De Warmste Week, de jaarlijkse actie van de VRT voor het goede doel, geeft telkens een boost aan het verenigingsleven. Dat is ook wat – op een heel andere manier uiteraard – Stamhoofd wil doen met zijn software. “Meer dan 2.000 verenigingen gebruiken mijn systeem al.”
In veel Vlaamse verenigingen verlopen de administratie en de communicatie nog altijd met papieren registers, Excel-bestanden en losse cashbetalingen. Stamhoofd ontwikkelde een digitaal platform in de vorm van een mobiele app en een website, ontworpen om het verenigingsleven te moderniseren en te digitaliseren. De gebruikersfocus ligt op sportclubs, jeugdbewegingen, culturele verenigingen, muziek- en theatergroepen en scholen.
Simon Backx, afgestudeerd in industriële informatica en nadien werkzaam in IT, ontwikkelde Stamhoofd initieel in bijberoep: “Ik bouwde een digitale oplossing voor mijn vroegere Scouts-groep in Wetteren. Daar verliep de administratie behoorlijk chaotisch; handgeschreven documenten werden overgetypt, soms nogmaals ingegeven in het systeem van de koepelorganisatie. Vaak ging geld verloren, omdat niet duidelijk was wie al betaald had voor een activiteit.” Zijn systeem werkte zo goed, dat na een tijdje ook andere verenigingen erom vroegen. Zo is uiteindelijk enkele jaren geleden Stamhoofd ontstaan.
Vandaag gebruiken meer dan 2.000 organisaties en 150.000 mensen Stamhoofd, goed voor jaarlijks zo’n 25 miljoen euro aan transacties. Dat geld komt van inschrijvingen en lidgelden, maar ook de ticketverkoop voor fuiven en eetfestijnen, of andere evenementen zoals een tombola of wafelenbak.
Drie in één
De app combineert drie belangrijke functies. Eerst en vooral de ledenadministratie en veiligheid. Verenigingen kunnen eenvoudig een account aanmaken en hun leden toegang geven. Via het ledenportaal kunnen mensen online inschrijven, lidgeld betalen en medische gegevens invoeren. “Bij een ongeval, bijvoorbeeld als een kind valt tijdens een jeugdactiviteit, kan de leiding snel de ouders contacteren en controleren of er allergieën zijn”, illustreert Simon Backx.
Met Stamhoofd kunnen organisaties ook evenementen beheren, tickets verkopen en merchandising aanbieden. Ook traditionele fondsenwervende acties, zoals eetfestijnen, kunnen via het platform verlopen. Tijdens De Warmste Week zetten veel van die verenigingen een extra stap, door met Stamhoofd hun inzamelacties te organiseren. “Dit is relevant voor een breed scala aan verenigingen, van sportclubs en jeugdbewegingen tot theatergroepen, koren, muziekverenigingen en scholen”, klinkt het. Tot slot is er de communicatie. Hoewel leden nog niet onderling kunnen chatten via Stamhoofd, kunnen leidinggevenden via de oplossing wel eenvoudig e-mails en sms’jes sturen naar alle leden. “Zo weet iedereen over verplaatste activiteiten, wijzigingen of belangrijke mededelingen”, zegt Backx.
Fors besparen
De groei van Stamhoofd verliep tot nu vooral via mondreclame. In de App Store scoort de app een indrukwekkende 4,9 op 5. Niet alleen kleinere verenigingen maken gebruik van het platform, ook grotere organisaties zoals Johnson & Johnson, Thomas More en HoGent zetten Stamhoofd in voor interne evenementen, zoals personeelsactiviteiten.
Daarnaast werken jeugdkoepels als KSA en FOS Open Scouting met een gepersonaliseerde whitelabelversie, ondergebracht in de aparte vzw Tipi. “Vaak willen koepels hun IT in eigen huis houden, maar dat kost te veel en is niet meer van deze tijd. Door ze onder één dak te brengen en samen te investeren, kan fors bespaard worden. Zo hoeft niet elke jeugdvereniging het wiel opnieuw uit te vinden”, zegt Simon Backx.
In België bestaan ook andere digitale systemen voor verenigingen, zoals Twizzit en Ordolio. Zij ondersteunen verenigingen met ledenbeheer, administratie en sponsorwerving. Ordolio wil met meer dan 500 aangesloten verenigingen en zes federaties in Vlaanderen en Wallonië bijvoorbeeld ook uitgroeien tot de digitale ruggengraat achter het Belgische verenigingsleven.
‘Het belangrijkste is gebruiksvriendelijkheid en betaalbaarheid. Onze app werkt intuïtief. Dat vertellen mensen ook in de online reviews’
Stamhoofd heeft volgens Simon Backx al een voorsprong: “Het belangrijkste is gebruiksvriendelijkheid en betaalbaarheid. Onze app werkt intuïtief. Dat vertellen mensen ook in de online reviews. Daarnaast zijn onze prijzen zeer democratisch. Bij veel andere systemen betaal je kunstmatig hoge transactiekosten of verborgen kosten, bij ons is dat minimaal. De app en website van Stamhoofd zijn bovendien open source.” Dat betekent dat de broncode van de software openbaar beschikbaar is. Iedereen kan die broncode inzien, gebruiken, aanpassen of verder ontwikkelen, afhankelijk van de licentievoorwaarden.
Ook het verdienmodel van Stamhoofd is erg transparant. Verenigingen betalen 1 euro per lid per jaar om de administratie te beheren, en 2 procent van de omzet op verkopen zoals tickets voor evenementen via het platform, met een maximum van 20 cent per ticket. “Verenigingen zijn de bron van zoveel mooie vriendschappen, herinneringen en ervaringen. Met Stamhoofd willen we hen helpen op een betaalbare manier te digitaliseren”, benadrukt Simon Backx.
Hij schat dat verenigingen honderden euro’s per jaar besparen, als ze Stamhoofd gebruiken. “Een slechte administratie kan al snel 300 euro of meer kosten aan gemiste of niet opgehaalde inkomsten. Met Stamhoofd verloopt alles veel soepeler, en de investering verdien je terug.”
Extra functies
Simon Backx werkt samen met één collega, zijn broer Bjarne Backx, handelswetenschapper van opleiding. “Onze groei is nog overzichtelijk, maar we plannen de komende jaren uit te breiden, nu ook het gebruik fors groeit”, zegt Simon Backx. “De app wordt binnenkort meertalig, met ondersteuning voor Frans. Ook de markt van Nederland wordt verkend. “We kunnen onze app wel niet één-op-één vertalen en in andere regio’s lanceren. Culturele verschillen zijn belangrijk. In België is het bijvoorbeeld normaal dat verenigingen wafels verkopen voor fondsenwerving, iets wat in andere Europese landen minder gebruikelijk is.”
Ook volgen in de nabije toekomst nog extra functies. Zo krijgt de app binnenkort een activiteitenkalender en extra communicatietools. “We werden onlangs ook geselecteerd om deel te nemen aan het acceleratorprogramma Start it @KBC”, besluit Simon Backx. “Met die begeleiding willen we Stamhoofd nog steviger op de rails zetten, zonder onze initiële overtuiging te lossen. We geloven dat verenigingen veel efficiënter kunnen werken door te investeren in digitale oplossingen.”