Ellen Sano (Visma/Yuki): ‘Ondernemers verwachten snelheid en actuele informatie’

Ondernemers trekken niet langer elk kwartaal met mappen vol facturen en horecabonnetjes naar de boekhouder: ze kiezen steeds vaker voor een onlinesysteem. De coronacrisis heeft die trend bevestigd en versneld. “De automatisering is een goede zaak”, zegt Ellen Sano. “Accountants hebben nu meer tijd om relevant advies te geven.”

Ellen Sano (32) begon in 2015 als salesmanager bij het cloudboekhoudplatform Visma/Yuki. Ze werd managing director van de Belgische tak en sinds vorige week heeft ze samen met Rogier van de Heuvel de leiding op zich genomen. Ze blijft operationeel verantwoordelijk voor Yuki België en kreeg er productdevelopment bij. “En dan te bedenken dat de sector ons zes jaar geleden niet geloofde, toen we zeiden dat we de ondernemer centraal zouden stellen”, zegt Sano. “Onze software is gebouwd op de samenwerking tussen de ondernemer en de accountant. We werden voor gek verklaard. Maar door de automatisering zijn we er wel in geslaagd. We waren de eerste die dat realiseerden.”

“Intussen roept iedereen dat online-accountantsoftware de oplossing is”, zegt Sano. “Dat is ook logisch: ondernemers moeten bijna realtime zicht hebben op hun financiële situatie.” Terwijl de accountants nu bezig zijn aan de drukste weken van het jaar om tijdig alle belastingaangiftes in te vullen, bespreken ze tussendoor ook de bedrijfsresultaten van 2020 met hun klanten. “We zijn intussen meer dan zes maanden in het nieuwe jaar. Nu kun je niets meer veranderen aan de situatie van een jaar geleden.” Dat moet dus vlotter, elk jaar, los van de pandemie. En juist daarom is cloud-accountantsoftware zo belangrijk, aldus Sano.

Visma/Yuki is een van oorsprong Nederlands bedrijf. Ondernemers kunnen al hun documenten rechtstreeks in de cloudsoftware aanbrengen. De accountant hoeft die maar eenmalig bij de juiste kostenplaats te boeken. De volgende keer gebeurt dat automatisch. Zowel de accountant als de ondernemer heeft altijd toegang tot cruciale data en analyses, zodat ze snel beslissingen kunnen nemen. Sinds het bedrijf in 2014 zijn activiteiten startte in België, verdubbelde het aantal aangesloten bedrijven zes jaar op rij. Intussen zijn dat er ongeveer 40.000.

Zijn robots de nieuwe accountants?

ELLEN SANO. “Als ik een gastcollege geef aan een hogeschool, is dat altijd de eerste vraag die studenten me stellen. Maar dat is helemaal niet het geval. Accountants en boekhouders blijven de hoofdrolspeler, maar hun baan wordt net interessanter door de robotisering van saaie, repetitieve taken. Zij gebruiken onze cloudsoftware en dankzij hun kennis is ons systeem zelflerend.

“Het heeft wel even geduurd om dat beeld bij te sturen. Toen wij op de markt kwamen, zagen velen ons als de vijand omdat we hun werk zouden afnemen. De eerste jaren konden we alleen de early adopters overtuigen. Nu is er een omslag in het denken van accountants: ze beseffen dat er meer kwalitatieve klantentijd vrijkomt door een deel uit te besteden aan de technologie. Nu is ook de middenmoot mee.

“Sommigen zullen we misschien nooit kunnen overtuigen, maar ik geloof wel dat volledig offline boekhouden stilaan zal uitdoven. Je mag echt niet onderschatten hoe waardevol die vrijgekomen tijd is. Ondernemers verwachten snelheid en actuele informatie. Ze willen geen maanden wachten op een analyse. We zien dat ook in de manier waarop onze klanten ons softwarepakket gebruiken. De meesten blijven de eerste maanden per kwartaal werken. Maar dan leren ze om dagelijks documenten in te brengen. Dat duurt twee minuten en je ziet van dag tot dag hoe een onderneming ervoor staat.”

Hoe makkelijk is het om een cloudsoftwareoplossing voor boekhouden aan te bieden? Hoewel de belastingaangifte zou vereenvoudigen, zijn er alweer twintig vakken bij gekomen.

SANO. “Om de twee weken voeren we een volledige update uit. Er zijn uiteraard de grote aanpassingen, conform de wetgeving, maar de meeste aanpassingen zijn er om het gebruiksgemak te vergroten. We blijven natuurlijk een digitaal systeem. Door de complexe regelgeving sluipt er soms een bug in ons systeem of loopt er online iets fout. We hebben een ondersteuningsdienst om vragen te beantwoorden en we verzekeren een oplossing binnen de werkuren. Ik heb vooral geleerd dat het erg belangrijk is om snel te communiceren over problemen. Klanten tonen dan veel begrip, maar ze willen wel weten wat er aan de hand is.”

U hebt geen achtergrond in software of accounting. Uw enige herexamen had u voor het vak boekhouden. Hoe kwam u bij Yuki terecht?

SANO. “Ik heb mijn buikgevoel gevolgd. Ik was 25 jaar en had een goede baan in financeconsultancy, waar ik tevreden was. Ik had daar mogelijkheden, maar ik had geen hoger doel voor ogen. Het enige wat ik wel wist, was dat ik meer wilde ondernemen en meer met mensen in contact wilde komen. Marc Coppens, de oprichter van Visma/Yuki, zag ik elk jaar op een familiefeest. Hij vroeg of ik interesse had om de software naar België te brengen. Hij heeft me tientallen keren getoond hoe het systeem werkt, want ik moet in iets geloven voor ik er mijn schouders onder wil zetten. Volgens mij dacht Marc al lang niet meer dat ik zou toehappen. Maar kijk, hier zijn we dan zes jaar later. Initieel geloofde ik gewoon in de software zelf en de meerwaarde die ze zou brengen voor accountants en ondernemers. Luck is where hard work meets opportunity. En ondertussen heb ik me ook bijgeschoold.”

Hoe bent u de sterke leider geworden die Yuki laat groeien?

SANO. “Mijn mensenkennis is mijn sterkte. Ik probeer een geëngageerd team samen te stellen dat heel graag komt werken. We zijn begonnen met drie werknemers. Dat zijn er nu een vijftigtal. Ik wil dat iedereen hier elke dag met goesting staat. Het maandagochtendgevoel is voor mij het ergste gevoel ter wereld. Mijn team mag niet opkijken tegen het begin van de werkweek. En ik hecht enorm veel belang aan feedback over de werksfeer. Communicatie is alles. Iemand heeft hier ooit gezegd dat onze koffie niet lekker was. We hebben dus een ander merk gekozen. Werkgeluk zit in kleine dingen.”

Was het niet moeilijk als dertiger aan het hoofd van een bedrijf te komen?

SANO. “Niemand begreep waarom ik gesprongen ben. Vanzelfsprekend was het niet. Ik had als kind geen zelfvertrouwen en was heel introvert. Onlangs heb ik ingezien dat ploegsporten mij hebben doen openbloeien, vooral toen ik hockey begon te spelen. Dat was een openbaring. Nu pas besef ik hoe belangrijk menselijk contact is voor de ontwikkeling van een mens. Ik ben zelf net moeder geworden. Dat wil ik voor mijn dochter, maar ook voor iedereen die hier werkt. Ik wil mensen zien groeien en bloeien.”