‘Kosten maken om kosten te maken, is altijd fout’: zeven tips over beroepskosten voor zelfstandigen

Hoe herkent u echte beroepskosten? Wat zijn gemengde en forfaitaire beroepskosten? “Het aantonen van de professionele meerwaarde van een lunch of een diner is geen exacte wetenschap.”

Wie als zelfstandige onkosten inbrengt, betaalt minder belasting, wordt vaak gezegd. Dat klopt, maar die gemaakte kosten moeten wel een direct verband houden met de beroepsactiviteit.

1 Herken echte beroepskosten

“Er bestaat een eenvoudige vuistregel om te achterhalen of aankopen al dan niet onder beroepskosten kunnen vallen. Alle kosten waarvan je kunt aantonen dat die je eenmanszaak vooruithelpen, komen in aanmerking als beroepskosten”, zegt Giel Thomas, medeoprichter van het boekhoudplatform Dexxter. “Of anders gezegd: alle kosten die je niet gemaakt zou hebben, mocht je geen zelfstandige zijn, zijn beroepskosten, van de aankoop of de huur van professionele werktuigen en machines, tot een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.”

Uiteraard moet u gemaakte kosten kunnen bewijzen met een factuur, kassaticket of btw-bon. Al die documenten dient u met het oog op een mogelijke belastingcontrole minstens zeven jaar te bewaren. En u moet aan de fiscus ook uw betalingen kunnen aantonen, via afschriften van uw bankrekening of kredietkaart bijvoorbeeld.

“Een handig hulpmiddel voor ex-werknemers: alle kosten die ze als medewerker ook terugbetaald hebben gekregen van hun werkgever – zoals verplaatsingen of een etentje met een klant – gelden ook voor zelfstandigen als beroepskosten.”

2 Let op voor valkuilen

“Kleding is enkel aftrekbaar als die normaal gesproken alleen tijdens de beroepsactiviteit wordt gedragen. Veiligheidsschoenen en een advocatentoga zijn dus geen probleem. Een ravissante avondjurk of een strak maatpak zijn wel voor discussie vatbaar”, zegt Thomas. “Kijk ook uit met restaurantkosten. Een diner met z’n tweeën op Valentijn of op de verjaardag van je partner zijn géén beroepskosten. Maak er een gewoonte van om op elk btw-bonnetje of in een logboek te noteren met wie je wanneer bent gaan eten – een potentiële klant, een leverancier of een zakelijke partner – en eventueel welk project of welke opdracht je daar beroepsmatig hebt besproken. Daarmee bewijs je alvast je goede intentie.”

“Het aantonen van de professionele meerwaarde van een lunch of diner is geen exacte wetenschap. Om een hardnekkige mythe uit de wereld te helpen: ook restaurantkosten tijdens het weekend kunnen in de boekhouding. Zolang je de professionele drijfveer maar kunt aantonen.”

3 Sommige aankopen registreert u beter als investeringen

“Een duurdere aankoop die langer dan één jaar meegaat, boek je beter als een beroepsinvestering dan als beroepskosten”, meent Thomas. Die investering kunt u dan in schijven verdelen en over verschillende jaren afschrijven. Dat kan lineair (elk jaar evenveel), degressief (elk jaar minder) of progressief (elk jaar meer). “Er geldt geen minimumbedrag, maar in het algemeen mag je een investering al overwegen vanaf 250 euro. Er bestaan richtlijnen om te bepalen over hoeveel jaar je iets moet afschrijven. Kantoormeubilair wordt gezien als een investering op tien jaar. Computers en smartphones kun je op drie jaar afschrijven, een auto, fiets of elektrische step op vijf jaar, enzovoort.”

4 Detecteer uw gemengde kosten

Heeft u een thuis een kantoor of een werkplaats? Dan kunt u gemengde kosten inbrengen in uw boekhouding: dat zijn kosten die deels privé en deels professioneel zijn. “De elektriciteitsfactuur, het internetabonnement, de telefoonrekening zijn enkele voorbeelden. Het percentage dat het kantoor of de werkruimte inneemt tegenover de totale bewoonbare oppervlakte geldt daarbij als verdeelsleutel.” Stel dat uw thuiskantoor 20 procent van uw woning inneemt. Dan kunt u 20 procent van de kosten van uw nutsvoorzieningen inbrengen als beroepskosten. Als uw maandelijkse elektriciteitsfactuur 200 euro bedraagt, is dat dus 40 euro per maand, of 480 euro op jaarbasis.

Thomas: “Als btw-plichtige kun je datzelfde percentage van de btw op uw gemengde kosten recupereren, op voorwaarde dat je ondernemingsnummer op de factuur vermeld staat.”

5. Betaal met uw zakelijke rekening én uw privérekening

“Nog een mythe: voor een eenmanszaak wordt geen officieel verschil gemaakt tussen een zakelijke en een privérekening. Zodra je met een privérekening zelfs maar één betaling doet voor je zaak, beschouwt de fiscus die als een zakelijke rekening.”

Maakt u zakelijke kosten? Dan mag u die met om het even welke rekening betalen: uw privérekening, de gezinsrekening, uw professionele rekening of de gemeenschappelijke gezinsrekening. “De elektriciteitsfactuur betalen met je privérekening heeft geen invloed op de aftrekbaarheid van een deel ervan als beroepskosten. Maar belangrijk om te weten: zodra je met een bepaalde rekening betaalt, mag de fiscus die rekening inkijken.”

6 Let op met forfaitaire beroepskosten

“Sommige zelfstandigen kiezen blindelings voor forfaitaire beroepskosten”, stelt Thomas. Aankoopbewijzen en bonnetjes zijn dan niet nodig, in plaats daarvan trekt u 30 procent af van uw beroepsinkomsten. Die forfaitaire beroepskosten zijn echter begrensd: voor het inkomstenjaar 2023 mag u bijvoorbeeld maximaal 5.520 euro van uw belastinggrondslag aftrekken. “Dat is voor veel zelfstandigen te weinig. In de praktijk is werken met werkelijk gemaakte kosten, aantoonbaar via aankoopbewijzen, veelal voordeliger. Een combinatie van deels forfaitair en deels aantoonbaar is niet mogelijk. Al kun je elk jaar opnieuw beslissen voor welk systeem je kiest.”

7. Kosten maken om kosten te maken is altijd fout

“Ik geef het liever aan mijn zaak dan aan de belastingen, is de redenering van sommige zelfstandigen. Dat is niet per se waar. Wie zinloze aankopen of investeringen doet, enkel en alleen om minder personenbelasting te betalen, gooit geld weg”, zegt Thomas. “Want als je extra kosten maakt, moet je die nog altijd betalen. Dat geld had je misschien beter gespaard als extra buffer. En hoewel je minder belasting moet betalen, houd je ook minder winst over.” z