Bedrijven werken met een berg gegevens die omslachtig, niet, onvoldoende of onbetrouwbaar worden benut of gedeeld. Onvolledige informatie, en de omslachtige verwerking ervan, maken processen inefficiënt, complex, archaïsch en tijdrovend. Digitalisering en automatisering zaten de voorbije jaren in de lift en hebben ook bij familiebedrijven gezorgd voor nieuwe oplossingen voor de productie, dienstverlening of administratie. Toch blijft bij veel familiebedrijven de administratieve last groot en bijgevolg is er veel groeimarge voor robotisering in de administratie. Vooral het delen van gegevens kan een stuk efficiënter.
We zien robotisering (of robotic process automation, RPA) makkelijk gedijen in bijvoorbeeld productieprocessen, maar onderschatten de impact op het verlichten van administratieve problemen. Uit studies blijkt dat RPA zo’n 40 procent van al onze manuele taken potentieel kan automatiseren. Dat is enorm veel tijd die voor familiale ondernemers vrijkomt om te focussen op de meer strategische uitdagingen. Het gaat om een zeer uiteenlopend pallet aan taken, gaande van het automatiseren van het beheer van een mailbox tot het vermijden dat u gegevens moet overtikken om ze in een bepaald systeem te kunnen gebruiken. Een zeer concreet voorbeeld is de collaboratieve softwarerobot Elly die de monotone, handmatige handelingen overneemt van Kelly, een menselijke btw-experte. Zo krijgt Kelly de handen vrij om zich over de uitzonderingen van de btw-wetgeving te buigen en de klanten te adviseren. Daar heeft ze nu tijd voor omdat Elly en Kelly samen het dossier afhandelen in 30 minuten in plaats van in 120 minuten. Een significante besparing in tijd, toch?
Digitalisering en automatisering zaten de voorbije jaren in de lift”
Walter Vanherle, Service Area Leader BDO Digital
Familiebedrijven beschikken over kantoor- en financiële-administratiesoftware, samen met specifieke software voor productie, voorraad en klanten. De integratie tussen deze softwarepakketten ontbreekt nog vaak. De interactie met de leveranciers, klanten of banken vraagt talrijke manuele handelingen. Nieuwe gespecialiseerde meet- en scanningtechnieken op basis van artificiële intelligentie doen hun intrede. Bij afwezigheid van integratie is het ‘overtypen’ van data tussen applicaties intern en extern dan een ‘manuele’ taak, zowel voor de bedrijfsleider als voor de medewerkers. Het robotiseren van deze taken met behulp van RPA-software is een nieuwe oplossing voor alle organisaties. De techniek steunt op het registreren van de handelingen die de mensen uitvoeren. Na een bewuste afweging van welke registraties in scripts worden omgezet, kunnen deze door de software robot sneller, dag en nacht en zonder fouten worden uitgevoerd.
We omschrijven dit vaak als restautomatisering, maar dat hoeft niet te betekenen dat het om ingrepen gaat die nog even kunnen wachten. Wij stellen wel degelijk een ‘sense of urgency’ vast. Familiebedrijven willen meer greep krijgen op de ‘verloren’ tijd. Naast een haalbare kostprijs willen bedrijfsleiders zo vooral meer zuurstof krijgen voor het runnen van hun zaak. De vlotte acceptatie door de medewerkers is ook aan de orde omdat zij ondersteuning krijgen van nieuwe dan wel virtuele medewerkers. Feit is dat op deze manier familiebedrijven de robot uit de mens kunnen halen en hun mensen meer mogelijkheden bieden om typisch menselijke sterktes in te zetten en sterker te ontwikkelen, zoals creatief denken en efficiënt handelen.
