbureau ook structureel thuiswerk toe. “We hebben een hele evolutie meegemaakt, van occasioneel thuiswerken naar verplicht telewerken door corona en nu structureel thuiswerk. We hebben geleerd via Teams te vergaderen en leiding te geven op afstand. Een of twee dagen thuiswerken gaf onze medewerkers rust en stabiliteit. Sommige zaken konden ze thuis met meer focus en structuur aanpakken dan op kantoor, en ze vonden ook een betere balans tussen hun werk en hun privéleven. Het is een ideale mix, want op kantoor ervaren ze dan weer het teamgevoel en de bedrijfscultuur.”

Tweedeling

In heel wat bedrijven zijn vergaderingen een mix van medewerkers die aanwezig zijn op de werkvloer en thuiswerkers die digitaal volgen. Ontstaat zo geen tweedeling? “Veel hangt af van het soort vergadering”, zegt Eva Maertens van Teamleader. “Vergaderingen met veel discussies en interacties vinden inderdaad plaats beter op kantoor, maar we maken er geen regel van. De teammanagers beslissen hoe ze de vergaderingen organiseren.”

Vroeger waren telewerkers vaak benadeeld tijdens vergaderingen. “Nu beseffen we meer hoe het is om meetings op afstand te volgen”, zegt Eva Maertens. “De kwaliteit van een meeting, denk bijvoorbeeld aan de audio, is nog belangrijker geworden. We merken ook een verandering in de vergadercultuur. We zijn ons veel bewuster van de niet-fysiek aanwezige collega’s, de balans in de meeting is nu gelijk.”

Bij PwC vrezen ze evenmin voor een tweedeling. “Iedereen krijgt een uitnodiging om op kantoor aanwezig te zijn voor de vergadering, maar medewerkers kunnen ook kiezen ze op afstand te volgen. We investeren in digitale oplossingen om die vergaderingen optimaal te laten verlopen. Vroeger hadden medewerkers die inbelden, vaak moeite om het gesprek te volgen en kregen ze het gevoel dat ze erbuiten stonden. Dankzij de technologie is het geluid geoptimaliseerd en volgen camera’s de bewegingen van de sprekers. Zo hebben de medewerkers die inbellen het gevoel dat ze erbij zijn.”

Ook Het Poetsbureau werkt dat. “Intussen hebben we daarvoor ook de nodige technische apparatuur. We hebben wel ondervonden dat het voor sommige vergaderingen handiger is als de medewerkers op kantoor zijn, vooral wanneer het gaat over delicate onderwerpen. We passen onze kalender aan, want we weten intussen wat wel en niet werkt.”

Thuiskantoor

Teamleader ondersteunt zijn medewerkers die thuiswerken. Ze krijgen een budget voor de inrichting van hun thuiskantoor, zoals een bureaustoel, een extra scherm, een laptopstand, een muis, een toetsenbord en een oplader. “We willen ervoor zorgen dat onze collega’s in alle omstandigheden goed kunnen werken”, aldus Eva Maertens.

PwC bekijkt nog hoe het de medewerkers financieel kan ondersteunen. “We willen vermijden dat we twee kantoren uitrusten. Dat is niet efficiënt”, benadrukt Axel Smits. “Sommige bedrijven beperken de kantoorkosten om de thuisinfrastructuur te financieren. Wij niet. We gaan er pragmatisch mee om. Een tweede scherm en een goede bureaustoel zijn geregeld, maar we dragen momenteel niet bij aan de aanschaf van andere zaken. De belangrijkste boodschap is dat de mensen welkom zijn op kantoor. Een aantal dagen per week naar kantoor komen bewaart de cohesie in de teams. We willen dat onze medewerkers de connectie met de organisatie behouden. Tegelijk mag iedereen onbeperkt thuiswerken, waar en wanneer ze willen, zeker voor de komende twaalf maanden. Het is moeilijk nu al in te schatten hoe de situatie over een jaar zal zijn. Dat evenwicht moeten we nog zoeken.”

Het Poetsbureau stelt laptops, telefoons en headsets ter beschikking van hun bedienden om comfortabel thuis te werken. “Een bureaustoel en bureaumateriaal schaffen ze zelf aan”, legt Kathy De Bruyne uit. “Dat wordt forfaitair vergoed met de thuiswerkvergoeding. We hebben die vergoeding nog eens onder de loep opgenomen en op punt gesteld.”

Mentale weerbaarheid

Hoewel veel zaken in de praktijk al uitgewerkt zijn, worstelen bedrijven toch nog met uitdagingen. Voor Het Poetsbureau zijn dat onder meer de planningen voor de bedienden. “We willen iedereen de kans geven structureel een aantal dagen per week thuis te werken, maar we streven ook naar een goede dienstverlening. Die garanderen we niet alleen via de telefoon, maar ook met fysieke contacten. Het is een hele puzzel om dat in orde te krijgen.”

“De mentale weerbaarheid van de medewerkers wordt ferm onderschat”, zegt Axel Smits. “Het technische aspect van flexibel werken is gemakkelijk te organiseren, denk aan de kantoorruimte of het computernetwerk. Maar heel wat medewerkers hebben het moeilijk om continu thuis te werken door de kinderen of plaatsgebrek, of om werk en privé te scheiden. Daarom organiseerden we sessies met welzijnsexperts, waarin we naar hun bekommernissen luisterden en concrete tips gaven. Nu zie je het omgekeerde: heel wat medewerkers willen of durven niet meer naar kantoor te komen. Dagelijks in de auto stappen is voor hen een opdracht. Ook daarin zullen we hen mentaal ondersteunen.”