‘Het evaluatiegesprek moet anders’

‘Een bedrijf komt vandaag jaarlijks enkele maanden min of meer tot stilstand omdat het zichzelf aan het managen is. Dit moet anders.’ Dat zegt Peter s’Jongers, CEO van Protime, een softwarebedrijf gespecialiseerd in tijdsregistratie.

Met Protime bevroegen we 1000 Nederlandse werknemers en stelden we vast dat een derde van de werknemers gestresseerd is door het jaarlijkse evaluatiegesprek. Slechts een handvol bedrijven waar de werknemers werkten bleek gedurende het hele jaar aan performance management te doen, terwijl wel een derde van de bevraagde werknemers een systeem van continue monitoring verkiest.

Het traditionele jaarlijkse evaluatiegesprek staat al geruime tijd ter discussie. Toen het Amerikaanse farmabedrijf Colorcon begin 2000 besliste om het evaluatiegesprek af te voeren, was dat nog vloeken in de HR-kerk.

Ondertussen sprongen toonaangevende (tech)bedrijven zoals Microsoft, 1Btv1, Deloitte en Accenture op de kar. Ongetwijfeld zullen andere nog volgen. Volgens een recente studie van Deloitte is het voor 79% van leidinggevenden een topprioriteit om performance management te herdenken.

En toch lijken we er nog niet helemaal uit te zijn.

Doen we nog een evaluatiegesprek of schaffen we het hele theater af? Wat gaan we dan in de plaats doen? Hoe vermijden we dat we helemaal niét meer over de prestaties van medewerkers praten? Hoe vermijden we dat we eindigen met net hetzelfde proces, maar dan in de zomer in plaats van ergens rond november?

Al die discussies zijn interessant, maar dreigen een beetje naast de kwestie te eindigen – net als de voorspelbare tendens om het afschaffen van evaluatiegesprekken te zien als ‘iets wat we doen voor of door de millennials’. Door de digitale disruptie op de arbeidsmarkt vandaag is deze discussie meer dan ooit aan de orde.

Stand van zaken

Traditioneel werken mensen zo’n negen maanden hard om hun doelstellingen te halen, waarna het evaluatieseizoen zich op gang trekt. Dit levert enorm veel werk op voor het middenmanagement, dat ettelijke rapporten voorbereidt en ze overmaakt aanHR.Daarnavolgteenmaandvangesprekkenmetallemedewerkersdienadieneenneerslag moeten vinden in een evaluatie. Nog eens een berg papier, gevolgd door gebekvecht tussen afdelingen over de financiële beloningen voor hun team. Dit is het punt waarop het topmanagement ook in de discussie wordt gesleept, om tescheidsrechteren.

Wat is er fout aan dit plaatje? Voornamelijk dat deze evaluaties gedurende een aantal maanden aanzienlijke druk leggen op het middenmanagement, HR en topmanagement. Laten we niet vergeten dat managers rond dezelfde periode ook nog hun jaarlijkse budgetten moeten opstellen en lobbyen voor hun eigen middelen. Een bedrijf komt vandaag enkele maanden min of meer tot stilstand omdat het zichzelf aan het managen is. Dit moet anders.

Ook een gemiddeld HR-departement beleeft weinig vreugde aan een dergelijke evaluatieperiode en dreigt te verdrinken in de formulieren. De frustraties bij HR-professionals die hun organisatie willen helpen groeien, nemen toe.

Tot slot is het ook voor werknemers steevast een frustrerende ervaring. Vaak hebben ze – niet geheel onterecht – het gevoel afgerekend te worden op hun prestaties van de afgelopen maanden in plaats van het gehele jaar. Daarenboven kan het tot een onzachte confrontatie komen wanneer de werknemer tevreden is en zich productief voelt, maar plots te horen krijgt dat zijn geleverde inspanningen niet in overeenstemming zijn met de strategie of de verwachtingen van het bedrijf. Dat is pijnlijk en vooral een ongelofelijke verspilling van talent.

