Evenementenbedrijf Sylvester doorstaat coronastorm dankzij virtuele events: ‘Nog nooit zo hard gewerkt als nu’

De evenementensector bloedt, maar er zijn ook lichtpunten. Zo houdt het Vlaams-Brabantse evenementenbedrijf Sylvester stand door de kaart van de digitale events te trekken. “Je moet erin blijven geloven, er komen altijd nieuwe kansen”, zegt ondernemer Geert Vanoverschelde.

Voor de evenementenbranche is de coronacrisis keihard. De sector telt zo’n 3200 bedrijven in België en is in goede tijden goed voor 80.000 banen. Vorige week slaakte de sector nog een noodkreet naar aanleiding van de beslissing van de regering-De Croo om voor ondernemingskredieten een uitstel van betaling toe te staan tot eind maart 2021. “Voor de evenementensector is dat geen oplossing”, waarschuwt Bruno Schaubroeck, de woordvoerder van Event Confederation. “Onze sector is vogelvrij verklaard. Het betalingsuitstel mag in totaal niet langer dan negen maanden duren, en de meeste eventbedrijven maken er al sinds maart gebruik van. De sector is dus maar tot ongeveer eind dit jaar beschermd.”

Maart was heftig

Dat het niet allemaal kommer en kwel is, bewijst de aanpak van het evenementenbureau Sylvester in Wespelaar. “We zijn actief in tv, video en evenementen”, stelt de eigenaar en CEO Geert Vanoverschelde (54). Sylvester is het oudste onafhankelijke productiehuis in Vlaanderen. Het is bekend van televisieproducties als Dag Sinterklaas voor Ketnet, de kunstdocureeks Weg van het Meesterwerk voor Canvas en fictiereeksen als Gina & Chantal (VTM) en Gevoel voor tumor (Een). Geert Vanoverschelde richtte het productiehuis in 1993 op samen met Erik Hendriks. In 1999 stapten ze ook in de eventsector. Intussen is het hun belangrijkste activiteit.

“Televisieproductie is een krimpende markt, onze video- en eventpoot zijn de groeipolen. Daar hebben we de laatste jaren zwaar op ingezet”, duidt Vanoverschelde. De evenemententak van Sylvester focust op bedrijfsevents en congressen, en behoort tot de top vijf van de sector in België. En toen kwam de coronacrisis. “De activiteiten die het bedrijf moeten rechthouden, imploderen voor je ogen. Maart was heftig. In een paar weken werden alle evenementen geannuleerd. We zijn voor 1,6 miljoen euro omzet aan geboekte evenementen kwijtgespeeld. En nog eens 1,4 miljoen aan projecten die in de pijplijn zaten, maar nog niet getekend waren”, rekent Vanoverschelde. Op een gebudgetteerde omzet van 5 miljoen euro hakt dat er stevig in.

Virtuele eventlocatie

“Midden maart wist ik ook niet hoe we hieruit moesten komen”, geeft Geert Vanoverschelde toe. “In eerste instantie hebben we maximaal bespaard op onze kosten. In april, mei en juni deden we een beroep op de tijdelijke werkloosheid. En we bleven vooruitkijken. Als het live niet kan, moeten we kijken naar digitale mogelijkheden om mensen te verbinden. We hadden al livestreams van evenementen gedaan. Op die ervaring hebben we voortgebouwd.”

Sylvester investeerde 170.000 euro eigen middelen in een tijdelijke studio voor livestreams en een nieuw digitaal platform voor virtuele events. “De bestaande platformen zijn heel functioneel, maar ze zijn bijna altijd gemaakt door ingenieurs en IT’ers. Je krijgt niet het gevoel dat je op een betekenisvol evenement terechtkomt”, zegt Vanoverschelde. Hij schakelde het digitalemarketingbureau Brandworks in om de virtuele evenementenlocatie Meeple (een samentrekking van meeting people) te bouwen. “In mei zijn we begonnen, in de zomer deden we een reeks demo’s bij klanten en in september was het platform operationeel”, duidt Geert Vanoverschelde.

De eerste klant was de Universiteit Antwerpen, voor de opening van het academiejaar. Ondertussen werkten ook de haven van Antwerpen, de supermarktketen Lidl, het Instituut voor Tropische Geneeskunde, Voka en de autogroep D’Ieteren met het platform. Er kunnen tot 2500 gasten tegelijk op Meeple. Er is ruimte voor plenaire sessies, workshops, break-outsessies, een virtuele beurs met standhouders en netwerking.

Iedereen nog aan boord

De doorbraak van het virtuele platform kwam er na de verstrenging van de coronamaatregelen in oktober. “Toen beseften bedrijven dat live-events op korte termijn geen optie meer waren. We zijn van 5 naar 25 aanvragen per week gegaan. Bedrijven beseffen dat online vergaderen en congressen bijwonen zal blijven bestaan. Er gaat niets boven echt samenkomen, maar iedereen ondervindt dat digitaal ook voordelen heeft”, stelt Vanoverschelde. Hij wijst op het grotere bereik, de lagere kosten en de kleinere milieu-impact. “Dit gaat niet meer weg. Het is als telewerken: we zullen dat blijven doen. Daarom investeren we er ook in.”

Als ondernemer bleef Geert Vanoverschelde erin geloven. “Zo’n crisis vreet aan je, maar ik ben een optimist. Er komen altijd nieuwe kansen. Je moet ook wat geluk hebben. We hebben veel video- en tv-vakmanschap in huis, waardoor we snel konden schakelen. Ik heb mijn schitterende team van 25 medewerkers aan boord kunnen houden. Daarvoor doen we het.”

Sylvester zoekt nu zelfs extra mensen. “Virtuele en online-evenementen zijn heel arbeidsintensief. Bij live-evenementen wordt veel extern ingehuurd, terwijl bij digitale events onze eigen mensen de toegevoegde waarde leveren”, legt Vanoverschelde uit. Er moet ook nog wat worden gesleuteld aan de marge. “We moeten vier tot vijf events in Meeple organiseren om de marge van één live-event te benaderen. We zitten in de goede flow. Dit geeft het gevoel van een start-up, ik heb nog nooit zo hard gewerkt in mijn leven als nu. Maar we zijn er nog niet, de komende maanden moeten we blijven presteren op dit niveau”, zegt Vanoverschelde.

“Voor het eerst sinds de start van de crisis komt onze marge weer in de buurt van het normale cijfer voor november. Eerst leek het erop dat we dit jaar maar 10 procent van onze omzet zouden halen. Door de switch naar online en virtuele events hebben we nu zicht op 60 à 70 procent.” Vanoverschelde hoopt het boekjaar positief af te sluiten. “Maar dat is ambitieus. Via een partner zijn we met het platform ook actief in Nederland en nu bekijken we samen met Flanders Investment & Trade de mogelijkheden in Frankrijk en Duitsland. Er is veel potentieel.”