‘Nieuwe regels voor digitale bewaring van documenten bezorgen werkgevers extra rompslomp’

De regering-Michel heeft een voorstel goedgekeurd met nieuwe regels voor het digitaal bewaren van facturen en andere belangrijke documenten. Bijna alle werkgevers en zelfstandigen dreigen onder meer verplicht te worden tot een tweejaarlijkse audit en daarom moet het voorstel worden bijgestuurd, vindt professor Jos Dumortier, advocaat bij time.lex.

Op vrijdag 11 december keurde de federale ministerraad, op voorstel van minister Alexander De Croo, een voorontwerp van wet goed over zogenaamde vertrouwensdiensten voor elektronische transacties. Het voorontwerp bevat onder meer regels voor elektronische ondertekening, digitale tijdsstempels, en elektronische aangetekende verzendingen. Die diensten moeten ervoor zorgen dat transacties via het internet betrouwbaar verlopen.

Het interessantste onderdeel is de reglementering van elektronische archivering. Daarin valt vooral de verplichting op om zich aan een tweejaarlijkse audit op eigen kosten te onderwerpen en een conformiteitsattest te behalen. Die voorwaarde zou gelden voor iedereen die onderworpen is aan expliciete bewaringsverplichtingen, zoals die bijvoorbeeld bestaan voor facturen of sociale documenten, die men in elektronische vorm wil bijhouden. Zowat alle werkgevers en zelfstandigen vallen onder die plicht. De maatregel zal nog niet onmiddellijk in werking treden. Dat kan ook niet anders, want momenteel bestaat in ons land geen organisme dat deze attesten uitreikt.

Het terechte uitgangspunt van het ontwerp is dat er over de bewijswaarde van elektronische gegevens veel onzekerheid bestaat. In ons burgerlijk wetboek weegt een origineel nog altijd zwaarder dan een kopie, en het is nog steeds niet duidelijk wanneer een elektronische document als “origineel” kan worden beschouwd. Ondernemingen aarzelen dan ook vaak om belangrijke documenten in elektronische vorm te bewaren, of om hun papierwerk in te scannen.

Niettemin lijkt men zich met de voorgestelde tekst te hebben vergaloppeerd. Digitale archivering is zeer complex, en opleggen vanuit de overheid hoe dat moet gebeuren is uiterst riskant. Voor de Belgische regering is dat blijkbaar geen probleem.

Er zijn nochtans meerdere pistes om de onzekerheid weg te werken. De wetgever kan bijvoorbeeld aangeven hoe elektronische bewaring moet gebeuren. Meestal wordt aanbevolen om dergelijke regels algemeen te houden, zonder technische details die toch maar snel verouderen. Een andere piste is dat de overheid gaat aanduiden wie kan archiveren. Na een soort examen wordt dan een bekwaamheidsattest uitgereikt. Dat is echter geen goed idee in een domein waar omzeggens iedereen mee te maken heeft en zo’n tweejaarlijks attest disproportioneel zou zijn. Voor het autoverkeer zijn rijbewijzen een goed idee wegens de risico’s voor het publiek, maar voor administratieve verplichtingen zijn dergelijke procedures niet aangewezen.

Het voorontwerp verplicht de betrokkenen echter om een kwalificatie te behalen in alle gevallen waarin er een expliciete bewaringsplicht bestaat. Er bestaan echter duizenden van dergelijke bepalingen. Zolang men dat niet aanpast, heeft iedereen die zijn documenten elektronisch wil bewaren, dus een “rijbewijs voor digitale archivering” nodig. Gelukkig gunt de federale regering zichzelf wat tijd om deze maatregel in te voeren.

Het voorontwerp bevat nog andere vreemde bepalingen. Net als in een eerdere wet van 2001 wordt gesteld dat “niemand verplicht kan worden rechtshandelingen te stellen via elektronische weg” tenzij daarvoor eerst weer aparte wetgeving wordt aangenomen; en dat een document dat elektronisch gedateerd moet worden daarvoor gebruik moet maken van een “gekwalificeerde dienst van elektronische tijdstempel“. Opnieuw zijn er duizenden wetten en besluiten die bepalen dat een document een datum en handtekening moet dragen. Tenzij iedereen zoveel mogelijk afziet van digitaal werken, zal er binnenkort met elektronische tijdstempels veel geld te verdienen zijn.

Gelukkig bevinden we ons nog aan het begin van het wetgevend proces. Benieuwd wordt nu uitgekeken naar het advies van de Raad van State die, zoals vaak, deze klus op dertig dagen moet klaren. Het is de bedoeling om de nieuwe regels al op 1 juli 2016 in werking te doen treden. Laat ons hopen dat tegen die tijd een en ander wordt bijgestuurd.

Professor Jos Dumortier – advocaat time.lex