Klinkt dit alles overdreven? Wel, het komt vaker voor dan velen denken. In een recente bevraging van Hudson gaven de bevraagde werknemers aan dat ze slechts één keer per jaar met hun manager praten over doelstellingen (72%), vooruitgang (73%) en hun prestaties (85%). Bijna een derde van de werknemers (28%) zegt zelfs dat ze maar een keer per jaar informele feedback krijgen van hun manager.

Het evaluatiegesprek valt anno 2017 dus niet lekker. Geen enkele betrokkene geniet ervan. Het is duidelijk wat een evaluatiegesprek niét mag zijn:

• Het mag geen herculische taak worden die niet langer te overzien is.
• Het eindresultaat mag niet gebaseerd zijn op vage indrukken die heel onfair kunnen aanvoelen voor de betrokken werknemer.
• Het gesprek mag niet de eerste keer zijn dat een werknemer hoort dat de geleverde prestaties niet in lijn liggen met de strategie van de organisatie.

Zo wordt het plots minder verbazend dat we net vandaag deze discussie intenser dan ooit voeren. We zijn, na de opkomst van het Internet of Things (IoT) gewend geraakt aan waakzame systemen. De wereld die op vaste tijdstippen meet is geëvolueerd naar een wereld die voortdurend monitort en ons op de hoogte stelt wanneer iets buiten de verwachtingen valt. Het wordt tijd dat ook het evaluatiegesprek deze stap zet.

Op de markt van ondersteunende software voor HR-afdelingen zie je dat deze trend zich doortrekt. Er is een ware explosie van software-as-a-service tools met mobiele apps en ingebouwde rapportering beschikbaar, die het allen mogelijk maken om bedrijven en werknemers voortdurend te monitoren, in plaats van één keer per jaar de temperatuur op te meten.

We komen terecht in een tijdperk waarin we accepteren dat feedback niet enkel van mensen moet komen, maar ook van systemen. Die feedback kan kwalitatief of kwantitatief zijn en bereikt ons via dashboards en notificaties.

Tijd voor verandering

Elk ambitieus team wil geëvalueerd worden en de vraag of dit moet gebeuren moeten we niet stellen. Mensen willen graag weten of ze goed bezig zijn. Het is belangrijker dan ooit om doelstellingen te aligneren, en feedback en coaching te voorzien in realtime.

De hamvraag is welke tools en processen managers toelaten om aan realtime monitoring te doen. Het moet hier gaan om een monitoring die de privacy van werknemers afdoende beschermt, maar tezelfdertijd ook het (top)management en de HR-afdeling toelaat om een betekenisvol gesprek te voeren met werknemers, gebaseerd op hun werk doorheen het hele jaar.

Realtime monitoring kan op het einde van het jaar een hoop kwalitatieve en kwantitatieve gegevens opleveren die de basis kunnen vormen voor een sterk inhoudelijk evaluatiegesprek, met veel minder druk op leidinggevenden en HR-afdelingen, en minder verrassingen voor werknemers.

Idealiter laten deze tools de werknemer ook toe om af en toe even door de mist van de dagelijkse taken te kijken. We kunnen het vergelijken met de zogenaamde head–up displays in games: hoe gaat het met je batterij (energielevels), je gezondheid (carrière) en kompas (loop je in de juiste richting)?

Bij Protime hebben we een gedeelde ‘performance ruimte’ ontwikkeld in onze software. Hier beheer je alle doelstellingen, meeting notes, coaching- en feedbackgesprekken in één applicatie. Met deze tool kan je aan goal en performance management doen, terwijl je ook tijdregistratie trackt. Het engagement en welbevinden van je werknemers volg je eenvoudigweg via de software. Ook is het mogelijk je collega’s te vragen jou te beoordelen op diverse competenties en vaardigheden. Alle gegevens worden gebundeld in een jaarboek dat duidelijk kan maken wat een medewerker waard is voor een organisatie. Evaluaties komen zo niet langer uit de lucht vallen.