Ruben D’Hooghe van Kommodoor helpt bedrijven focus te vinden: ‘Wees niet altijd bereikbaar’

Ondernemen is vaak balanceren tussen ambitie en focus, zeker wanneer je groeit en keuzes moet maken over je team en structuur. Ruben D’Hooghe, de oprichter van Kommodoor, vertaalt zijn ervaring uit de festivalwereld naar praktische inzichten voor ondernemers die houvast zoeken.

‘Wie hard gaat, moet weten wat ie doet’ bloklettert de website van Kommodoor. Met zijn bedrijf begeleidt Ruben D’Hooghe ondernemers om strategie en focus te vinden. Dat doet hij grotendeels alleen, al heeft hij lang getwijfeld om iemand in dienst te nemen. “Ik heb moeten leren loslaten dat ik een groot team wil. Met de jaren kwam het besef dat dit een onderneming is waar één iemand centraal staat. Ik ben de promotor van de business, maar heb wel een team van freelancers dat me ondersteunt in workshops of voor de marketing.”

De jonge ondernemer werkte aanvankelijk in de muzieksector. Weinig bedrijven hebben zo’n vreemd businessmodel als muziekfestivals, waar je vaak in drie dagen tijd een volledige jaaromzet moet draaien. Voor D’Hooghe, die tien jaar lang als projectmanager meedraaide bij organisaties als Tomorrowland, is het een wereld waar hij veel van leerde: “Festivals hebben nood aan een extreem sterk plan, een doordachte structuur en veel focus. Als die ontbreekt, dan haal je het niet. Die kennis wil ik inzetten om ook andere organisaties te helpen.”

Eerste werknemer

Het is de eeuwige twijfel van zelfstandigen, moet ik er iemand bijnemen? “Er bestaat geen  silver bullet hire die alles kan wat jij niet kan”, zegt Ruben D’Hooghe. “Stel dat je echt niet goed bent in klanten onderhouden, dan is het moeilijk om dat volledig uit te besteden en goed op te volgen. Zorg er eerst voor dat je er zelf de basis van begrijpt. Als oprichter moet je op termijn vooral bezig zijn met het promoten van je bedrijf. Dat betekent niet dat je elke dag in een podcast moet zitten of op een show moet staan, maar je moet acties ondernemen om je business in beeld te brengen. De eerste taak die je tegenhoudt om dat te doen, is vaak de eerste die je kunt uitbesteden. Met je eerste werknemer zal je veel en nauw contact hebben. Zorg ervoor dat er een goede match is, en probeer niet te overhaast iemand in een hokje te duwen. Het is een beetje zoals daten, je wil in eerste instantie een fijne tijd hebben met die persoon.”

Na de eerste werknemer volgt vaak de tweede, de derde, de vierde, en dan loopt het mis. “Ik zie ondernemers die vaak niet weten waarom ze bepaalde zaken doen”, legt D’Hooghe uit. “Ze zien een probleem en denken dat ze het kunnen oplossen door iemand aan te nemen. Dat is symptoombestrijding. Alsof je naar de dokter zou gaan met kniepijn, en je enkel een pijnstiller krijgt.”

Mensen zien een groot team vaak als een graadmeter voor succes, maar dat is volgens Ruben D’Hooghe een verkeerde redenering. “Probeer voor jezelf te definiëren hoe je ideale wereld er over drie jaar uitziet. Waar wil je staan? Wat is de eerste stap die we kunnen nemen en welke hordes staan in de weg? Als het je droom is om 90 procent van de tijd op vakantie te gaan, dan moet je geen dertig mensen aannemen. Wanneer je dat weet, kun je nagaan welke business je moet bouwen om dat doel te bereiken. Voor elk scenario bestaat wel een blauwdruk.”

Die blauwdruk bevat vaak ook een organigram dat de structuur van een organisatie samenvat. “Een business heeft twee zaken nodig: geld om te kunnen werken, en mensen die het werk kunnen doen. Je hebt een operations-team en een revenue-team. Aan elk van de twee rollen moet je mensen toewijzen of extra krachten aanwerven, je kunt het niet allebei tegelijkertijd zijn”, zegt D’Hooghe.

Prioriteiten

Ook wie geen werknemers heeft, heeft soms het gevoel dat hij van hot naar her loopt en continu brandjes moet blussen. “Stel jezelf geregeld de vraag: welke taak heeft de meeste impact? Wat heeft écht prioriteit? Als ik dit niet doe, zal het me echt geld kosten binnen een maand of niet?” raadt hij aan. Het helpt om prioriteiten te stellen, maar het is volgens D’Hooghe ook belangrijk om een filter te plaatsen op wie prioriteiten kan bepalen.

“Als je continu je mailbox open laat staan, zit er steeds iemand in je rug te porren”, zegt D’Hooghe. “Wees niet altijd bereikbaar. Neem in het begin van de dag een kwartier de tijd om je hoofdprioriteit te bepalen. Al de rest moet daarvoor wijken. Blokkeer voor elke dag een focusblok van anderhalf uur. Door op voorhand al regels vast te zetten, zorg je ervoor dat je je ernaar zal gedragen. Als je geen systeem hebt, laat je iedereen toe om je agenda in te vullen zoals zij willen.”

Daarnaast wijst D’Hooghe ook op het belang van pauze, want net zoals een formule 1-wagen een pitstop nodig heeft om te vermijden dat de motor oververhit, moet ook een ondernemer geregeld tijd vrij maken. “Door even afstand te nemen, kun je beter nadenken over waar je naartoe wilt. Waarvoor stap je ’s ochtends uit bed? Wat is dat ene ding waar je zo gepassioneerd voor bent dat je het zelfs gratis zou doen? Ik word er warm van om anderen te helpen hun potentieel te bereiken, maar niet van het leiden van een team. Als ondernemer moet je dat van jezelf weten, zodat je een positie kunt vinden die daar het beste bij aansluit.”

Werkdruk

Naast werkdruk kan ook geld voor stress zorgen, maar D’Hooghe wijst daarvoor op het belang van het juiste prijsmodel: “Je hebt drie types bedrijven, die elk op een andere manier hun prijs bepalen. De eerste zijn zij die hard inzetten op hun product. Apple heeft bijvoorbeeld één telefoon, waar je weinig aan kunt aanpassen. Die productleiders doen er alles aan om hun product zo goed mogelijk te maken, en vragen daarvoor een hoge prijs.”

“Daarnaast zijn er bedrijven die inzetten op het leren kennen van hun klanten en hun werk daarop af te stemmen”, vervolgt D’Hooghe: “Voor hen is flexibiliteit zeer belangrijk, en zij hanteren beter een menukaart waar mensen uit kunnen kiezen. En dan is er nog een derde categorie, die focust op het zo efficiënt mogelijk werken. Colruyt gaat niet voor de meest sfeervolle winkels, maar wil de goedkoopste zijn door in te zetten op het continu verbeteren van hun processen.”

En dan zijn er nog de tientallen applicaties die ondernemers rust beloven rust, al tempert Ruben D’Hooghe de verwachtingen daarrond. “De beste loopschoenen zullen er ook niet voor zorgen dat je de beste loper wordt. Ze zullen hoogstens de laatste 5 procent een verschil maken. Vroeger was ik er ook heilig van overtuigd dat een tool alles zou veranderen, maar het is een versneller van wat je doet. Als je je werk verkeerd doet, zal een tool ervoor zorgen dat je het gewoon sneller verkeerd doet.”

Beluister hier de podcast: