Ondernemer van je eigen leven: zes tips om de juiste prioriteiten te stellen

De coronacrisis dwingt nogal wat mensen stil te staan bij hun routines op het werk en privé. Te veel mensen raasden maar voort in een wereld vol afleiding, drukte, torenhoge verwachtingen en een verschroeiend tempo. De sleutel om het anders te doen is aandacht.

Mien Gheysens begeleidt fusies en overnames als consultant en ze is coach in persoonlijk ondernemerschap. “We hebben vaak de neiging om alles te ondergaan”, zegt ze. “Voor alles wat niet loopt zoals we het willen, schuiven we de schuld gemakkelijk af op anderen of op de omstandigheden. Toch hebben we vaak een veel grotere impact op ons leven dan we doorgaans aannemen.” Met Jouw jaar vol aandacht schreef Mien Gheysens een handleiding om met meer aandacht door het leven te gaan en zo weer de juiste prioriteiten te stellen. Deze zes tips helpen je op weg.

1. Multitasken geeft een vals gevoel van productiviteit. Stop er dus mee

Zeker in een professionele context staat het goed om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden. Toch is dat multitasken volgens Gheysens nergens goed voor: “Het vergt vooral heel veel energie om verschillende activiteiten tegelijk uit te voeren. De waarheid is dat elk van die activiteiten dan langer duurt dan wanneer we ze één voor één zouden afwerken. Monotasken is daarentegen meer ontspannend voor het brein en uiteindelijk is het ook veel productiever.” Daarom adviseert Gheysens om er een gewoonte van te maken dingen af te werken en af te sluiten. Vergelijk het met je computer: hoe meer tabbladen er openstaan, hoe meer energie die vragen. “Monotasken helpt ook om prioriteiten te bepalen en daarnaar te handelen. De verleiding tot multitasken wordt groter wanneer we verplichtingen voelen van anderen in plaats van te focussen op eigen prioriteiten.”

2. Blus niet alle brandjes

Nog een kwalijk neveneffect van het multitasken is dat het steeds lastiger wordt nog een onderscheid te maken tussen de dringende en de belangrijke zaken. “Het gevolg is dat we reageren op elke impuls en niets anders doen dan het ene brandje na het andere blussen. Dat is makkelijk, zo zijn we constant bezig en hoeven we zelf geen keuzes te maken”, zegt Gheysens. Zelf heeft ze de bewuste keuze gemaakt om in de voormiddag zo veel mogelijk offline te blijven en geen mails te beantwoorden. “Een e-mail is gewoon een todolijstje dat anderen kunnen aanvullen. Hoewel het beantwoorden van mails in geen enkele functieomschrijving staat, zijn er veel mensen die daar het grootste deel van hun dag aan spenderen. Het is ook gemakkelijk om de mailbox te openen en de rest van de dag te spenderen aan mailverkeer. Dan ben je de hele dag bezig geweest, zonder iets wezenlijks te doen. Maar veel voldoening geeft dat niet.” Om niet te snel afgeleid te raken van belangrijke zaken, kan het nuttig zijn out-of-officeberichten niet enkel aan te zetten tijdens vakantieperioden. Ze kunnen ook worden gebruikt om mensen te laten weten dat je met een belangrijk project bezig bent en daardoor mails niet meteen kunt beantwoorden.

3. Baken je aandacht strikt af

“Ik pleit er niet voor dat mensen zich nog meer focussen of concentreren, wel dat ze zich bewuster worden van zichzelf en de wereld om zich heen. Het is de enige manier om te ontdekken wat je belangrijk vindt en welke keuzes je echt wilt maken”, zegt Mien Gheysens. Dat betekent ook dat wanneer je hebt beslist dat iets belangrijk voor jou is, je het ook je onverdeelde aandacht moet geven. “We denken soms verkeerdelijk dat we zoiets niet kunnen maken tegenover collega’s, bijvoorbeeld wanneer die aankloppen met een vraag. Nochtans getuigt het net van professionalisme wanneer je je aandacht strikt afbakent en aangeeft dat je bezig bent met iets wat je aandacht nodig heeft en dat je daarna met dezelfde aandacht naar je collega zal luisteren.”

4. Stuur jezelf een kattebelletje voor pauzes

Heel wat mensen vergeten te pauzeren. “Soms is zelfs een micropauze van enkele seconden al voldoende”, weet Gheysens. “Alleen al drie keer goed in- en uitademen zorgt voor een rustigere ademhaling en een lagere bloeddruk. Het zorgt voor een reset van ons lichaam en helpt om de automatische piloot uit te schakelen.” Je kunt op je smartphone een alarm instellen die je eraan herinnert dat het tijd is om even tot rust te komen. “Veel mensen denken dat ze daar geen tijd voor hebben, maar de wereld stopt echt niet met draaien wanneer je eens even een paar seconden tijd neemt voor een adempauze.”

5. Durf te kiezen, want kiezen is niet noodzakelijk verliezen

“Je kunt nu eenmaal niet alles doen, of zeker niet allemaal nu. Om je doelen te bereiken is het nodig om keuzes te maken. Wat niet naar je doel leidt, kun je het best schrappen”, zegt Gheysens. Ze koppelt dat aan het belang van waarden, want bewust of onbewust leggen we onze waarden in de weegschaal bij het nemen van beslissingen. Het wordt makkelijker om keuzes te maken wanneer we onze waarden en onze doelen kennen en wanneer we weten wat we belangrijk vinden. Gheysens pleit daarbij voor een kosten-batenanalyse voor elke beslissing: “Maak altijd de afweging hoeveel tijd je aan een keuze wilt spenderen en hoe belangrijk die keuze voor jou is. Voor zaken die minder belangrijk zijn, is het voldoende te opteren voor de keuze die goed genoeg is. Meer moeite en tijd hoef je daar niet aan te spenderen. Zo creëer je ruimte om verder te kijken bij zaken die voor jou wel prioritair zijn.”

6. Sta elke week bewust even stil bij wat je doet

Mien Gheysens doet dat op vrijdag. Dan blikt ze terug op haar week door zich af te vragen wat ze heeft laten liggen en hoe ze zichzelf in de weg heeft gestaan. Ze viert wat ze gerealiseerd heeft en brengt in kaart hoe dat gelukt is. Daarnaast blikt ze vooruit naar de week die komt, waarvoor ze al meteen twee prioriteiten aanstipt. Ze omschrijft het als haar wekelijkse reflectietijd. “Een gebrek aan zelfreflectie is de grootste reden waarom mensen falen in hun doelen. Vaak herhalen we dezelfde fouten en komen we in een vicieuze cirkel terecht. Die cirkel kan makkelijk worden doorbroken door een stap terug te nemen en je eigen werk of acties te bekijken en te beoordelen. Het lijkt misschien tegenstrijdig, maar dat moment van zelfreflectie is vaak een van de meest productieve momenten, terwijl je niets produceert. Het helpt je wel om de volgende taken efficiënter aan te pakken, het overzicht te bewaren, strategisch te denken en te blijven focussen op wat belangrijk is.”