Als starter is facturatie vaak een klus waar je liever niet te lang bij stilstaat. Maar een vlot proces is essentieel om je zaak draaiend te houden. Bert Dehu en Heike Vanderbeken, accountants bij het audit- en advieskantoor Vandelanotte, delen hun inzichten over hoe een kleine zelfstandige zijn administratie kan vereenvoudigen en fouten kan vermijden.
Wat maakt facturatie zo lastig voor starters? Velen worstelen met tijdgebrek, zegt Bert Dehu. “Kleine zelfstandigen vinden vaak geen tijd voor de administratie en facturatie. Ze zijn volop bezig met hun kernactiviteit en willen vooral werken. De papierwinkel die daarna komt, daar doen ze het niet voor. Dat uitstel leidt vaak tot slordigheden. Bepaalde zaken worden vergeten en daardoor niet of incorrect doorgerekend.”
Heike Vanderbeken wijst op de complexiteit van de regels: “Moet dit gefactureerd worden met 6 of 21 procent btw? Moet de btw worden verlegd, en welke verplichte vermeldingen horen er dan op de factuur te staan?” Voor wie net begint, kan dat overweldigend zijn.
Digitale tools
Manuele facturatie, vaak in Word of Excel, brengt risico’s met zich. “Zo komt het vaak voor dat een klant zijn nummering niet juist volgt. Wettelijk gezien is het verplicht een unieke, chronologische en opeenvolgende nummering te hanteren”, zegt Vanderbeken. Toch zien ze regelmatig chaos, zoals nummers gebaseerd op factuurdatums of hergebruikte nummers. Ook btw-berekeningen gaan vaak mis. Daarnaast missen Word en Excel automatische controles, wat leidt tot rekenfouten of verkeerde klantgegevens door kopieerwerk.
Overstappen naar een digitale facturatietool zoals Iniflow kan veel problemen oplossen. “Facturen worden daarmee automatisch genummerd. Ook de logische controles die je in Word of Excel misloopt, zijn in facturatietools vanzelfsprekend”, legt Vanderbeken uit. “De kleine zelfstandige die wil focussen op zijn kernactiviteit en liefst zo weinig mogelijk tijd aan zijn of haar administratie besteedt, zal ook heel blij zijn te horen dat die tools een enorme tijds- en efficiëntiewinst opleveren”, vult Dehu aan. Repetitieve facturen? Die kun je zelfs automatiseren met een abonnementsfunctie, een optie die veel tools bieden.
Met een overvloed aan tools is het slim gericht te kiezen. “Zorg steeds voor een lijst met prioritaire wensen van jouw facturatiepakket of webshop”, adviseert Dehu. Hij waarschuwt voor impulsieve aankopen. Maak een lijstje met je behoeften en toets de tools daaraan. Zo vind je een oplossing die past bij je budget en je zaak toekomstbestendig maakt.
E-facturatie
Vanaf 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor b2b-transacties in België. “Wacht niet tot het zover is. Begin er vandaag al aan”, dringt Dehu aan. Starters die nog met Word werken, moeten nu digitaliseren. “Zoek uit waar jouw Peppol AccesPoint zich bevindt,” tipt Vanderbeken daarnaast, “zodat je facturen straks correct aankomen en vertrekken.”
Een accountant kan je gids zijn in dat proces. “De accountant is de sleutelfiguur in die digitale transitie”, zegt Dehu. “Hij kan neutraal meedenken over je wensen en noden, en ook budgettair een oogje in het zeil houden”, vult Vanderbeken aan. Vraag je accountant om tips en laat hem je helpen bij het kiezen van tools. Zo kun je je facturatie simpel en efficiënt houden, zodat jij je kunt focussen op de groei van je zaak.